ミーティングは、開催目的によって主に６種類に分けられます。それぞれの特徴を理解しておくと、目的に応じた進め方や参加者を検討しやすくなり、話し合いをより円滑に進められるでしょう。
本記事では、ミーティングの種類ごとの特徴や関連用語、円滑に進めるためのポイントを解説します。情報共有や意思決定、課題解決をスムーズに行うために、ぜひ参考にしてください。
ミーティングの種類
ここでは、代表的な6種類のミーティングについて、それぞれの特徴を解説します。
主なミーティングの種類
- 報告・連絡型
- 意思決定型
- 問題発見型
- スケジューリング型
- コーチング型
- アイデア創出型
報告・連絡型
報告・連絡型は、業務の進捗状況や各自が持っている情報を共有し、参加者の認識を揃えるためのミーティングです。具体的には、進捗報告会や営業報告会、定例会などが該当します。
報告・連絡型のミーティングでは、参加者が担当業務の状況や課題を報告し、その内容をもとに管理者が今後の方針を示すのが一般的です。情報共有だけでなく、組織としての行動方針や決定事項を周知する役割もあります。
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意思決定型
意思決定型のミーティングでは、複数の選択肢について意見を交わし、最終的な方針や施策を決定します。予算の承認や企画の採用、プロジェクトの方針決定などで用いられます。
この種類のミーティングでは、決定権を持つ人物の参加が欠かせません。参加者が自由に意見を出し、メリットやリスクを整理したうえで、決定権を持つ人物が最終的な判断を下します。結論を出さないまま終了するのを防ぐため、「何を決めるのか」「どのような基準で判断するのか」を事前に明確にしておくことが大切です。
問題発見型
問題発見型は、業務に潜む課題や将来的なリスクを洗い出すためのミーティングです。問題が深刻化する前に、その兆候や潜在的な要因を把握し、トラブルを未然に防ぐ目的で行われます。
課題を発見するには、現場で業務を担当している人物から意見を聞くことが欠かせません。実際の作業手順や顧客からの意見、業務上の小さな違和感などを共有してもらえば、管理者だけでは把握しにくい問題を見つけられます。
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スケジューリング型
スケジューリング型のミーティングは、「いつまでに」「誰が」「何を」実行するのかを明確にし、プロジェクトの日程や工程を決めるために行われます。
特に大規模なプロジェクトでは、多くの部署や担当者が関わるため、現実的なスケジュールになっているか、工程に抜け漏れがないかを関係者同士で確認することが必要です。あらかじめ作成したスケジュール案をもとに意見を出し合い、調整したうえで最終的な予定を確定させることもあります。
コーチング型
コーチング型は、上司や指導者が部下との対話を通じて成長を促し、人材育成につなげるためのミーティングです。少人数で行うことで、参加者が質問や発言をしやすくなり、理解の促進にもつながります。
通常の会議で部下への指導を行うと、進行が滞ったり、ほかの参加者を待たせたりする可能性があります。そのため、指導者と指導を受ける人を主な参加者として、通常の会議とは別に実施することが大切です。
アイデア創出型
アイデア創出型のミーティングは、参加者が自由に意見を出し合い、新しい企画や課題の解決策を生み出すことを目的としています。代表的な手法として、「ブレインストーミング（ブレスト）」があります。
このミーティングのポイントは、アイデアの質よりも量を重視することです。他者の意見を否定せず、出されたアイデアを組み合わせたり整理したりすることで、これまで思いつかなかった新たな視点や発想につながります。
参加者の役職や開催頻度によるミーティングの分類
ミーティングは、目的だけでなく、参加者の役職や開催頻度によっても分類できます。
ここでは、役職別ミーティングと定例ミーティングについて解説します。
役職別ミーティング
役職別ミーティングは、役員や部長、マネージャーなど、特定の役職や立場の人が集まって行うものです。具体的な例は、以下の通りです。
役職別ミーティングの例
種類 | 主な参加者 |
役員ミーティング | 取締役や執行役員などの経営層 |
部長ミーティング | 各部署の部長や責任者 |
マネージャーミーティング | 各チームや部門のマネージャー |
リーダーミーティング | チームリーダーやプロジェクトリーダー |
同じ役職や立場の人が集まることで、共通の議題を設定しやすくなり、それぞれの立場に応じた課題や方針について話し合えます。
また、役員や管理職など決定権を持つ人が参加する場合は、情報共有だけでなく、重要な方針を決定する場としても活用されます。
定例ミーティング
定例ミーティングは、毎日や毎週、毎月など、あらかじめ決めた頻度で開催するミーティングを指します。業務の進捗や課題を定期的に確認し、必要に応じて今後の方針やスケジュールを調整します。具体例を以下にまとめました。
定例ミーティングの例
種類 | 開催頻度の例 |
月次ミーティング | 月に1回 |
週次ミーティング | 週に1回 |
朝礼・夕礼 | 毎日 |
定例ミーティングは、連絡事項や成功事例、失敗事例を共有する場としても活用できます。
ただし、決まった頻度で開催すること自体が目的にならないよう、毎回の議題やゴールを明確にする必要があります。
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ミーティングに関連する用語の意味
ミーティングに関連する用語には、「コーチング」「オリエン」「キックオフ」などがあります。ここでは、それぞれの意味を確認しましょう。
ミーティングに関連する用語
- コーチング
- オリエン
- キックオフ
コーチング
コーチングとは、対話や質問を通じて相手の考えを引き出し、自ら目標や行動を決められるよう支援する手法です。「メンバーの成長を促したい」「本人と一緒に課題の解決策を考えたい」といった場合に適しています。
特に、ある程度の知識やスキルを持つ人の成長を支援する場合や、今後のキャリアや目標を整理する場合に活用されます。ミーティングに取り入れる際は、進行役が一方的に答えを示すのではなく、参加者に問いかけながら考えや意見を引き出すことが大切です。また、参加者が安心して発言できる雰囲気づくりも求められます。
オリエン
オリエンは、「オリエンテーション」を略した言葉です。企業では、新しく加わったメンバーに組織の概要や業務内容、社内ルールなどを説明し、新しい環境への理解を深めてもらうために行われます。代表的な例は、新入社員向けオリエンテーションや内定者向け説明会などです。
また、広告業界では、クライアントが制作会社に案件の目的や要望、予算、スケジュールなどを説明する場をオリエンとよびます。このように、オリエンの内容は場面によって異なりますが、必要な情報を伝え、そのあとの行動方針を明確にする点は共通しています。
キックオフ
キックオフとは、プロジェクトや企画を開始する際に、関係者が集まって行うミーティングのことです。プロジェクトの目的や目標、スケジュール、役割分担などを共有し、参加者の認識を揃えます。
初めて顔を合わせるメンバーがいる場合は、自己紹介や顔合わせの場としても活用されます。関係者全員でプロジェクトの開始を確認し、今後の進め方を明確にすることが主な目的です。
ミーティングを円滑に進めるためのポイント
ミーティングを円滑に進めるには、開催前に目的や参加者を明確にし、当日の進行方法まで決めておくことが大切です。以下のポイントを押さえておきましょう。
ミーティングを円滑に進めるためのポイント
- ポイント①ミーティングの必要性を見極める
- ポイント②ミーティングの目的を明確にする
- ポイント③事前準備をしっかりと行う
- ポイント④目的に応じて適切な参加者を選定する
- ポイント⑤ファシリテーターを立てる
- ポイント⑥アジェンダを作成し時間を意識して進行する
- ポイント⑦議事録を速やかに共有する
ポイント①ミーティングの必要性を見極める
まずは、本当にミーティングを開く必要があるかどうかを検討します。開催には、当日の参加だけでなく、資料作成や議題の整理といった準備も必要です。
情報の伝達や資料の確認だけであれば、メールやチャットで済む場合があります。意見交換や意思決定の必要性を確認し、ミーティングを開催しない選択肢も検討しましょう。
ポイント②ミーティングの目的を明確にする
ミーティングを開催する際は、目的とゴールを明確にすることが重要です。何を話し合い、何を決めるのかが曖昧では、参加者が適切な意見を出しにくくなります。
また、目的とゴールが定まっていなければ、資料の準備や参加者の選定も難しくなります。「新商品の方向性を検討すること」を目的とし、「企画案を1つに絞ること」をゴールとするなど、それぞれ具体的に設定しましょう。
ポイント③事前準備をしっかりと行う
ミーティングで使用する資料は、参加者へ事前に共有しておきましょう。参加者が内容を確認し、質問や意見を整理しておけば、当日は説明に時間をかけずに議論を進められます。
会議室の設備やオンラインツールの使い方、画面共有の方法もあらかじめ確認しておくと、当日のトラブルを防げます。参加者に準備してほしいことがある場合は、期限とともに早めに伝えることが大切です。
ポイント④目的に応じて適切な参加者を選定する
参加者は、ミーティングの目的に応じて選定します。必要以上に人数を増やすと、発言しない人が多くなったり、意見がまとまりにくくなったりする可能性があります。
意思決定が目的の場合は決定権を持つ人に、現場の課題を取り上げる場合は実務の担当者に参加してもらいましょう。必要な知識や権限を持つ人に絞ることで、効率よく議論できます。
ポイント⑤ファシリテーターを立てる
ミーティングでは、ファシリテーターとよばれる進行役を立てると効果的です。ファシリテーターは、参加者から意見を引き出して整理し、結論に向けて話し合いを進める役割を担います。
議論が本来の目的から外れた際に軌道を修正したり、発言が少ない人に意見を求めたりすることも、ファシリテーターの役割です。ファシリテーターを決めておけば、活発な意見交換を促しながら、ミーティングをスムーズに進められます。
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ポイント⑥アジェンダを作成し時間を意識して進行する
開催前には、ミーティングの目的に沿ったアジェンダを作成します。アジェンダとは、取り上げる議題や進行の順番、時間配分をまとめたものです。
各議題に目安時間を設定すると、参加者が残り時間を意識しやすくなり、一つの話題に時間をかけ過ぎることを防げます。目的やゴールも合わせて記載しておけば、本筋を見失うことなく、話し合いを円滑に進められるでしょう。
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ポイント⑦議事録を速やかに共有する
ミーティング終了後は、議事録を速やかに作成し、関係者へ共有します。議事録があれば、参加者が話し合った内容を振り返り、認識を改めて揃えられます。
議事録には、決定事項や今後の対応、担当者、期限を記載しましょう。次回の議題を決める際に過去の議事録を確認すれば、同じ内容を繰り返し話し合うことを避けられます。
ミーティングは、目的に応じて6種類に分けられる
ミーティングには、報告・連絡型、意思決定型、問題発見型、スケジューリング型、コーチング型、アイデア創出型という、目的に応じた6つの種類があります。これら以外に、特定の役職や立場の人が集まる役職別ミーティングや、開催頻度が決まっている定例ミーティングなどの種類も存在します。
ミーティングを開催するうえで重要なのは、各種類の特徴を理解し、その時々の目的に合わせて最適な形式を選ぶことです。そのうえで、アジェンダの作成や議事録の共有といったポイントを押さえれば、ミーティングをより効率的に行えます。
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