Web会議は場所を問わず手軽に開催できるため、近年、多くの企業で導入が進んでいます。一方で、相手の表情や場の雰囲気を読み取りにくい、ツールの操作に慣れる必要があるなど、対面での会議にはない課題も存在します。
本記事では、こうしたWeb会議のメリット・デメリットを解説します。Web会議の導入を検討されている企業様は、ぜひ判断材料としてお役立てください。
Web会議とは
Web会議とは、インターネット回線を利用し、離れた場所にいる相手と映像や音声を通じてリアルタイムで行う会議です。場所を問わずスムーズにコミュニケーションを取れる手段として、広く活用されています。
音声のみで行う電話会議とは異なり、参加者の表情や画面共有された資料を確認しながら、円滑に話し合いを進められるのが特徴です。
関連記事： オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド会議のメリット・デメリット
Web会議の種類
Web会議で利用するシステムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれの主な特徴は、以下をご確認ください。
オンプレミス型とクラウド型の主な特徴
オンプレミス型 | 自社のネットワーク内の専用サーバーを利用する 自社のセキュリティポリシーに沿って運用できる 自由にカスタマイズできる 初期費用が高額になる |
クラウド型 | ベンダーが用意したサーバーを利用する ベンダーのセキュリティ基準に依存する 自社でサーバーの構築をする手間がかからない 低コストでスピーディーに導入できる |
オンプレミス型とクラウド型にはそれぞれ異なるメリット・デメリットがあるため、自社の目的や運用環境に合った方法を選択することが大切です。
テレビ会議との違い
Web会議とテレビ会議は、いずれも離れた場所にいる相手と会議を行う手段ですが、利用する環境や導入方法、適した用途に違いがあります。
Web会議は、パソコンやスマートフォンなどの端末とインターネット環境があれば利用可能で、導入に際して、大がかりな専用機器を用意する必要はありません。コストを抑えて利用できることから、社内会議や商談、採用面接、オンラインセミナーなど、幅広い用途で活用されています。
一方、テレビ会議は専用の機器や回線を用いて拠点間を接続する仕組みであり、導入には一定のコストがかかります。しかしその分、安定した通信環境や高いセキュリティを確保しやすいため、重要な会議や機密性の高い打ち合わせなどで利用されることが多いのが特徴です。
Web会議が普及した背景
ここまで、Web会議の概要について解説しました。では、なぜWeb会議は多くの企業で導入されるようになったのでしょうか。以下では、その理由を解説します。
働き方改革の浸透
Web会議が普及した背景の一つに、働き方改革の浸透が挙げられます。
近年では、政府主導のもと働き方改革が推進され、労働環境の見直しが社会全体で進められています。その影響により各企業で在宅勤務の導入が広がるなか、働き方の変化を支える手段の一つとして活用されたのがWeb会議です。
Web会議を活用すれば、出社せずとも会議に参加できるため、移動時間の削減や業務効率の向上が期待できます。
感染症対策
新型コロナウイルス感染症への対応が求められたことも、Web会議が普及した背景の一つです。
感染が拡大していた当時、オフィスに人が集まる状況は感染リスクを高める要因とされ、多くの企業が出社を抑えた勤務体制へと移行しました。そこで、従業員同士の接触を減らしながら業務を継続する手段として、Web会議の導入が急速に進みました。
対面で集まることなく打ち合わせができるWeb会議は、感染防止と業務継続の両立を可能にする仕組みとして活用され、現在でも広く定着しています。
Web会議のメリット
本項では、Web会議を導入することで得られる具体的なメリットを解説します。
Web会議のメリット
- メリット①交通費や移動時間を削減できる
- メリット②コストを抑えて運用できる
- メリット③資料の印刷や配布の手間を軽減できる
- メリット④働き方の幅が広がる
- メリット⑤迅速な意思決定が可能になる
- メリット⑥BCP強化につながる
メリット①交通費や移動時間を削減できる
Web会議を導入するメリットとしてまず挙げられるのは、交通費や移動時間を削減できる点です。
本社での全体会議や定例会議、取引先との打ち合わせでは、会場への移動に時間や交通費を要します。その点、Web会議であれば遠方からでもオンラインで参加できるため、移動にかかる時間やコストを抑えながら円滑に会議を実施できます。
関連記事：会議にかかるコストと削減策
メリット②コストを抑えて運用できる
運用にかかるコストを抑えられる点も、Web会議を行うメリットの一つに挙げられます。
Web会議は、テレビ会議のように大がかりな専用機器や専用回線を必要としないため、比較的少ない初期費用で導入できます。特にクラウド型のサービスは、自社でサーバーを設置する必要がなく、利用料を支払うだけで運用することが可能です。
メリット③資料の印刷や配布の手間を軽減できる
Web会議では資料をデータで共有しながら会議を進められるため、準備にかかる手間を軽減できます。
対面での会議の場合、資料を事前に印刷して配布する必要があり、その分の準備作業や時間的な負担が発生します。一方、Web会議の画面共有機能を活用すれば、参加者全員が同じ資料をオンライン上で確認できるため、紙の資料を用意する必要がありません。
印刷や配布にかかる手間を削減できるのはもちろん、紙の資料の紛失や置き忘れによる情報漏えいのリスクも抑えられます。
メリット④働き方の幅が広がる
Web会議を導入すれば、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を実現しやすくなります。自宅や外出先など、オフィス以外の場所からでも会議に参加できるためです。
また、取引先との打ち合わせもオンラインで実施できるため、商談に際して遠方まで移動する必要がありません。これまで移動にかかっていた時間をほかの業務に充てられるため、結果として、業務の効率化や生産性の向上につながるでしょう。
さらに、柔軟な働き方を推進する企業としてのイメージが向上し、働きやすい環境を求める人材へのアピールにもつながります。
メリット⑤迅速な意思決定が可能になる
迅速な意思決定が可能になる点も、Web会議を行うメリットに挙げられます。
対面の会議では、決裁権を持つ担当者が会議に参加できない場合、議事録を共有して後日承認を得る必要があります。その点、Web会議であれば、決裁権を持つ担当者が外出先や出張先からでも参加できるため、その場で判断や承認を行うことが可能です。
意思決定のスピードが向上することで、業務の効率化や競争力の強化にもつながります。
メリット⑥BCP強化につながる
Web会議は、BCPの強化にもつながります。BCP（事業継続計画）とは、自然災害や感染症、サイバー攻撃などの緊急事態が発生した際に、事業への影響を最小限に抑え、速やかに復旧を図るための計画のことです。
自然災害や感染症の流行などにより出社が困難な状況でも、インターネット環境があれば場所を問わず会議を実施できるため、業務を継続しやすくなります。
Web会議のデメリット
Web会議には多くのメリットがある一方で、利用する際に注意すべき点もあります。ここでは、Web会議を導入する前に確認しておきたいデメリットを解説します。
Web会議のデメリット
- デメリット①通信環境の影響を受けやすい
- デメリット②参加人数によっては不向きなケースがある
- デメリット③表情や雰囲気を読み取りにくい
- デメリット④一定のITリテラシーが必要になる
デメリット①通信環境の影響を受けやすい
Web会議の通信品質はインターネット回線の状態に依存するため、通信が混雑している環境では、音声や映像の品質が低下する可能性があります。場合によっては、接続が途切れ、会議そのものが中断してしまうこともあるでしょう。
このような問題は、同じ空間に集まって行う対面会議では基本的に発生しないものであり、Web会議特有のデメリットといえます。
デメリット②参加人数によっては不向きなケースがある
参加人数が増えると会議の進行が難しくなる点も、Web会議のデメリットの一つです。
たとえば、大人数になると発言者の判別が難しくなったり、画面上の表示が小さくなることで映像の視認性が低下したりする可能性があります。また、参加者一人ひとりの発言を把握しづらくなり、集中度や理解度を確認しにくいという問題も起こりえます。
デメリット③表情や雰囲気を読み取りにくい
Web会議には、参加者の表情や仕草、場の空気感といった非言語的な情報を把握しにくい側面もあります。発言の細かなニュアンスや感情の変化が伝わりづらく、対面での会議に比べ臨場感に欠けると感じられることも少なくありません。
こうしたコミュニケーション上の情報不足を補うために、リアクション機能を活用する方法がありますが、対面ほどの情報量を得られないのが実情です。
デメリット④一定のITリテラシーが必要になる
Web会議のデメリットとして、参加者にある程度のITリテラシーが求められる点も挙げられます。パソコン操作に不慣れな人や、これまでWeb会議を利用した経験がない人にとっては、参加自体にハードルを感じる場合があります。
Web会議を行うには相手側の環境整備も必要となるため、こちらが準備を整えていても、状況によっては実施できないケースがあることを覚えておきましょう。
Web会議を導入する際のポイント
Web会議をスムーズに運用するためには、通信環境の整備やツールの選定など、事前の準備が欠かせません。以下では、Web会議を導入する際の具体的なポイントを解説します。
Web会議を導入する際のポイント
- ポイント①通信環境を整備する
- ポイント②Web会議ツールを導入する
- ポイント③機材の動作確認や接続テストを実施する
- ポイント④会議の進行役とルールを決める
ポイント①通信環境を整備する
Web会議を円滑に実施するためには、安定した通信環境の確保が不可欠です。使用するパソコンのインターネットの速度や、安定性に問題がないかを事前に確認しておきましょう。
ポイント②Web会議ツールを導入する
Web会議を実施するには、専用のツールを選定し、必要に応じてパソコンやスマートフォンなどの端末へインストールする必要があります。想定される参加人数や実際の利用シーンを踏まえ、操作性や機能面のバランスが取れたツールを選びましょう。
また、不正アクセスや情報漏えいを防ぐ観点から、セキュリティ性能が十分に備わっているツールを選ぶことも重要です。
ポイント③機材の動作確認や接続テストを実施する
パソコンやツールの動作確認や接続テストを事前に行っておくことも、Web会議をスムーズに進行させるための大切なポイントです。
画面表示の切り替えや音声のオン・オフなど、会議中によく使用する基本的な機能を問題なく操作できるかをチェックしましょう。あわせて、パソコンやスマートフォンに内蔵されているカメラやマイクが、正常に動作するかどうかを事前に確認しておくことも不可欠です。
また、録画・録音機能の動作確認をしておけば、議事録の作成や欠席者への情報共有が必要な場合にもスムーズに対応できます。
ポイント④会議の進行役とルールを決める
Web会議を行う際は、進行役とルールを事前に決めておくことも不可欠です。
Web会議中は発言の終了タイミングがわかりにくく、話が重なって内容が聞き取りづらくなる場合があります。また、会議に慣れていない参加者がいる場合は、特定の人ばかりが発言し、議論が偏ってしまうこともあるでしょう。
こうした問題を防ぐためにも、会議全体を取りまとめる進行役をあらかじめ決めておくことが重要です。
また、「画面の操作は誰が行うか」「発言時のみマイクをオンにするのか常時オンにするのか」といった運用ルールについても事前に決めておく必要があります。これらのルールを明確にすることで、スムーズで秩序ある会議進行が可能になります。
関連記事：会議の司会と進行を成功させるコツ
Web会議のメリット・デメリットを押さえて自社に合った環境を整えましょう
Web会議には、移動時間やコストの削減、柔軟な働き方の実現など、多くのメリットがあります。その一方で、通信環境の影響を受けやすい、対面に比べて表情や雰囲気を把握しにくいといったデメリットも存在します。
導入時にはメリットだけでなくデメリットも把握し、自社に合ったツールの選定と運用ルールの整備を行いましょう。
「会議を効率的に進められる環境を整えたい」とお考えの企業様は、会議室予約システム「Acall」の導入もぜひご検討ください。会議室の予約・利用状況を一元管理できるほか、空き状況の確認や利用時間の管理によって、会議スペースの有効活用をサポートします。