「うちの会社は、会議が長い気がする……」「会議時間をもっと短縮できないかな？」
このようにお悩みではありませんか？
他社の会議の時間を知る機会はなかなかないため、目安がわからず、自社の会議のやり方を改善すべきかどうかで迷われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、会議時間の目安や、会議が長引く要因、時間短縮のポイントなどを解説します。会議時間の短縮や、業務効率化にお役立てください。
会議の種類別・適切な会議の時間
会社の会議といってもいくつかの種類があり、それぞれ適切な時間が異なります。以下では、会議の種類別に時間の目安を紹介します。
適切な会議の時間
会議の種類 | 会議時間の目安 |
情報共有型会議 | 15～30分 |
問題解決・意思決定型会議 | 45分〜60分 |
ブレインストーミング型会議 | 全体で60～90分（アイディア出しは20～30分） |
定例会議 | 週次45分、月次60分 |
情報共有型会議
情報共有型会議は、プロジェクトの進捗や営業成績など、各自が持っている情報の共有を主な目的とした会議です。
会議時間が長いと冗長になってしまう可能性があるため、情報共有型会議は15～30分程度に設定するとよいでしょう。
あえて短い時間を設定することで、参加者全員が集中して、密度の高い会議を行えます。
問題解決・意思決定型会議
問題解決や意思決定を目的にディスカッションする会議は、検討や意見交換の時間が必要なので、30分では足りない可能性があります。目安としては45～60分程度がおすすめです。
ただし、会議時間は「長ければよい」というわけではありません。議論が長時間に及ぶと、意見の質が低下する可能性もあります。
また、人間の集中力は50～60分ごとに休憩をとると回復するとされています。会議時間を最大で60分にとどめると、最後まで参加者が集中力を保ったまま有意義な会議を行える可能性があるということです。
ブレインストーミング型会議
新たなアイディアを次々と出していく、ブレインストーミング型の会議は「事前準備・テーマ共有」「発散（アイディア出し）」「収束（整理・深堀）」といったように、フェーズを区切ると効果的です。
ブレインストーミングのメインとなる発散フェーズは20～30分程度にとどめて、会議全体は60～90分程度に設定するとよいでしょう。
発散フェーズの時間について「意外と短い」と感じられるかもしれません。これは、参加者全員が「限られた時間内に出しきる」という意識をもつことで、密度の濃い意見が出る環境を目指すためです。
また、発散フェーズのあとは適度に休憩を設けると、アイディアの整理や深堀を行うフェーズでも参加者の集中力を維持することができます。
定例会議
定例会議の適切な時間は、会議の頻度により異なります。週次会議は45分程度、月次会議であれば60分程度が目安です。
定例会議は定期的な開催が前提となるため、会議の必要性や時間配分を見直す機会が少なくなりがちです。結果、議題が徐々に増えたり、議論が長引いたりしても、その状態が改善されないまま定着し、結果として長時間化するケースがあります。
そのため、あらかじめ時間を決めておいて、時間を超過しない前提で運用することが大切です。
日本企業の会議の平均時間
会議時間の目安を紹介しましたが、実際の企業は会議にどの程度の時間を設けているのでしょうか。
会議室予約システム「Acall」を展開するAcall株式会社は、2024年6月、日本国内の会社員600人に会議に関する調査を実施しました。ここでは、その調査結果を紹介します。
調査では、1日（8時間）のうち平均会議時間は約1.9時間で、年代別の結果では20代と40代の平均会議時間が2時間を超えていることがわかりました。さらに、回答者が「もっと効率化できる」と感じている会議は43.1%あるという結果となっています。
今回の調査でわかった平均約1.9時間という会議時間は、先ほど紹介した目安を超過しています。半分近くの会議が「もっと効率化できる」と思われている点からも、平均約1.9時間は適切ではないことがうかがえるでしょう。
参照元：PR TIMES「柔軟な働き方や従業員のパフォーマンスに大きく影響する「会議」に関する調査を実施 会議実施・調整は1日の勤務時間の約3割 効率化できる会議は約4割、会議調整を効率化したい人は約8割という結果も」
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000077.000025368.html
会議の時間が長引く原因
上述の調査結果では、多くの企業で会議時間が目安よりも長く、「もっと効率化できる」と思われていることがわかりました。では、なぜ会議の時間が長引いてしまうのでしょうか？
ここでは、考えられる5つの理由を紹介します。理由を特定すれば、時間短縮のヒントが見つかるかもしれません。
会議の時間が長引く原因
- 会議の目的があいまい
- 参加者の選定が適切でない
- 事前準備が不足している
- ファシリテーターが会議をまとめきれていない
- 参加者が時間内に終わらせる意識を持っていない
会議の目的があいまい
目的やゴールが決まっていない会議は、話の軸がぶれてだらだらと続く傾向があります。何をもって終わりとするのかが明確でないため、時間が伸びてしまうのです。
特に、定例会議は「毎週・毎月行うこと」が第一で、情報共有がメインとなるケースもよくあるため、目的やゴールがあいまいな状態となりがちです。
先ほどのAcall株式会社の調査でも、「会議に関する意識」の設問では実に66.2%の方が「会議のゴールやアジェンダ設定がなされておらず、非効率な会議が多い」と回答していました。現場で多くの関係者が、肌感覚でこの課題を実感していることがわかります。
参加者の選定が適切でない
会議の参加メンバーの選定も、実は会議の効率に関係しています。
なぜなら、本来参加の必要ない人員が参加して大人数となると、意見がまとまりにくくなるためです。
人数が多い会議でも、適切な人選であれば議論が活性化し、有意義な時間となるでしょう。しかし、議題と関係の薄い人員や、適さない職階の人員が参加していると、目指しているビジョンや議論で重視している要素などの前提が異なるため、適さない意見が多く出てしまう可能性があります。
また、一部の参加者が会議の前提となる情報を把握していない場合は、その個人に対して会議内で説明するために、時間を使うケースもあるでしょう。
必要な資料が事前に共有されていない
会議に必要な資料が事前に共有されていない場合は、会議時間中に参加者が読み込む、あるいは資料の内容を説明しながら話を進める必要があります。そのような状態となれば、会議がスムーズに進まず、終了予定時刻を超過することもあるでしょう。
また、事前に共有されていた場合でも、会議資料が多すぎると同様の問題が発生しえます。参加者が資料の内容を理解しながら会議の内容を把握し、自身の意見も述べることは簡単ではないためです。
結果、有意義な意見が出ずに会議が延長となったり、結論が次回に持ち越しとなったりする場合があります。
ファシリテーターが会議をまとめきれていない
会議の進行には、ファシリテーターのスキルが大きく関係しています。
ファシリテーターの役割は、開始・終了の挨拶をして議題を読み上げるだけではありません。脱線した会話を軌道修正したり、参加者全員がバランス良く発言できるように必要に応じて発言を促したりなど、会議を滞りなく進行するための動きが求められます。
そのため、ファシリテーションスキルに課題があると、会議が適切に進行せず、時間が長引いてしまうことがあるのです。
関連記事：会議の司会・進行を成功させるコツ
参加者が時間内に終わらせる意識を持っていない
参加者が時間内に終わらせる意識を持っていなければ、会議がだらだらと続いてしまう可能性があります。
特に、「時間内に終わらなくとも問題ない」という文化が根付いている企業や、「会議が長引くということは、それだけ熱心な議論がなされているということだ」と解釈する価値観の企業では、時間内に会議を終わらせる必要性が理解されていないかもしれません。
そのような状況では、ファシリテーターが適切に進行する意識を持っていたとしても、時間内に会議を切り上げることは難しくなるでしょう。
先ほど紹介したAcall株式会社の調査でも、その様子がうかがえます。「会議に関する意識」の設問で「会議の終了時間間際で話が盛り上がっており、締めにくい」と答えた方の割合は、全体で69.0%でした。
終了時間間際に話が盛り上がっても、個々人が時間内に終わらせる意識があれば問題はありません。しかしこのような回答となっているということは、多くの企業で会議時間が延長してしまっている可能性が考えられます。
関連記事：会議を効率化して無駄をなくす方法
会議をスムーズに進めるためのポイント
会議の時間が長引いてしまう原因を把握したうえで、会議をスムーズに進めるために大切なポイントを押さえておきましょう。
会議をスムーズに進めるためのポイント
- 会議の目的を明確にする
- 適切なメンバーを選出する
- あえて15分マイナスした時間を設定する
- 会議タイマーを目立たせる
- アジェンダに時間配分を明記する
- 参加者の役割を明確化する
- 本題以外の議題については別途時間を設ける
- 早く終えられたときはその後を自由時間とする
- 会議について定期的に振り返る
会議の目的を明確にする
まずは会議の目的とゴールを明確にして、参加者全員と共有しましょう。
「この会議では、どのような課題を解決したいのか」を全員が理解した状態で始めれば、関係の薄い話題に脱線する可能性を軽減できます。
また、話がゴールに到達すれば、そこで会議を切り上げられるため、雑談など議題と無関係の話が続くことを防げるでしょう。
適切なメンバーを選出する
会議の参加者は、多ければよいわけではありません。多すぎず少なすぎず、適切なメンバーを選ぶことが大切です。
意思決定の権限のある人と必要な人は「参加必須」、可能であれば参加してほしい人は「任意参加」として招待しましょう。
あえて15分マイナスした時間を設定する
これまでに実施していた会議から、15分マイナスした時間を設定するのも効果的です。たとえば、60分で会議を行っていたのであれば45分で設定します。
多くの場合、会議は与えられた時間いっぱいで行われます。そのため、これまでに要していた時間は実は必須ではなく、15分マイナスしても時間切れとならずに適切な議論を行える可能性があるのです。それが実現できれば、今後も会議時間を短縮できるでしょう。
会議タイマーを目立たせる
対面で会議を行う場合は、会議室に大きなタイマーを設置するか、スクリーンにタイマーを映し出す方法も効果的です。
会議の残り時間が可視化されるため、参加者が残り時間を意識できるようになります。
アジェンダに時間配分を明記する
会議開始前にアジェンダを共有する際は、議題ごとに所要時間の目安を記載してみてください。
細かな時間配分がわかるため、一つの議題に大幅に時間を割いてしまうことを避けられるでしょう。
関連記事：KPIを活用して生産性を改善する方法
参加者の役割を明確化する
会議の冒頭で、各参加者の役割を確認しておくことも大切です。
ファシリテーターはもちろん、「この議題は誰が決定権を持つのか」も明確にすることで、不要な議論を防ぎ、決定権者の判断に従って話を進められます。
本題以外の議題については別途時間を設ける
ときには、本題から外れた議論に話が展開していく場合もあるでしょう。その議論が別途必要なものであった場合は、あとで検討する項目としてメモしたうえで、本題に戻ってください。
まずは本題の議論を第一とし、時間が余ったら控えておいた議論を取り上げます。
早く終えられたときはその後を自由時間とする
もし予定時間よりも早く議論が終わったときは、それ以上会議を続けず、自由時間とすることも有効です。
このようなルールを明示しておけば、会議を効率的に進められることにつながります。人によっては「そもそも会議を早く終わらせる選択肢がある」と気付くきっかけにもなるでしょう。
関連記事：会議時間が生むコストと削減策
会議について定期的に振り返る
月に一回程度、「あの会議は本当に必要だったのか」「今後は時間を短縮しても問題ないか」などの観点で、会議を振り返りましょう。
定期的に振り返ることで一回一回の会議の質を上げつつ、不要な会議を省略して時間を適切に使えるようになります。
会議時間の目安は最長で60分程度。目的や進め方を見直して短縮化を
会議時間の目安は、会議の種類によって異なりますが、最長で60分程度であることがわかりました。情報共有が目的の会議や週次会議であれば、さらに短い時間が適切な場合もあります。
会議時間が目安よりも長い場合は、まず会議の目的を明確にしたうえで、参加メンバーや進め方などを見直して短縮化を目指しましょう。
なお、「会議の時間が長引いていて、次の予約者が会議室を使えない」といった課題が発生している企業様は、ぜひ会議室予約システム「Acall」をご検討ください。
タブレット端末の画面に経過時間・残り時間を表示し、アナウンス機能でお知らせすることで、予約時間を超える利用を防ぎます。
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