会議室の予約が取れないことや、フリーアドレスで同僚の居場所が分からないといった悩みを抱えていないでしょうか？
アナログな手続きや場所の制約は、日々の業務効率を低下させる要因です。
こうした問題を解消し、より柔軟で快適な働き方を実現する手段として、デジタルワークプレイスへの移行が注目を集めています。
本記事では、新しい働き方の環境基盤が求められる背景や導入することで得られる利点、具体的な構築の手順をお伝えします。
自社の状況に合ったオフィス環境へ刷新し、持続的な成長を目指すためにぜひ参考にしてください。
デジタルワークプレイスが注目される背景と基本概念
近年、働く場所や時間に縛られない柔軟な勤務形態が多くの企業で採用されています。
それにともない、新しいオフィス環境のあり方に関心が集まっています。
具体的にどのような概念なのか、以下3つの観点から見ていきましょう。
- 時間や場所にとらわれない新しい働き方の環境基盤
- 従来のテレワークやオフィス環境との違い
- 市場調査が予測する将来性と投資の重要性
それぞれ解説します。
時間や場所にとらわれない新しい働き方の環境基盤
デジタルワークプレイスとは、IT技術を活用して働く環境を最適化し、従業員の体験価値を高める取り組みそのものを指す言葉です。
オフィスや自宅といった物理的な場所に依存せず、どこにいても円滑に業務を遂行できる環境を整えます。
たとえば、業務で使うシステムをクラウド上で統合し、いつでも安全に情報へアクセスできる仕組みを作るなどの施策があげられます。
単なるツールの導入にとどまらず、企業の成長戦略の一環として働き方そのものを見直す考え方といえるでしょう。
場所の制約をなくすことで、多様な人材が能力を存分に発揮できます。
従来のテレワークやオフィス環境との違い
これまでのテレワークは、自宅などの遠隔地から社内システムに接続して業務を継続する「手段」として導入される傾向がありました。
一方でデジタルワークプレイスは、従業員の働きやすさや生産性の向上を「目的」として設計される点に違いがあります。
従来のオフィス環境では、特定の座席や紙の書類を前提とした業務の流れが主流でした。
新しい概念ではそれらをすべてデジタル空間へ移行し、リアルとオンラインの境界をなくします。
結果として、従業員は場所の制約から解放され、より柔軟かつ効率的に業務へ取り組むことが可能です。
市場調査が予測する将来性と投資の重要性
これからの企業成長において、新しい働き方への投資は避けて通れない課題となっています。
働き手の価値観が多様化する中で、魅力的な労働環境を提供できなければ、優秀な人材の確保が難しくなるためです。
デジタルワークプレイスの成熟度が高い企業ほどビジネス成果を達成しているとされており、この領域への戦略的な取り組みが注目を集めています。
働く環境の向上は、組織全体の競争力に直結する要素です。
従来のオフィス環境が抱える代表的な課題
社内のシステム化を進めていても、日常的な業務の中に不便さを感じている担当者は少なくありません。
実際に多くの企業が直面している悩みとして、以下3つの問題があげられます。
- 対面とオンラインが混在する会議のやりにくさ
- フリーアドレスにおける社員の居場所の把握しづらさ
- 受付や入退館における紙の台帳などアナログな手続きの煩雑さ
こうした現状の課題を把握し、自社の状況と照らし合わせてください。
対面とオンラインが混在する会議のやりにくさ
出社する社員と在宅勤務の社員が混在するハイブリッドワークにおいて、会議の運営は複雑になりがちです。
会議室の機材設定に手間取ったり、オンライン参加者の声が聞き取りにくかったりする問題が起こります。
予定が急に変更された際に会議室の予約が更新されず、空予約のまま放置される場合も珍しくありません。
結果として、本当に場所を使いたい人が利用できず、全体の業務効率を大きく下げる原因となります。
コミュニケーションの質が低下すると、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼすおそれがあるため注意が必要です。
フリーアドレスにおける社員の居場所の把握しづらさ
固定席をなくすフリーアドレスは空間の有効活用に役立つ反面、誰がどこにいるのかすぐに分からないというのが欠点です。
急な相談や承認を得たいときに担当者を探し回る手間が生じ、業務の進行を妨げてしまいます。
とくに部署をまたいだ連携が多い組織では、ちょっとした確認作業のために社内を歩き回る時間が積み重なり、時間の損失を生み出します。
従業員同士の交流を促すはずが、かえって社内の円滑な情報伝達を阻害する要因になってしまうことは、多くの企業が抱える共通の悩みといえるでしょう。
受付や入退館における紙の台帳などアナログな手続きの煩雑さ
オフィスの入り口で行われる来客対応や入退館の管理業務は、いまだに紙ベースの台帳が使われている場合が見受けられます。
手書きで記帳してもらう手間がかかるうえに、誰が社内にいるのかをリアルタイムで把握できません。
担当者が受付まで出向いて案内するまでの待ち時間も、来客にストレスを与える原因の1つです。
加えて、紙の記録では過去の訪問履歴を検索しにくく、個人情報の管理という安全性の観点からも不安が残ります。
こうしたアナログな手続きは、総務部門の負担を増大させる要因となっています。
デジタルワークプレイスを導入して得られる利点
社内の課題を解決するために、新しい環境基盤の構築が役割を果たします。
具体的にどのような恩恵をもたらすのか、以下3つを紹介します。
会議室運用や受付業務の自動化による無駄の削減
- 座席や居場所の可視化による社内コミュニケーションの円滑化
- 利用データの収集・分析を通じた継続的なオフィス環境の改善
それぞれの効果について、具体的な運用を想像しながら確認しましょう。
会議室運用や受付業務の自動化による無駄の削減
ITシステムを活用することで、手作業で行っていたオフィス内の各種手続きを自動化し、業務の無駄を大きく省けます。
無人受付システムや会議室の自動キャンセル機能などを導入すれば、担当者の対応時間を減らすことが可能です。
たとえば、一定時間入室がない会議室の自動キャンセル機能や、来訪者が専用端末で受付を済ませると担当者のスマホへ通知が届く仕組みなどがあげられます。
これにより、空予約の問題や取次業務にかかっていた手間がなくなるうえに、来訪者を待たせる時間も減らせるでしょう。
結果として、従業員は本来注力すべき中核となる業務に専念できます。
座席や居場所の可視化による社内コミュニケーションの円滑化
従業員がどこで働いているのかをシステム上で一覧できるようにすると、社内の意思疎通がスムーズになります。
専用のツールを通じて、誰がどの座席にいるか、または在宅勤務中なのかを瞬時に把握できる環境を整えます。
これによって担当者を探し回る時間がなくなり、必要なときにすぐ連絡を取れる体制が整うでしょう。
特定の部署や役職にとらわれず、近くに座った社員同士で自然な会話が生まれやすくなります。
多様な働き方を認めながらも、組織内でのつながりを強固に保てる点が魅力です。
利用データの収集・分析を通じた継続的なオフィス環境の改善
デジタル化されたワークプレイスでは、施設や設備の利用状況を継続的にデータとして蓄積されるため、客観的な分析に基づくオフィスの見直しができます。
感覚ではなく、事実に基づいた意思決定ができるでしょう。
たとえば、時間帯ごとの会議室の稼働率やフリーアドレス席の利用率をグラフ化し、不足している設備を洗い出す施策などがあげられます。
使われていない空間を別の用途に転換できれば、無駄な費用の削減にもつながります。
データを活用し、変化する働き方に合わせて最適な空間を作り上げることが可能です。
デジタルワークプレイスを社内に定着させるための手順
新しい環境を導入しても、現場の社員に活用されなければ効果を発揮できません。
社内に無理なく定着させるためには、以下4つの手順で進めることが推奨されます。
- 自社が抱える課題と現状の業務の流れを洗い出す
- 解決に向けた方針を定め必要な機能を比較検討する
- 試験的な運用から始めて社内全体へ段階的に展開する
- 導入後の利用状況を確認し継続的に改善する
失敗を防ぐための具体的な流れを順番に確認しましょう。
自社が抱える課題と現状の業務の流れを洗い出す
まずは、現在のオフィス環境や働き方に関する現場の不満を把握することから始めます。
従業員へのアンケートやヒアリングを実施し、どの業務に時間や手間がかかっているのかを具体的に特定してください。
さらに、それぞれの業務がどのような手順で行われているのか、フロー図などにまとめて可視化することも有効です。
課題の根本的な原因を見極めないまま新しいツールを導入すると、かえって現場を混乱させてしまいます。
現状の痛みを理解することが、効果的な環境作りに向けた一番の土台となります。
解決に向けた方針を定め必要な機能を比較検討する
現場の課題が明確になったら、どのような状態を目指すのかという方針を設定します。
自社の目標が定まることで、数あるサービスの中から自社に合う最適なツールを選定しやすくなるでしょう。
具体的には、座席の予約機能に特化したいのか、総合的なシステムにしたいのかなどを整理してください。
そのあと、複数のサービスについて操作性や費用感、現在の社内システムとの連携のしやすさなどを比較検討します。
運用にかかる負担も考慮し、継続して使いやすい仕組みを選ぶことが大切です。
試験的な運用から始めて社内全体へ段階的に展開する
システムを選定したあとは、いきなり全社で一斉に導入するのではなく、特定の部署や階層に絞って試験的に運用を開始します。
小規模な範囲で実際に使ってもらうことで、事前の想定と異なる部分や操作上の疑問点を見つけ出せます。
この段階で出た意見をもとに、マニュアルの修正や運用ルールの見直しを行うことが大切です。
使い勝手を改善したうえで、徐々にほかの部署へと適用範囲を広げましょう。
段階的に展開することで、トラブルが発生した際の影響を抑えつつ、社内の理解を得ながら移行を進められます。
導入後の利用状況を確認し継続的に改善する
全社への展開が完了したあとも、そのまま放置せずにシステムの利用状況を定期的に確認します。
新しい働き方が現場にどの程度浸透しているかを測定し、当初設定した目標に対してどれくらい効果が出ているかを評価してください。
一部の機能がまったく使われていない場合などは、現場への再周知やルールの見直しを行うなどの対応が求められます。
組織の規模変更や事業の拡大にともない、求められる機能も変わってきます。
一度導入して終わりではなく、常に状況に合わせて環境を調整していく姿勢を持ち続けることが欠かせません。
まとめ：デジタルワークプレイスの構築で企業の持続的な成長を目指すために
オフィスの運用をデジタルで整えることは、従業員の生産性や働きがいを高める取り組みとして、多くの企業で優先度が高まっています。
受付・入退館の自動化から会議室・座席のチェックイン管理まで、働く場所の選択肢を広げながら生産性を高める環境作りを支えるのがAcallです。
チャットツールや内線電話、ゲートや電子錠などの設備と連携させられるため、既存の運用を活かして導入できます。
貴社に最適なワークスタイルのご提案を行っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。