働き方が多様化するなかで、会議を対面で行うべきか、オンラインで行うべきか迷う場面は少なくありません。どちらにもメリットがある一方で、会議の目的や参加者、話し合う内容によって向き不向きは異なります。
本記事では、対面での会議とオンライン会議の違いを、メリットや適したケースに分けて解説します。社内会議や取引先との打ち合わせをより円滑に進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
対面で行う会議のメリット
対面での会議には、オンラインでは補いにくいコミュニケーション面の強みがあります。まずは、直接顔を合わせて話し合うことで得られるメリットを見ていきましょう。
対面で行う会議のメリット
- 意思疎通がしやすい
- アイスブレイクがしやすい
- インターネット環境に左右されない
- 資料をその場で共有できる
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意思疎通がしやすい
対面会議の大きなメリットは、相手の表情や声のトーン、身振り手振りなどを確認しながら話せる点です。言葉だけでは伝わりにくい細かなニュアンスも読み取れるため、認識のずれをその場で修正しやすくなります。
特に、重要な方針を決める会議や慎重な判断が必要な打ち合わせでは、参加者の反応を見ながら進められることが安心感につながります。発言の温度感や迷いも把握しやすいため、単なる情報共有ではなく、相互理解を深めたい場面に向いているでしょう。
アイスブレイクがしやすい
対面での会議は、会議前後の雑談やちょっとした声かけが生まれやすく、アイスブレイクを取り入れやすい環境です。オンライン会議では入室後すぐに本題へ入るケースが多い一方、対面では移動中や着席前の短い時間を使って自然に会話を始められます。
こうしたアイスブレイクは、初対面の相手や関係性がまだ浅いメンバーとの距離を縮めるうえで有効です。場の空気が和らぐことで、本題に入ったあとも意見を出しやすくなるでしょう。
信頼関係の構築を重視する会議では、対面ならではの雰囲気づくりが役立つはずです。
インターネット環境に左右されない
対面での会議は、インターネット回線の状態に左右されにくい点もメリットです。オンライン会議では、通信環境が不安定になると音声が途切れたり、映像が止まったりすることがあります。重要な説明の途中で接続が乱れると、会議の流れが止まってしまうかもしれません。
その点、同じ空間に集まって行う会議であれば、通信トラブルによる中断を避けられます。資料投影やオンライン参加者がいる場合には機器準備が必要ですが、参加者同士の会話そのものは安定して進めやすいでしょう。
資料をその場で共有できる
対面での会議では、紙の資料やサンプル、図面などをその場で共有しながら話し合えます。実物を見たり、書き込みながら確認したりできるため、細かな仕様やデザイン、質感などを扱う場面では理解を深めたうえで会話を進められます。
また、ホワイトボードを使って図を描いたり、参加者同士で資料を見比べたりしながら議論できる点も対面ならではの特徴です。オンラインでも画面共有は可能ですが、実物を手に取って確認したい内容や、その場で資料を囲んで意見を出したい会議では、対面のほうが進めやすい場合があります。
オンライン会議のメリット
オンライン会議は、場所や移動に関する制約を抑えやすい会議形式です。ここでは、業務効率や柔軟な働き方の観点から、オンライン会議の主なメリットを確認します。
オンライン会議のメリット
- 会議室を予約する必要がない
- 場所に縛られずに会議ができる
- 交通費や移動時間を削減できる
- スピーディーに意思決定できる
会議室を予約する必要がない
オンライン会議のメリットの一つは、原則として会議室を予約しなくても実施できる点です。対面での会議では、参加人数に合った会議室を確保するために、空き状況を確認する必要があります。会議が多い職場では、希望の時間に部屋が取れず、日程調整に時間がかかることもあるでしょう。
オンライン会議であれば、参加者がそれぞれの場所から接続できるため、会議室の空き状況に左右されにくくなります。急ぎの確認や短時間の打ち合わせであれば、関係者の予定さえ合えばすぐに実施できます。
場所に縛られずに会議ができる
オンライン会議は、参加者が同じ場所に集まらなくても実施できます。自宅や外出先、出張先などから参加できるため、働く場所が分かれているチームでも会議を開きやすいでしょう。
特に、リモートワークやハイブリッドワークを導入している企業では、オンライン会議が日常的なコミュニケーション手段になります。拠点が離れているメンバーや、育児・介護などの事情で出社しづらい社員も参加しやすくなるため、柔軟な働き方を支える仕組みとして活用できます。
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交通費や移動時間を削減できる
オンライン会議を活用すれば、移動にかかる時間や交通費を削減できます。取引先への訪問や拠点間の移動が必要な対面会議では、会議そのものの時間に加えて、移動時間や交通費、場合によっては宿泊費が発生します。
オンライン会議であれば、移動せずに打ち合わせを実施できるため、空いた時間をほかの業務に充てられます。移動による負担が減ることで、短時間の確認会議や複数拠点との打ち合わせも設定しやすくなるでしょう。遠方の相手と頻繁にやりとりする企業にとっては、大きなメリットといえます。
スピーディーに意思決定できる
オンライン会議は、必要なメンバーを集めやすく、意思決定のスピード向上にも役立ちます。対面で全員の予定や移動時間を調整しようとすると、会議の開催が数日後になってしまうこともあります。一方、オンラインであれば短時間の会議を設定でき、確認や承認を素早く進められるのです。
たとえば、上長や決裁者が外出中でもオンラインで参加できれば、その場で判断を仰げる可能性があります。議事録や資料を画面共有しながら確認すれば、関係者間の認識もそろえられるでしょう。スピード感が求められる業務では、オンライン会議の機動力が強みになります。
対面での会議が向いているケース
対面とオンラインは、どちらが常に優れているというものではありません。繰り返しになりますが、会議の目的や話す内容などで使い分けることで、適切な会議運営へとつながります。
ここでは、会議の目的や参加者の関係性を踏まえ、対面での開催が適している場面を紹介します。
対面での会議が向いているケース
- 初対面のメンバーがいる場合
- 複雑な内容について議論する場合
- 多くのアイデアを出す必要がある場合
初対面のメンバーがいる場合
初対面のメンバーが参加する会議では、関係性を築きやすいため対面での実施が向いています。オンラインでも顔を見ながら話すことはできますが、画面越しでは相手の雰囲気や細かな反応をつかみにくく、うまくコミュニケーションも取れない可能性があるためです。
その点対面であれば、挨拶や名刺交換、会議前後の雑談を通じて、相手の人柄を理解しやすくなります。初対面のメンバーであっても最初に対面で関係性をつくっておくと、オンライン会議の場合も問題なく会話できるでしょう。
複雑な内容について議論する場合
複雑な内容について議論する場合も、対面での会議がおすすめです。
たとえば、事業方針の検討や組織課題の整理、複数部署が関わるプロジェクトの調整などでは、論点が多く、参加者の意見も分かれるものです。
対面であれば、ホワイトボードに論点を書き出すほか、参加者の表情や反応を見ながら、理解が追いついていない部分を丁寧に説明することもできます。
意見の食い違いを調整しながら合意形成を進めたい場合は、対面のほうが適しているでしょう。
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多くのアイデアを出す必要がある場合
ブレインストーミングのように、多くのアイデアを出す必要がある会議では、対面での実施が有効です。同じ空間に集まることで参加者の反応が確認できるほか、誰かの意見をきっかけに別のアイデアが生まれやすくなるためです。
また、付箋やホワイトボードを使って意見を可視化すれば、参加者全員でアイデアを整理しながら議論できます。オンライン上のホワイトボードを使う方法も手ですが、操作に慣れていないメンバーが多い場合は、スムーズに進まない可能性があります。
直接コミュニケーションを取ることで、新たな角度でのアイデアが生み出されることもあるため、生産性の高さからも対面での会議を選んだほうがよいでしょう。
オンライン会議が向いているケース
オンライン会議は、情報共有や遠隔地との連携など、効率を重視したい場面で力を発揮します。続いて、オンライン形式を選ぶと進めやすいケースを確認しましょう。
オンライン会議が向いているケース
- 情報共有がメインの場合
- 遠隔地から参加するメンバーがいる場合
- 文字や図などを共有する場合
情報共有がメインの場合
情報共有を中心とする会議は、オンラインで実施しやすいケースです。
進捗報告や定例共有、簡単な確認事項のすり合わせなどは、参加者全員が同じ場所に集まらなくても進められます。
資料を事前に共有しておけば、会議中は要点の説明と確認に時間を使えます。オンライン会議の録画機能やチャットを活用すれば、欠席者にも共有しやすくなるでしょう。
ただし、一方的な報告だけで終わると参加者の集中力低下につながるため、確認事項を整理し、短時間で終えられるように設計することが大切です。
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遠隔地から参加するメンバーがいる場合
遠隔地からの参加者がいる場合は、対面よりもオンラインのほうが適しているといえます。別拠点の社員や在宅勤務中のメンバー、出張先の担当者などがいる場合でも、インターネット環境があれば参加しやすいためです。
遠方のメンバーを対面会議のために呼び寄せると、移動時間や交通費の負担が大きくなりますが、オンライン会議であれば移動の負担を抑えながら必要な情報を共有できます。
複数拠点で同じテーマについて話し合う場合にも、オンライン形式は有効な選択肢になるでしょう。
文字や図などを共有する場合
文字や図、スライドなどを共有しながら説明する会議も、オンライン会議と相性が良いでしょう。データや表、操作画面なども画面上で見せながら説明できるため、スムーズな進行につながります。
オンライン上で画面共有を使えば、参加者全員が同じ資料を見ながら説明を受けられ、理解度を確認しながら進行できます。
また、チャットにURLや補足情報を貼ったり、共同編集ツールでメモを残したりすれば、会議後も容易に確認可能です。
こうした資料共有と記録を同時に行いやすい点は強みである一方、細かな図表を扱う場合は、参加者の画面サイズや通信環境への配慮が必要です。
会議を快適に行う方法
対面とオンラインを使い分けるには、会議の目的だけでなく、会議室の予約や接続準備をも含めて整えることが大切です。対面会議では参加人数に合う部屋を確保し、オンライン会議ではURLや使用機器を事前に共有しておくといった点が挙げられます。
特に両方を取り入れるハイブリッド会議では、会議室の空き状況やオンライン参加者の接続方法、ビデオ会議デバイスの利用可否を一元管理できると便利です。予約システムを活用すれば、二重予約や共有漏れを防ぎやすく、当日の準備もスムーズになるでしょう。
会議室予約や接続情報の管理を仕組み化することで、担当者だけに準備が偏りにくくなり、参加者が会議の内容に集中しやすい環境を整えられます。
Acallの会議室予約とオンライン接続情報を一元管理する機能
会議を対面とオンラインどちらで開催するかは目的に合わせて使い分けましょう
対面での会議は、意思疎通やアイスブレイクがしやすく、複雑な議論や初対面のメンバーとの関係構築に向いています。一方、オンライン会議は場所に縛られず、交通費や移動時間を抑えながらスピーディーに意思決定できる点が魅力です。
重要なのは、どちらか一方に固定するのではなく、会議の目的や参加者、議題の性質に合わせて使い分けることです。
会議を快適に行うには、会議室予約やオンライン接続の準備をスムーズにする仕組みを構築することも重要です。会議の運用方法を見直したいとお考えの場合は、Acallにご相談ください。会議室の予約管理の手間や稼働率の可視化など、会議室の悩みを解決いたします。
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