受付システム・受付管理システムとは？
受付システム・受付管理システムとは、来訪者の受付対応や来訪履歴の管理を効率化する仕組みです。
来訪者自身がiPadなどの端末でチェックインし、担当者への取次を自動化できるため、受付業務の負担を軽減できます。また、誰が・いつ・誰を訪問したのかといった来訪者情報や入退館履歴を記録でき、セキュリティ強化や来訪データの管理にも役立ちます。
受付担当者を置かずに来客対応を行う「無人受付システム」として活用できる点も特徴です。Acallの受付システムでも、QRコードやiPad受付を組み合わせることで、スムーズな無人受付運用を実現できます。
受付業務でよくある課題
来客のたびに担当者への取次対応が発生する
紙の受付では来訪履歴や入退館記録を管理しづらい
担当者不在時の対応漏れや来客の待ち時間が発生する
フリーアドレスや多拠点運用では担当者を探しづらい
「受付業務の効率化」と「受付管理を一元化」を実現する
無人で受付から管理まで来客対応フローを自動化
迷わない受付画面
QRコード受付
担当者へ直接通知
来訪履歴を記録
取り組み
- アポイント情報の自動記録
- 通知・応対フローの最適化
- 会議室予約との連携
- 来訪者情報の一元管理 etc
- 入退館ログの管理
Acallの受付チェックインが選ばれる理由
受付だけでなく、オフィス運用全体の改善まで見据えられる
Acallは、受付業務の効率化だけでなく、会議室予約や入退館管理、オフィス利用データの活用まで見据えたサービスです。来客対応を起点に、オフィス全体の運用改善に繋げられます。
第三者評価・レビュー実績がある
Acallは、ITツールレビューサイト「ITreview」の会議室予約システム部門・受付システム部門でLeaderを獲得しています。多くの企業に選ばれているワークスタイルDXサービスです。
導入後の定着までサポートしてもらえる
Acallは、導入して終わりではなく、初期設定から社内定着までサポートいたします。運用に合わせた設定やマニュアル作成、説明会などにより、現場で使われる受付システムとして定着を支援します。
セキュリティ面でも安心して導入しやすい
来訪者情報や入退館履歴を扱う受付システムだからこそ、セキュリティ面も重要です。AcallはISO 27001（ISMS）認証を取得しており、安心して導入しやすい体制を整えています。
現場の課題改善まで考えた提案力がある
Acallは、単に受付システムを提供するだけでなく、現場の業務負荷や運用課題に合わせた改善提案まで行います。自社の受付フローやオフィス運用に合わせて、より使いやすい形で導入できます。
大規模・複雑なオフィス運用にも対応しやすい
Acallは、複数の応接室や来訪対応を抱えるオフィスでも活用されています。受付・応接室・入退館を一体で管理できるため、来客対応が多い企業や複雑なオフィス運用にも適しています。
直感的なUIで分かりやすいゲストの認証方法
iPad一台で来訪者の確認作業が完結。
認証を通さずに直接通知やアクションへ繋げることも可能です。
来訪が予定されている場合
アポイントコード
来訪前にゲストへ送るQRコードを受付のiPad(Acall Reception)にかざします。ゲスト情報だけでなく、アポイント時刻や利用する会議室、担当者などの情報が自動で記録されます。
定期パス
一定期間のプロジェクトや工事で一定期間入館する関係者には、何度も使えるQRコードの定期パスが便利です。アポイントコード同様、iPadにかざすのみで受付が完了します。
アポイントなしの場合
訪問者入力
アポイントがないゲストは、iPad上で会社名と氏名を入力いただけます。
デスクから遠隔で受付対応できる通知・通話機能
お使いのチャットツール・内線電話・FaceTimeなどで直接担当者が来訪者通知を受け取り、その場で受付対応ができます。
チャットツールでは再通知やCC通知などにより来訪通知の見逃しを防止します。
チャットツール
- Slack
- LINE WORKS
- Chatwork
- Google Hangouts Chat
- Microsoft Teams
通話
- FaceTime
-
クラウド内線電話
- Dialpad
- BIZTEL
- SmartCloud® Phone
- VoiceConnect
その他
- Acall Mobile
- メール
- SMS
- 音声通知
通知後に起こせる様々なアクション
運用に合わせて様々なアクションを組み合わせられます。
応答機能
チャットツールで受け取った来訪通知から任意の応答を選ぶと受付のiPad(Acall Reception)に表示されます。通知からの応答メッセージはパターンごとに設定できます。
入館証印刷
ラベルプリンターを連携することで、ゲストの認証後に入館証を印刷できます。アポイントの情報をそのまま引き継ぐため、受付時の記帳は必要ありません。
ゲート解錠
連携されたセキュリティゲートを解錠できます。ゲート解錠ログはAcallへ記録されます。
オフィスの「顔」を自在にカスタム
企業の入り口に配置するものだからこそ、企業と来訪者のニーズに合った機能性が求められます。
Acall Receptionはメニューの機能設定からデザインまで、自由なカスタマイズができる受付システムです。
導入の流れ
お客様事例
トライアルから約3ヶ月で本運用開始※1
アカウント数：500
ご利用機能：受付チェックイン・会議室チェックイン・マルチテナント・SSO/プロビジョニング
無料トライアルを行いながら、運用のお打ち合わせを行います。すべての機能※2をお試しいただけます。
セキュリティチェック
貴社の環境に適したプランニングをいたします。
運用開始後の社内浸透やレポーティングもお任せください。
ご契約は、5名からのユーザー追加や機能追加など、随時更新可能です。
- ※1 ご導入までの期間は従業員規模や企業様毎の特性、オプション機能のご利用などにより異なります。
- ※2 ゲートチェックインは省く
導入されたお客様の声
受付システムの比較
受付だけでなく、オフィス全体の運用までつなげる
| 比較項目 | 来客通知・取次特化型 | 入退館・セキュリティ特化型 | Acall |
|---|---|---|---|
| 受付効率化 | 対応しやすい | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい |
| 入退館管理 | 対応しにくい | 対応しやすい | 対応しやすい |
| セキュリティ強化 | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい | 対応しやすい |
| 会議室チェックイン | 一部対応・別運用で補完 | 対応しにくい | 対応しやすい |
| 座席・スポットチェックイン | 対応しにくい | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい |
| 来訪後の担当者合流 | 一部対応・別運用で補完 | 対応しにくい | 対応しやすい |
| フリーアドレス対応 | 対応しにくい | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい |
| 会議・商談当日の運用支援 | 一部対応・別運用で補完 | 対応しにくい | 対応しやすい |
| 運用データの活用 | 一部対応・別運用で補完 | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい |
| 導入後の拡張性 | 一部対応・別運用で補完 | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい |
| iPad受付からの導入 | 対応しやすい | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい |
| オフィス全体の運用改善 | 一部対応・別運用で補完 | 一部対応・別運用で補完 | 対応しやすい |
凡例：◯＝対応しやすい △＝一部対応・別運用で補完 ×＝対応しにくい
受付を起点に、来訪者対応と働き方を一体で整える