会議室の予約・利用状況をリアルタイムで把握、どこからでも簡単予約
Acallの会議室予約システムなら、PCやスマートフォンから、いつでも簡単に会議室の予約ができます。
また、会議室の利用時には「チェックイン」を行うことで、入退室実績の記録が残ります。これにより、誰でもリアルタイムでスペースの利用状況がわかるほか、会議室管理の分析にも活用できます。
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、社内会議室や共有スペースの予約受付から当日の入退室確認まで、運営にまつわる一連のフローをデジタル化・自動化するITソリューションです。煩雑な管理業務から担当者を解放し、組織全体の生産性を高めることを目的としています。
会議室予約システムの選び方のポイント
1. 誰もが直感的に操作できるインターフェースであるか
システム定着の鍵は、誰もが説明書なしで使える操作性にあります。予約完了までのステップが短く、直感的なUIを備えているか確認しましょう。また、会議室探しは自席だけでなく移動中や部屋の前でも行われます。PC、スマホ、専用端末など、あらゆるデバイスからスムーズに操作できることが現場の利便性を左右します。
2. 既存のツールや業務フローとスムーズに連携できるか
会議室予約は、参加者招集やWeb会議設定といった準備フローの一部です。GoogleカレンダーやOutlook、Teams等とシームレスに連携できれば、予定の自動同期により転記ミスや二重入力の手間を排除できます。来客が多い場合は受付システムとの連携も検討し、案内業務を含めたトータルな効率化を目指しましょう。
3. 独自の運用ルールを柔軟に設定・制御できるか
安定した運営には、ルールを自動化する機能が不可欠です。予約があっても利用されない場合に自動開放する機能や、長時間占有を防ぐ予約制限などは公平な利用を促します。また、前後の入れ替え時間を確保するバッファ設定があれば、利用者同士の衝突を防ぎ、次予約へのスムーズなバトンタッチが可能になります。
4. 自社の拠点数や会議室規模に最適化されているか
管理対象となる部屋数や拠点数に、システムの仕様が合致しているかを見極めましょう。数室規模から大規模拠点まで、サービスごとに得意領域や料金体系が異なります。将来的な増床や拠点増にも柔軟に対応できるかを確認し、自社の規模に対して必要な機能とコストのバランスが最適か、投資対効果の視点で検討することが重要です。
5. 稼働率などのデータを抽出して運用改善に活かせるか
導入効果を最大化するには、稼働率やキャンセル率などの利用実態を定量的に把握する機能が必要です。データが可視化されれば、会議室不足の有無や運用ルールの妥当性を正確に判断できます。CSV出力やBI連携が可能なシステムを選ぶことで、分析結果を根拠としたオフィス戦略の立案や、設備投資の最適化に繋げられます。
会議室の予約方法
いつでもどこでも、あらゆるデバイスから会議室を予約できます。
Webで
Web管理画面「Acall Portal」では会議室の一覧から直感的に予約ができます。
カレンダーで
Outlook予定表／Googleカレンダーと連携し、会議室予約を含めた予定を作成できます。
スマートフォンで
スマートフォンアプリ「Acall Mobile」で空いている会議室を簡単に予約ができます。
会議室端末で
会議室に設置するタブレットアプリ「Acall Meeting」では、その場で即時予約・利用ができます。
会議室のチェックイン方法
会議室に設置するタブレットアプリ「Acall Meeting」でスマートに入退室管理。
スワイプしてチェックイン
予約内容は画面に表示されており、スイッチをスワイプするとチェックインされます。
Acall PortalやAcall Mobileからもチェックイン／チェックアウトが可能です。
スワイプし、QRコードでチェックイン
利用時間を入力し、コード入力もしくはAcall Mobile(スマホアプリ)でQRコードをかざすことで利用者を記録します。
スワイプしてチェックアウト
退室時にチェックアウトすることで、早めに退室した場合や延長して退室した場合にも利用状況に記録されます。
選べる設置方法
会議室アプリ「Acall Meeting」は用途に合わせて室外／室内に設置できます。
また、一部屋につきお好きなモードで2台まで同時接続できます。
会議室の外から利用状況が見える
室外モードではゲストの情報を非表示にできるほか、背景画像やカラーを自由に設定でき、オフィスに合ったデザインにカスタマイズできます。
室内のBluetoothスピーカーとの連携でアナウンス／アラート機能も利用できます。
ファシリテーションで会議をサポート
経過時間・残り時間を表示し、タイムアラートやアナウンス機能でお知らせ。予約時間を超える会議室利用を防ぎます。
手間になりがちなお茶出しも、画面上でドリンク選択し、他のワーカーへオーダー通知を送信できます。
チェックイン管理で便利なこと
入退室実績の記録はAcall上にリアルタイムで同期します。
会議室利用ログの記録
予約履歴だけでなく、実際の入退室に沿った利用実績時間や利用人数、予約キャンセル履歴までAcall上に記録されます。
カラ予約は自動キャンセル
予約時間になってもチェックインされない会議室予約は自動でキャンセルされ、空室を他のワーカーが利用できます。
長引く会議はその場で予約延長
次の予約まで予約の空きがあれば、その場で予約の延長ができます。 延長した予約もリアルタイムで同期されます。
退室時間もリアルタイムで反映
予約より早くチェックアウトした場合は、余った時間の予約は解放されます。空いた時間を他のワーカーが会議室を利用することができ、会議室リソースを最大限活用します。
蓄積したデータを活用しませんか？
会議室チェックインで蓄積した予約・利用データを分析し、運用改善までご提案します。
