日々の業務の中で、受付対応や会議室の管理に手間がかかると感じる場面は多いのではないでしょうか？
防犯対策だけでなく、社内業務の効率化を同時に実現する設備が注目されています。
本記事では、入館管理システムの基本的な仕組みから、費用相場や自社に合う製品の選び方を解説します。
ぜひ自社の課題と照らし合わせて、快適なデジタルワークプレイスの実現に役立ててください。
入館管理システムとは
入館管理システムは、建物の出入り口や特定の部屋に専用の機器を設置し、人の行き来を記録して扉の施錠や解錠を制御する仕組みです。
従来は物理的な鍵で扉を開け閉めしていましたが、現在ではICカードやスマホなどを利用して自動で個人を認証可能です。
誰がいつどこに入室したのかを把握できるため、部外者の無断立ち入りを未然に防げます。
受付業務の無人化や勤怠管理ツールとの連動もでき、社内の防犯対策と総務担当者の負担軽減を両立する手段として多くの企業に採用されています。
多くの企業で導入が進む背景と得られる効果
近年、オフィスの移転や働き方の見直しをきっかけに、新たな設備を導入する企業が増えています。
以下3つを目的として、検討を進める事例が目立ちます。
- 不法侵入や内部不正の防止
- 勤怠管理業務の自動化
- 法令と情報管理への対応
それぞれ見ていきましょう。
不法侵入や内部不正の防止
関係者以外の立ち入りを厳格に制限することで、不審者の侵入による物理的な被害を抑えられます。
オフィスや工場には、顧客の個人情報や自社の機密データなど、守るべき資産が数多く存在します。
誰がいつどの部屋に入ったのかという履歴をすべて記録しておくことで、万が一トラブルが起きた際も原因の特定が容易です。
許可された人物だけが特定のエリアに入れるように権限を設定できるため、従業員による内部の不正な持ち出しも防げます。
社内全体の防犯意識が高まり、誰もが安心して働ける環境を維持できるでしょう。
勤怠管理業務の自動化
入退室の正確な記録を社内の勤怠ツールと連動させれば、労働時間の集計作業を効率化できます。
これまでは従業員が手作業でタイムカードを打刻したり、システムに数値を入力したりする手間がかかっていました。
出入り口を通過した時間をそのまま出退勤の記録として活用することで、個人の申告漏れや不正な打刻をなくせます。
残業時間の正確な把握も容易になり、組織的な長時間労働の是正にも役立つでしょう。
総務や人事担当者が毎月行っていた集計作業の負担が減り、別の業務に専念できる体制を整えられます。
法令と情報管理への対応
個人情報保護法などの法令を遵守する観点からも、厳格な入退室の管理が求められます。
企業には従業員や顧客のデータを適切に保護する義務があり、情報漏洩を防ぐための具体的な対策を講じなければなりません。
特定の部屋に立ち入った人物の記録を残すことは、第三者の監査機関に対して安全性を証明する有効な手段となります。
プライバシーマークなどの外部認証を取得する際にも、システムによる正確な記録が審査の対象に含まれます。
社外からの信用を獲得するためにも、適切な設備投資を進めておくのがおすすめです。
おもな認証方式の種類と特徴
本人を確認するための仕組みにはさまざまなバリエーションがあり、自社の運用に合わせた選択が求められます。
おもな認証方式の種類と特徴は、以下の4つです。
- ICカード認証
- 生体認証（顔・指紋など）
- スマホ・QRコード認証
- 暗証番号（テンキー）認証
それぞれ見ていきましょう。
ICカード認証
専用のカードを読み取り機にかざして扉を開ける、普及している方式です。
従業員証や交通系のICカードをそのまま流用できる製品も数多く存在し、導入にかかる費用を安く抑えられます。
操作が直感的で分かりやすく、機械の扱いに不慣れな従業員でも迷わずに利用できるのが特徴です。
一方で、カード自体を紛失したり他人に貸し出したりする危険性があるため、厳格な防犯対策が求められる施設には向かない場合もあります。
万が一紛失した際は、すぐにシステム側で該当カードの利用権限を停止するルール作りを徹底してください。
生体認証（顔・指紋など）
人間の身体的な特徴を読み取って本人確認を行うため、高い安全性を確保できる最新の方式です。
あらかじめシステムに登録された顔や指紋、静脈などのデータを利用して扉を解錠します。
カードやスマホなどの物理的なアイテムを持ち歩かずに済むため、紛失や盗難の心配がありません。
専用機器の導入費用はほかの方式よりも高額になりがちですが、他人によるなりすましを防げるのが強みです。
機密情報を扱うデータセンターや、役員室などのとくに厳重な管理が求められる区画で積極的に採用されています。
スマホ・QRコード認証
普段から持ち歩いている個人のスマホを、そのまま鍵の代わりとして活用する便利な方式です。
専用のアプリを操作したり、画面に表示したQRコードを専用カメラにかざしたりして扉を開けます。
従業員が新しく入社した際もオンライン上で電子的な鍵を素早く発行できるため、物理的なカードを準備する手間を省けるでしょう。
来客用の使い捨てQRコードを事前にメールなどで発行しておけば、受付での取り次ぎ業務を自動化できます。
フリーアドレスのオフィスや学習塾など、人が出入りする施設とも相性がよい仕組みです。
暗証番号（テンキー）認証
扉の近くに設置した数字のボタンを押し、事前に決められた独自のパスワードを入力して解錠する方式です。
ICカードのように物理的なアイテムを一人ひとりに配布する手間がかからず、すぐに日々の運用を開始できます。
機器の構造がシンプルであるため、ほかの認証方式に比べて安価に導入できるケースが多いのも特徴です。
しかし、入力している手元を後ろから盗み見されたり、同じボタンばかりを押すことで指の跡が残ったりする危険性があります。
安全性を保つためには、定期的に暗証番号を変更するなどの細やかなルールを決めておかなければなりません。
設置の種類と工事の必要性
導入する機器の種類やオフィスの環境によって、設置にかかる手間や大がかりな作業の有無が変わります。
状況に応じて、以下3つから適切なタイプを選定しましょう。
- 工事不要の後付けタイプ
- 電気錠・自動ドアへの後付けタイプ
- 錠前交換タイプ
賃貸オフィスで原状回復が求められるのか、あるいは自社ビルで本格的な施工が可能なのかを見極めることが大切です。
工事不要の後付けタイプ
現在使用している扉の鍵に、両面テープや専用の金具を使って機器を貼り付ける手軽なタイプです。
専門業者による大がかりな配線作業を省けるため、初期費用を抑えてスピーディーに導入可能です。
退去時には簡単に取り外せることから、賃貸オフィスや一時的なプロジェクトの拠点などでよく利用されています。
電池で稼働する製品が主流であり、停電時でも鍵の開け閉めができる安心感があります。
ただし、電池切れを起こすと中に入れなくなるため、バッテリー残量の通知機能を活用して定期的に電池を交換してください。
電気錠・自動ドアへの後付けタイプ
すでに建物に設置されている電気錠や自動ドアの配線を活かし、新たな管理システムと接続させて運用するタイプです。
既存の設備をそのまま流用するため、扉そのものをすべて交換するような大規模な施工を避けつつ、最新の認証機能を追加できます。
専用の制御盤をオフィス内に設置する作業が発生するため、専門業者による事前の現地調査が欠かせません。
建物の配線状況によっては、希望のシステムを導入できないケースもあるため注意してください。
複数の扉を一括で管理したい場合や、エントランスの自動ドアを制御したい場合に適した選択肢です。
錠前交換タイプ
扉についている既存のシリンダーを丸ごと取り外し、電子制御が可能な新たな錠前へと交換する本格的なタイプです。
壁や扉の内側に配線を通す大がかりな作業が伴いますが、機器の出っ張りが少なく見た目が美しく仕上がります。
電池切れの心配がない電源直結式の製品を選定できるため、日々の管理にかかる手間を減らせるでしょう。
ロック機構を備えた製品も多く、物理的な破壊にも耐えうる高い防犯性を発揮します。
自社ビルを所有している場合や、オフィスの全面的なリニューアル工事を行うタイミングでの導入がおすすめです。
自社の環境に最適な認証・解錠方法を選定する
市場には多種多様なサービスが存在するため、やみくもに探しても自社に合うものは見つかりません。
導入の失敗を防ぐためにも、以下4つの流れに沿って選定を進めるのがおすすめです。
- 自社の課題と必要な機能を洗い出す
- 買い切り型と月額課金型の費用を比較する
- 導入費用と運用費用の総額を見積もる
- 自社の環境に合う認証・解錠方法を選定する
順に見ていきましょう。
自社の課題と必要な機能を洗い出す
まずは現状のオフィスで何が問題となっているのかを整理し、解決に直結する機能を明確にします。
単に扉を施錠したいだけなのか、社員の労働時間を集計したいのか、あるいは来客対応を自動化したいのかによって選ぶべき製品が異なります。
たとえば、会議室のカラ予約を防ぐ機能や、「フリーアドレスでどこにいるか分からない」課題を解消する、座席チェックイン管理も人気です。
求める条件が曖昧なまま機能が多すぎる高額な製品を導入すると、現場で使いこなせないかもしれません。
自社が抱える悩みをリストアップし、優先順位をつけておきましょう。
買い切り型と月額課金型の費用を比較する
システムの料金体系には、2つの種類が存在します。
買い切り型は、最初に高額なサーバー機器などを購入するため初期費用が膨らみますが、そのあとの月額料金はかかりません。
一方で月額課金型のクラウド管理システムは、初期費用が安く最新機能へ自動でアップデートされる利点があります。
近年は、他社ツールとも連携しやすいクラウド管理が主流です。
自社の予算方針や求める拡張性を考慮して、どちらの形式にするか判断しましょう。
導入費用と運用費用の総額を見積もる
システムを利用し続けるためにかかるトータルの金額を計算し、予算内に収まるかを確認します。
初期費用には機器の本体代金だけでなく、扉の工事費や初期設定のサポート料金が含まれるケースがほとんどです。
運用費用は、毎月のシステム利用料に加えて、故障時の保守メンテナンス費やICカードの追加発行手数料などが発生します。
表面的な月額料金の安さだけで決めてしまうと、あとから思わぬ追加費用を請求されて予算をオーバーするおそれがあります。
複数社から見積もりを取り、長期間利用した場合の総額で比較検討しましょう。
自社の環境に合う認証・解錠方法を選定する
建物の構造や従業員の働き方に合わせて、使い勝手のよい認証の仕組みを決定します。
アルバイトが入れ替わる店舗であれば、発行手続きが簡単なスマホ認証が便利です。
情報漏洩を起こせない研究施設などであれば、セキュリティレベルが高い生体認証の採用が適しています。
すでに社員証のICカードを導入している企業なら、それをそのまま使えるシステムを選ぶことで初期コストを削減できます。
誰がどのように使うのかという実際の場面を具体的に想定し、現場が混乱しない方式を選びましょう。
まとめ：自社に最適な入館管理システムを導入して働きやすい環境を作ろう
入館管理システムは、単にオフィスの防犯性を高めるだけでなく、日々の業務効率を向上させる力を持っています。
システムの刷新に合わせて、来客時の受付業務の自動化やフリーアドレス座席のチェックイン管理までを実現したい場合は、「Acall」がおすすめです。
各種機能のリアルタイム同期により、無駄のないデジタルワークプレイスの構築をサポートします。
自社の働き方に合ったシステムを導入して、従業員が安心かつ快適に過ごせるオフィス環境を手に入れてください。