社内のデジタル化を進めたいものの、何から手をつけるべきか悩む担当者は少なくありません。
とくに会議室の運用や座席管理、受付業務などのアナログな作業は、生産性を低下させる原因となります。
本記事では、日本企業でデジタル化が停滞している背景や、具体的な解決策をお伝えします。
自社の環境にあわせた段階的なアプローチを知ることで、実務の負担を減らすヒントが見つかるでしょう。
新しい働き方を実現するため、ぜひ社内改善の参考にしてください。
国内企業におけるDX停滞の現状と背景
企業のデジタル推進が叫ばれる一方で、思うように計画が進まない場合は数多く存在します。
現状を把握するためには、以下のような定義や国が指摘する課題を知ることが役立ちます。
- そもそもDXは何を意味するのか
- 経済産業省が警鐘を鳴らす現状とは
- 業務の電子化が遅れるとどうなるのか
背景を理解することは、自社の立ち位置を客観的に見つめ直すためのよい機会となります。
参考資料：経済産業省「デジタルトランスフォーメーション の加速に向けた課題の検討」
そもそもDXは何を意味するのか
DXとは、データや最新のデジタル技術を活用して、ビジネスモデルや企業文化そのものを変革することです。
単に紙の書類を電子データに変えるだけでなく、業務の流れ全体を見直す意味合いが含まれます。
たとえば、紙の帳簿をシステムへ移行する作業は単なる電子化にすぎません。
そこから蓄積したデータをもとに新しいサービスを生み出し、企業の競争力や顧客への価値を持続的に高める状態を目指します。
目先の業務効率化にとどまらず、組織全体のあり方を大きく変革することが本来の目的といえます。
経済産業省が警鐘を鳴らす現状とは
経済産業省のレポートでは、既存システムの刷新が進みにくい企業があることが指摘されています。
既存の仕組みが複雑化して中身が分からず、維持管理に多大なコストと人的リソースを奪われていることが根本的な原因です。
この状態が続く場合、年間最大12兆円の経済損失を生む「2025年の崖」を招き、世界的な競争力が大きく低下すると指摘されています。
多くの経営者が自社の課題に危機感を抱きつつも、具体的な打開策を打ち出せずに立ち止まっているのが現在の実態といえるでしょう。
業務の電子化が遅れるとどうなるのか
業務のデジタル化が進まない場合、社内全体における生産性の著しい低下や機会損失を招くおそれがあります。
たとえば、会議室の予約や受付業務を紙や目視だけで管理していると、ダブルブッキングの発生や確認作業の遅れが日常的に生じます。
場所にとらわれない柔軟な働き方に対応できず、優秀な人材の離職につながるリスクも決して無視できません。
従業員が本来取り組むべき業務に集中できる時間を奪われ、結果として新しいサービスの創出が遅れます。
<h2>企業におけるDXが進まないおもな理由
自社の環境をよりよくしたいと考えていても、さまざまな壁に阻まれて計画が停滞する場合は少なくありません。
多くの日本企業が共通して抱えている課題を知ることで、自社に足りない要素が見えてきます。
おもな原因として、以下4つがあげられます。
- 推進するための人材が不足している
- 既存の古い仕組みが足かせになっている
- 現場の理解が得られず浸透しない
- 予算の確保や投資の優先順位が低い
それぞれの理由を確認し、社内の状況と照らし合わせましょう。
推進するための人材が不足している
デジタル化を牽引する専門知識を持った人材の不足は、多くの企業が直面する課題です。
社内にIT分野に詳しい人材が十分でない場合、外部ベンダーへの依存度が高くなることがあります。
自社でシステムを管理できなければ、トラブル発生時の迅速な対応や社内状況にあわせた柔軟な機能追加が困難になるでしょう。
担当者を育成しようとしても、日々の業務に追われて学習時間を確保できないという悪循環に陥ります。
結果としてプロジェクトを主導する人材が育たず、計画そのものが停滞してしまいます。
既存の古い仕組みが足かせになっている
長年にわたって使い続けてきた古いシステムが、新しい取り組みを阻む要因となる場合もめずらしくありません。
過去に独自のカスタマイズを繰り返したシステムは中身が複雑になり、設計した本人以外は手を出せないブラックボックスの状態に陥りがちです。
新しいクラウドツールを導入しようとしても、古いデータとの連携がスムーズにいかず、かえって現場の手間が増えてしまう事態も起こり得ます。
このような状態ではシステムの維持費ばかりが膨らみ、前向きな投資へ資金を回せません。
業務を抜本的に見直すタイミングを逃してしまう原因となるでしょう。
現場の理解が得られず浸透しない
経営層がデジタル化を推進しようとしても、実際にツールを使う現場の従業員から反発を受けることがあります。
新しい操作を覚える手間に不満を感じたり、これまでの業務手順が変わることに強い不安を抱いたりすることがおもな理由です。
現場の声を無視してトップダウンで無理に導入を進めると、システムが定着せずに以前のアナログなやり方へ戻ってしまうおそれがあります。
計画を円滑に進めるためには、導入する目的や現場にもたらす利点を丁寧に説明しなければなりません。
従業員の協力なしに、組織全体の変革は成し遂げられないでしょう。
予算の確保や投資の優先順位が低い
新しいシステムの導入や環境整備にかかる費用の確保が難しく、計画が見送りになる場合は多くの企業で見受けられます。
企業規模や事業状況によっては、短期の事業運営を優先する必要から、IT分野への投資が後回しになる傾向が強いです。
費用対効果が見えにくいため、経営陣から予算の承認を得るハードルが高いことも影響しています。
必要な投資が先送りになり古い環境が続く場合、中長期的に競争力低下につながる可能性があります。
停滞するDXを前進させる具体的な手順
さまざまな課題を乗り越えて計画を前に進めるためには、正しい手順を踏むことが欠かせません。
いきなり大規模なシステムを導入するのではなく、以下のような段階を踏むことが成功につながります。
- 現状の課題を洗い出して目的を明確にする
- 経営陣を巻き込んで社内の意識を変える
- 身近な業務の改善から段階的に始める
- 専門的な知識を持つ人材を育成する
それぞれ見ていきましょう。
現状の課題を洗い出して目的を明確にする
まずは社内のどこに非効率な業務が潜んでいるのかを洗い出し、デジタル化を通じて何を実現したいのかを定めることが肝心です。
目的が曖昧なままツールだけを導入してしまうと、本来の解決策とズレが生じて誰も使わなくなるおそれがあります。
たとえば、会議室の予約状況が把握できない課題に対しては、利用状況を可視化するという具体的な目的を設定します。
ゴールを明確にすることで、導入すべき適切なツールや運用ルールが自然と定まるでしょう。
方向性をぶらさないためにも、事前のヒアリングや現状分析を徹底してください。
経営陣を巻き込んで社内の意識を変える
全社的な変革を成し遂げるには、現場の努力だけでなく経営層のバックアップが欠かせません。
経営トップが自ら社内に向けてデジタルの活用方針やビジョンを発信することで、従業員全体の意識が大きく変わります。
部門間の意見が衝突した場合や、予算の確保で壁に直面したときも、経営層の支援があればスムーズに解決へ導くことが可能です。
担当者だけで孤軍奮闘するのではなく、定期的に経営陣へ報告を行い、プロジェクトの進捗や現場の課題を共有しましょう。
身近な業務の改善から段階的に始める
最初からすべての業務を切り替えるのではなく、影響範囲の小さい部署や日常的な作業から小さく始めることが成功のポイントです。
急激な変化は現場の混乱を招きやすく、システム障害などの予期せぬトラブルが起きたときのリスクも大きくなります。
まずは、受付での来客対応や座席の予約といった、比較的取り組みやすい特定の業務に絞って新しいツールを導入してみましょう。
そこで得られた成功体験や改善点を社内で共有し、徐々にほかの部門や複雑な業務へと広げていくアプローチが安全です。
専門的な知識を持つ人材を育成する
外部に依存しすぎず、自社でシステムを運用・改善できる体制を整えるため、社内の人材育成に力を入れることが求められます。
社内の業務フローを熟知している従業員がITの知識を身につければ、より現場の実態に即した効率化のアイデアを生み出せるからです。
外部の研修プログラムを活用したり、デジタル技術を学ぶための勉強会を定期的に開催したりするなどの支援体制を構築しましょう。
新たなスキルを身につけた従業員を正当に評価する制度を整えることも効果的です。
継続的に学習できる環境作りが企業の未来を支えます。
業務効率化を実現するデジタルワークプレイスの魅力
手順に沿って改善を進めるなかで、理想的な環境を叶える手段として「デジタルワークプレイス」の概念が注目されています。
これは、デジタル技術を活用して、従業員の生産性向上と働きやすさを実現するオフィス環境や仕組みの総称です。
おもに以下3つの観点で、実務を効率化できます。
- 座席や会議室の最適化で新しい働き方を実現できる
- 受付・入退館の自動化で円滑な情報共有を促進できる
- 利用データの可視化で柔軟に業務を効率化できる
総務や情報システム部門が抱えがちな負担を大きく減らし、快適なオフィス環境を整えられるでしょう。
座席や会議室の最適化で新しい働き方を実現できる
デジタルワークプレイスを構築すれば、座席や会議室の運用状況をスマホなどからリアルタイムに把握できます。
これまでは空いている席を探し回ったり、使われていない会議室が予約で埋まっていたりする無駄がありました。
フリーアドレス制における「誰がどこにいるか分からず相談しづらい」という不満も課題です。
しかし、専用アプリで事前にスペースを確保し、居場所を可視化することで、これらの問題は解消されるでしょう。
受付・入退館の自動化で円滑な情報共有を促進できる
訪問者の受付や従業員の入退館手続きをシステム化することで、担当者が対応に追われる時間を削減し、情報共有をスムーズに行えます。
アナログな受付電話や紙の記帳簿を廃止し、タブレットやQRコードを活用した自動受付システムを導入するのが一般的な方法です。
来客があった際は、担当者のチャットツールやスマホへ直接通知が届くため、取り次ぎの手間を省けます。
総務部門の負担が軽くなるだけでなく、来訪者にとっても待ち時間が減るという利点があります。
セキュリティの向上と業務の効率化を同時に達成できるでしょう。
利用データの可視化で柔軟に業務を効率化できる
座席の予約状況や来客数などのデータを蓄積し、グラフなどで見やすく表示することで、オフィスの無駄を客観的に見直すことが可能です。
直感や感覚に頼るのではなく、実際の利用データにもとづいて会議室を減らしたり、リフレッシュスペースを拡張したりする判断を下せます。
さらに、出社とテレワークの比率にあわせてオフィスのレイアウトを最適化すれば、賃料などの固定費を削減する効果も期待できるでしょう。
蓄積された情報は、企業が成長していくうえで働きやすい環境を維持し続けるための貴重な材料として役立ちます。
まとめ：自社の課題を把握して業務のデジタル化を推進しよう
現状を打開するには、社内の課題を洗い出し、経営層と現場が一体となって段階的に改善を進める姿勢が大切です。
とくに会議室や受付の効率化に悩む場合は、デジタルワークプレイスの考え方が解決の糸口となります。
自社の働き方にあわせたオフィス環境を構築するなら、Acallの導入をご検討ください。
iPadを用いた受付・入退館の自動化により、取次業務を大幅に削減できます。
さらに、会議室や座席のチェックイン管理機能を利用すれば、リアルタイムで状況を同期してカラ予約を自動キャンセル可能です。
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