ミーティングは、情報共有や意思決定を行ううえで欠かせない場です。一方で、「議論がまとまらない」「発言が少ない」といった課題に直面するケースも少なくありません。こうした課題を解決するには、議論の適切な進め方やファシリテーションのポイントを押さえることが重要です。
本記事では、ミーティングの基本的な流れや、円滑に進めるためのコツなどを解説します。
ミーティングの基本的な進め方
まずは、ミーティングの基本的な進め方を、以下の4つのステップに分けて解説します。
ミーティングの基本的な進め方
- ステップ①ミーティングの目的を共有する
- ステップ②参加者間で意見を交換する
- ステップ③意見をまとめて結論を出す
- ステップ④結論を業務に反映させる
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ステップ①ミーティングの目的を共有する
ミーティングを始める際は、まず開催の目的を参加者全員に共有することが大切です。目的が曖昧な状態で議論を進めると、本来のテーマから話題が逸れたり、参加者間で目指す方向性に認識の違いが生まれたりする可能性があります。
事前に目的を明確に伝えておくことで、参加者はミーティングの趣旨を理解したうえで、目的達成につながる意見や提案を出しやすくなります。
ステップ②参加者間で意見を交換する
開催目的を事前に共有したうえで、ミーティングでは参加者同士で意見交換を行います。その際は、単に意見を集めるだけでなく、それぞれの考えを共有しながら議論を深めることが重要です。
複数の関係者が異なる視点から意見を出し合うことで、新たな解決策やアイデアの創出につながります。
ステップ③意見をまとめて結論を出す
ミーティングの最後には、出された意見やアイデアをまとめて、結論を出します。
その際は、参加者が内容を十分に理解し、納得したうえで方向性を定めることが大切です。ミーティングの目的に沿って結論を出すことで、その後の施策や業務にもスムーズに反映しやすくなります。
なお、アイデアの創出を目的としたミーティングでは、無理に結論を一つに絞るのではなく、有望な案をいくつか選び、次のアクションにつなげるのがコツです。
ステップ④結論を業務に反映させる
ミーティングで出した結論を、実際の業務へ反映させることも忘れてはなりません。参加者だけで共有するのではなく、関係部署や担当者にも速やかに周知し、それぞれが具体的なアクションに移せるようにしましょう。
また、決定事項が現場で適切に実行されているかどうかを定期的に確認することも大切です。
ミーティングで合意した内容が実務に活かされなければ、開催した成果を十分に得られません。決定事項を実践に結びつけることで、ミーティングの成果を最大限に引き出せます。
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ミーティングで結論を出す方法
ここまで解説した通り、ミーティングでは議論を交わすだけでなく、結論を出すことが重要です。そこで本項では、結論を出す際の代表的な方法を紹介します。
ミーティングで結論を出す方法
- 多数決で決める
- リーダーが決断する
- 定めた判断基準に沿って決める
多数決で決める
ミーティングで結論を出す方法としてまず挙げられるのは、多数決です。参加者の意見を数値で比較できるうえに、判断基準が明確なため、短時間で結論を出せます。
ただし、少数派の意見や新しい発想が反映されにくく、実現性の高い無難な案に多くの支持が集まりやすいというデメリットもあります。アイデアの質や独自性を重視する場合は、後述するほかの方法と組み合わせて活用するとよいでしょう。
リーダーが決断する
リーダーが最終判断を行い、ミーティングの結論を出す方法もあります。
参加者から出た意見や議論の内容を踏まえたうえで、リーダーが方向性を示すため、スムーズに意思決定しやすい方法です。特に、意思決定の責任者が明確な組織では、有効な手段といえるでしょう。
一方で、リーダー個人の価値観や考え方が判断に強く影響すると、メンバーが結論に納得しにくい場合があります。納得感のある意思決定を行うには、参加者の意見を十分に聞くことが重要です。
定めた判断基準に沿って決める
ミーティングで結論を出す際には、あらかじめ設定した判断基準をもとに意思決定する方法も有効です。
具体的には、「成果への期待度」「実行のしやすさ」「必要な費用」などの評価項目を設定し、それぞれを比較・検討したうえで、目的に合った案を採用します。
ただし、この方法では、評価基準自体を事前に決めておく必要があるため、その設定に時間がかかる場合があります。ミーティングの目的や優先事項を明確にしておけば、基準を決めやすくなり、スムーズな意思決定につなげられるでしょう。
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ミーティングを円滑に進めるためのコツ
本項では、ミーティングを円滑に進めるための具体的なコツを解説します。
ミーティングを円滑に進めるためのコツ
- ミーティングの目的を共有する
- ツールや機材を準備する
- 話し合う議題を周知しておく
- アジェンダや資料を事前に共有する
- ファシリテーターを立てる
- 目的に応じた参加者を選定する
- Web会議で移動時間を削減する
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ミーティングの目的を共有する
「ミーティングの基本的な進め方」のステップ①でもお伝えした通り、ミーティングを有意義な時間にするには、開催の目的を参加者全員に共有することが重要です。
ミーティングの目的を事前に共有しておくことで、参加者は話し合いのゴールを理解し、共通認識を持って議論に臨めます。
ツールや機材を準備する
ミーティングを予定通りに開始し、円滑に進めるためには、使用するツールや機材が問題なく利用できるかを事前に確認しておくことも不可欠です。当日に操作方法がわからなかったり、必要な設備が不足していたりすると、ミーティングの進行に支障をきたしかねません。
特にWeb会議では、参加者一人ひとりが利用環境を整える必要があります。使用するWeb会議ツールの操作方法やパソコンの設定、通信環境、マイク・カメラの動作状況などを事前に確認するよう、参加者へ案内しておきましょう。
話し合う議題を周知しておく
ミーティングを実りあるものにするためには、議題を参加者へ事前に周知することも大切です。
たとえば、「新しい企画について検討する」という内容だけでは、どのような視点でアイデアを出せばよいのかイメージしにくくなります。一方で、「既存商品の代替となる新商品の開発に向けて、具体的なアイデアを集めたい」のように議題を明確に共有すれば、参加者は方向性を踏まえて意見を準備できます。
アジェンダや資料を事前に共有する
アジェンダや資料を事前に共有しておくことも、ミーティングを円滑に進めるためのコツの一つです。
ミーティング開始後にアジェンダや資料を配布すると、参加者が内容を確認する時間が必要となり、議論に入るまでに時間がかかる場合があります。
その点、あらかじめ資料を共有しておけば、当日は説明や確認に時間をかけ過ぎずに、話し合いをスムーズに進められます。
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ファシリテーターを立てる
議論をサポートするファシリテーターを配置すれば、目的達成や課題解決に向けて話し合いを円滑に進められるようになります。
ファシリテーターの主な役割は、参加者が発言しやすい環境を整えたり、さまざまな意見を整理して共通認識をつくったりすることです。議論が偏らないよう中立的な立場で進行することで、より多くの意見やアイデアを引き出せます。
目的に応じた参加者を選定する
ミーティングを円滑に進めるためのコツの一つとして、目的や議題に合わせて参加者を選定することも挙げられます。
幅広い意見を集めたい場合でも、必要以上に参加者を増やすと議論が分散しやすくなり、一つひとつの意見を十分に検討できなくなってしまいます。反対に、参加者が少な過ぎると、多様な視点や専門的な意見が集まらず、充実した議論ができないでしょう。
ミーティングを有意義な時間とするには、目的に応じて意見やアイデアを求めるメンバーを選び、適切な人数で実施することが重要です。
Web会議で移動時間を削減する
遠方の拠点や支社などから参加するメンバーがいる場合は、Web会議の活用を検討しましょう。
オンラインでミーティングを実施すれば、参加者が会場まで移動する必要がなくなり、移動時間や交通費の削減につながります。また、場所に左右されずに参加できるため、複数の拠点をつないだミーティングでもスムーズに進行できます。
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ミーティングを成功させるファシリテーションのポイント
ここからは、ミーティングを成功に導くためのファシリテーションのポイントを解説します。
ミーティングを成功させるファシリテーションのポイント
- ポイント①アイスブレイクで発言しやすい環境をつくる
- ポイント②参加者の発言に耳を傾ける
- ポイント③議題から逸れた際に話を戻す
- ポイント④批判だけでなく代替案を出すように促す
- ポイント⑤ロジカルシンキングを身につける
ポイント①アイスブレイクで発言しやすい環境をつくる
ミーティングの冒頭でアイスブレイクを実施すると、参加者が意見を出しやすい雰囲気をつくれます。アイスブレイクとは、簡単な雑談や自己紹介などを取り入れることで参加者同士の緊張をほぐし、コミュニケーションを取りやすくする手法です。
初対面のメンバーが集まる場合や、重要な議題を扱う場面では、参加者が遠慮してしまい、積極的な発言が生まれにくいことがあります。そのようなときは、ミーティングの開始時に軽い会話を交わし、場の緊張をほぐすことで意見交換しやすい環境をつくれます。
ポイント②参加者の発言に耳を傾ける
ミーティングを活性化させるには、参加者の発言に耳を傾ける姿勢も欠かせません。
ミーティングでは、「間違った発言をしてはならない」「周囲からどう思われるだろう」と不安を感じ、発言をためらう参加者もいます。そのため、ファシリテーターは相手の話を最後まで聞き、安心して意見を共有できる雰囲気づくりを意識することが大切です。
発言に対して共感を示すことで、参加者は「自分の意見を受け入れてもらえている」という安心感を得られます。その結果、率直な意見や新たなアイデアが引き出され、より深い議論へと発展しやすくなります。
ポイント③議題から逸れた際に話を戻す
ミーティングでは、議論が活発になるほど、本来の議題から話が逸れてしまう場合があります。そのようなときは、ミーティングの目的や達成したいゴールを改めて確認し、議論の方向性を整えましょう。
ファシリテーターが適切なタイミングで話を本筋に戻すことで、議論の脱線を防ぎながら、目的に沿ったミーティングを進められます。
ポイント④批判だけでなく代替案を出すように促す
提案に対して反対意見や懸念が出た際は、単に問題点を指摘するだけでなく、改善策や代替案もあわせて示すよう促しましょう。具体的な提案が加わることで、議論が停滞しにくくなり、前向きな話し合いにつながります。
ファシリテーターは、意見の対立を避けるのではなく、それぞれの意見を尊重しながら建設的な議論へ導くことが重要です。参加者が積極的に意見を交わせるようはたらきかけることで、実りのあるミーティングを実現できます。
ポイント⑤ロジカルシンキングを身につける
ロジカルシンキングを身につけることも、ミーティングを成功させるファシリテーションのポイントの一つです。ロジカルシンキングとは、感覚や印象だけで物事を判断するのではなく、根拠や理由を明確にしながら論理的に考える思考法です。
ファシリテーターがこの思考法を身につければ、参加者の意見を正しく理解し、わかりやすく整理して共有できるようになります。また、議論がまとまりにくい場面でも論点を明確にできるため、目的に沿ってミーティングを進められます。
ミーティングの進め方とコツを押さえて成果につながる議論を実現しましょう
ミーティングを有意義なものにするには、開催の目的を明確にし、参加者同士で意見を交わしたうえで、次の行動につながる結論を得ることが重要です。また、話し合いをスムーズに進めるためには、事前準備や参加者の選定、ファシリテーターによる適切なサポートも欠かせません。
本記事で紹介した進め方やコツを参考に、目的達成につながる効果的なミーティングを行いましょう。
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