打ち合わせでは、話す内容だけでなく、事前準備や来客対応、会議中の振る舞いも相手に見られています。特に自社へ取引先を迎える場合、受付から会議室への案内、着席、終了後のお見送りまでが会社全体の印象につながります。
本記事では、自社で打ち合わせを行う場合に押さえておきたいマナーと、当日の基本的な流れを解説します。取引先をスムーズに迎え入れたい方は、ぜひ参考にしてください。
打ち合わせのマナー
打ち合わせの印象は、当日の会話だけで決まるものではありません。事前準備から終了後の連絡まで、一連の対応を整えることが大切です。
ここからは、以下の流れに沿って打ち合わせのマナーを紹介します。
打ち合わせの流れとマナー
- アポイントを取る
- 事前に資料を確認する
- 会議室の上座・下座を確認しておく
- 時間を守る
- 身だしなみを整える
- スマートフォンをマナーモードにする
- 相手よりも先に挨拶する
- お辞儀を適切に使い分ける
- かばんや上着を預かる
- エレベーターやビルの玄関までお見送りする
- お礼のメールや電話を入れる
アポイントを取る
打ち合わせを行う際は、まず相手の都合を確認し、日時や場所、参加者、打ち合わせの目的を明確にしたうえでアポイントを取りましょう。来社してもらう場合は、住所や最寄り駅、受付方法、入館に必要な情報もあわせて伝えておくと親切です。
また、打ち合わせ時間の目安を事前に共有しておけば、相手も前後の予定を調整しやすくなります。認識違いを防ぐため、決定した内容はメールなど形に残る方法で送付しておくのが理想です。
事前に資料を確認する
打ち合わせ前には、使用する資料や過去のやり取りを確認しておくことが大切です。資料の内容を把握しないまま当日を迎えると、説明が曖昧になったり、相手からの質問にすぐ答えられなかったりする可能性があります。
また、打ち合わせで確認したい論点や相手に質問したい内容も、事前に整理しておくことをおすすめします。資料を用意していても、当日の目的が曖昧なままでは話が広がりすぎてしまうためです。限られた時間で有意義な打ち合わせにするためにも、資料とあわせて議題や確認事項を準備しておくことが大切です。
資料を配布する場合は、誤字脱字や数字のずれ、古い情報が残っていないかどうかも確認しましょう。会議室で資料を投影する場合は、データの保存場所や接続方法も事前にチェックしておくと、スムーズな進行につながります。
会議室の上座・下座を確認しておく
取引先を自社の会議室へ案内する場合は、上座と下座を確認しておきましょう。一般的には、出入口から遠い席が上座、出入口に近い席が下座とされています。自社側は下座に回り、取引先には上座を案内するのが基本です。
ただし、会議室の形や椅子の配置、モニターの位置によって座りやすい場所は変わります。形式だけにこだわるのではなく、相手が資料や画面を見やすいかどうかも考慮すると、より丁寧な印象へとつながります。
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時間を守る
打ち合わせでは、時間を守ることが基本的なマナーです。相手が来社する時間の直前まで別の業務に追われていると、受付で待たせてしまうおそれがあります。少なくとも開始10分前には会議室の準備を終え、すぐに迎えられる状態にしておきたいところです。
会議室の空調やモニター、資料、飲み物などを事前に整えておけば、相手を待たせることもありません。相手の時間を大切にしていることを示すためにも、時間は必ず守りましょう。
直前の予定が長引き、開始時間に間に合わない可能性がある場合は、早めに相手へ状況を伝えてください。何も知らせないまま待たせてしまうと、不信感につながるおそれがあります。自社に足を運んでもらっている立場であるからこそ、相手の時間を尊重する姿勢が肝心です。
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身だしなみを整える
来社や訪問にかかわらず、打ち合わせにおいては身だしなみに注意が必要です。服装の清潔感や髪型、靴などは、相手に与える第一印象に直結します。
堅い服装である必要はありませんが、取引先を迎える場にふさわしい装いを意識しましょう。社内ではカジュアルな服装が認められている場合でも、来客時は相手の業界や関係性に合わせて調整することが大切です。
スマートフォンをマナーモードにする
打ち合わせ中にスマートフォンの着信音や通知音が鳴ると、会話の流れを妨げてしまいます。開始前にはマナーモードに設定し、机の上に置く場合も画面通知が相手に見えないよう配慮しましょう。
緊急連絡を受ける可能性がある場合は、事前に「急ぎの連絡が入る可能性があります」とひと言添えておくと悪い印象を与えにくくなります。無断でスマートフォンを確認すると、相手に集中していない印象を与えかねません。
相手よりも先に挨拶する
取引先を迎える際は、相手よりも先に挨拶することを意識しましょう。受付や会議室前で会ったら、「本日はご足労いただきありがとうございます」などと明るく声をかけると、打ち合わせ前の空気が和らぐでしょう。
挨拶では、声の大きさや表情も大切です。形式的な言葉だけで済ませるのではなく、来社に対する感謝が伝わるように対応しましょう。第一声が丁寧だと、その後の会話も始めやすくなります。
お辞儀を適切に使い分ける
お辞儀は、挨拶や感謝、謝罪などの場面に応じて使い分けます。軽い挨拶では角度が15度程度の「会釈」、来客対応や商談前後の挨拶では約30度の「敬礼」、深い感謝やお詫びを伝える場面ではより深く約45度の「最敬礼」を意識するとよいでしょう。
お辞儀をする際は、背筋を伸ばし、言葉を伝えてから頭を下げると丁寧に見えます。動作が早すぎたり、目線が落ちすぎたりすると落ち着きのない印象になるため、ゆっくりとした所作を心がけましょう。
かばんや上着を預かる
取引先が会議室に入ったら、必要に応じてかばんや上着の置き場所を案内しましょう。
「よろしければ、上着をお預かりします」「お荷物はこちらをご利用ください」と声をかけると、相手も迷わず対応できます。
ただし、貴重品が入っているかばんを無理に預かる必要はありません。ハンガーや荷物置きがある場合は場所を示し、相手が自分で置けるようにすると自然です。
エレベーターやビルの玄関までお見送りする
打ち合わせが終わったら、会議室で挨拶して終わりにせず、エレベーター前やビルの玄関までお見送りしましょう。自社ビルであれば玄関まで、テナントビルであればエレベーターホールまで案内するのがマナーです。
エレベーターを使う場合は、扉が閉まり相手の姿が見えなくなるまでお辞儀をして見送ると丁寧です。お見送りの場所に限らず、最後に「本日はありがとうございました」とひと言添えれば、打ち合わせ全体を気持ちよく締めくくれます。
お礼のメールや電話を入れる
打ち合わせ後は、当日中または翌営業日までにお礼のメールを送りましょう。来社への感謝にくわえ、打ち合わせで決まった内容や次回までの対応事項を簡潔にまとめると、認識違いを防げます。
特に重要な商談や継続的なやり取りがある場合は、メールだけでなく電話でひと言お礼を伝える方法も有効です。相手との信頼関係をより築くためにも、次の行動につなげる連絡としてお礼の連絡は忘れずに対応してください。
打ち合わせの基本的な流れ
打ち合わせを円滑に進めるには、開始から終了までの流れを意識しておくことが重要です。
流れを決めずに進めると、雑談が長引いたり確認すべき内容が抜けたりする可能性があります。事前に大まかな進行をイメージしておくことで、相手も参加しやすい打ち合わせになります。
ここでは、当日の進行を4つの段階に分けて確認します。
打ち合わせの基本的な流れ
- アイスブレイク
- 本題
- 質疑応答
- 打ち合わせ終了
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アイスブレイク
打ち合わせの冒頭では、いきなり本題に入るのではなく、短いアイスブレイクを挟むと話しやすい雰囲気をつくれます。天候や移動経路、来社へのお礼など、相手が答えやすい話題を選ぶのがよいでしょう。
ただし、長すぎる雑談は本題の時間を圧迫します。初対面や緊張感のある場では場を和らげる程度にとどめ、相手の反応を見ながら本題へ移りましょう。
本題
本題に入る際は、最初に打ち合わせの目的とゴールを共有します。「本日は〇〇について確認し、次回までの進め方を決めたいと考えています」などと伝えると、参加者の認識を合わせられます。
議題が複数ある場合は、優先順位を決めて進行することが大切です。資料を見せながら説明する際は、一方的に話しつづけるのではなく、適度に相手の反応を確認しましょう。相手の疑問を拾いながら進めることで、納得感のある打ち合わせになります。
質疑応答
本題の説明が終わったら、質疑応答の時間を設けます。相手から質問が出た場合は、最後まで聞き取り、論点を整理してから回答しましょう。すぐに答えられない内容については、曖昧なまま返答せず、確認後に改めて回答する旨を伝えることが重要です。
質疑応答では、相手が気にしている点や意思決定の障壁が見えやすくなります。質問への回答だけで終わらせず、追加で必要な資料や次に確認すべき内容も整理しておくと、その後の対応をスムーズに進められます。
なお、「ここまでで不明点はございますか」「導入時に気になりそうな点はありますか」など、本題の会話のなかに質疑の時間を設けることも有効です。どのタイミングの質疑応答であっても、相手が答えやすい聞き方を意識しましょう。
打ち合わせ終了
終了時には、決定事項や次回までの対応事項を確認しましょう。「誰が、いつまでに、何を行うのか」を明確にしておくことで、打ち合わせ後の認識違いを防げます。
終了の挨拶では、来社への感謝を伝え、必要に応じて次回の予定や連絡方法も確認してください。最後のお見送りまで含めて、打ち合わせの一部と考えましょう。
取引先をスマートに迎え入れる方法
ここまで紹介した打ち合わせのマナーを守ることは必須ですが、取引先をよりスムーズに迎え入れるには、受付や会議室管理の仕組みを整えることも重要です。
たとえば、来訪予定が社内で共有されていないと、受付での担当者確認に時間がかかったり、確保していた会議室がわからず相手を待たせたりすることがあります。こうした小さな滞りは、打ち合わせ前の印象に影響するため避けなければなりません。
こうした場合に受付システムを活用すれば、来訪者情報やアポイント時刻、利用する会議室、担当者情報を事前に管理しやすくなります。QRコードによる受付や、担当者への来訪通知、入館証の発行などを組み合わせることで、受付から案内までの流れを効率化できます。
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また、会議室予約システムと連携できれば、来客用の会議室を事前に確保し、当日の利用状況も把握しやすくなるでしょう。会議室の二重予約や無断利用を防ぎやすくなり、取引先を待たせない運用にもつながります。
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打ち合わせはアポイントからお見送りまで細部のマナーを意識することが大切
来社での打ち合わせでは、会議の内容だけでなく来社前後の対応にも気を配る必要があります。
打ち合わせを円滑に進めるには、アイスブレイクで場を和ませたあとに、まずは目的とゴールを確認するなど、流れを意識することが大切です。決定事項や次回のアクションを明確にすれば、打ち合わせ後の業務も進めやすくなるでしょう。
自社で打ち合わせを行う場合は、取引先に余計な負担をかけないためにも、担当者個人のマナーだけでなく、社内全体で来客対応の流れを整えておくことも欠かせません。
Acallの受付チェックインや会議室予約システムを活用すれば、受付から会議室の利用までスムーズにつなげられ、来客対応の品質向上に役立てられます。
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