Googleカレンダーで会議室を予約する方法を解説

Googleカレンダーには、社内の会議室を予約する機能が備わっています。この機能を活用すれば、予約のダブルブッキングを防いだり、会議室の空き状況をリアルタイムで確認したりできるため、業務の効率化を図れるでしょう。

そこで本記事では、Googleカレンダーを使用して会議室を予約する方法を解説します。また、Googleカレンダーとの連携が可能で、会議室の予約に関する便利な機能を備えたツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

Googleカレンダーとは

そもそもGoogleカレンダーとは、Googleが提供しているスケジュール管理サービスのことです。無料版と有料版（Google Workspace版）の2種類があり、会議室の予約は有料版でのみ可能です。

Googleカレンダーには、会議室の予約以外にも多様な機能が備わっています。具体例は次の通りです。

Googleカレンダーの主な機能

こうした機能を使いこなすことで、業務上のスケジュール管理や情報共有などを効率的に行えるようになります。

【管理者向け】Googleカレンダーで会議室を予約するための事前準備

Googleカレンダーで会議室を予約するには、Google Workspaceの管理者アカウントで事前に「ビルディングの登録」と「共有リソースの登録」を行う必要があります。ここでは、それぞれの手順をお伝えします。

ビルディングの登録

ビルディングの登録は、以下の手順で行います。

ビルディングの登録を行う手順

1. Google Workspaceの管理者アカウントで「Google 管理コンソール」にアクセスする
2. 画面左上のメニューアイコン（≡）をクリックし、「ディレクトリ」>「ビルディングとリソース」>「リソースの管理」>「ビルディングを管理」の順に選択する
3. 画面上部の「ビルディングを追加」を選択する
4. ビルディング情報を入力する
5. 画面右下の「ビルディングを追加」を選択する

ビルディングとは、会議室そのものではなく、会議室が所在する建物のことです。建物の名称のほか、住所やタイムゾーンなどを登録しておくと、のちに共有リソースとして会議室を追加する際に、情報を紐づけやすくなります。

なお、支店や営業所といった拠点が複数ある場合は、建物ごとにビルディング情報を登録してください。

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共有リソースの登録

次に、共有リソースの登録を行う手順を紹介します。

共有リソースの登録を行う手順

1. Google Workspaceの管理者アカウントで「Google 管理コンソール」にアクセスする
2. 画面左上のメニューアイコン（≡）をクリックし、「ディレクトリ」>「ビルディングとリソース」>「リソースの管理」>「＋新しいリソースを追加」の順に選択する
3. リソース情報を入力する
4. 画面右下の「リソースを作成」を選択する

手順3.でリソース名を入力する際は、単に「会議室」とするのではなく「神戸支社会議室1」「東京本社大会議室2」など、ひと目で見分けられる名称を登録しましょう。

また、会議室の名称に加えて、収容人数や設置フロア、会議室に用意されている備品の種類などの情報も登録しておきたいところです。こうした情報を細かく記載しておけば、利用者が会議の目的や参加人数に合う会議室を探しやすくなります。

なお、設備の入れ替えや会議室の名称変更があった場合は、登録情報も速やかに更新してください。古い情報が残っていると、利用者の混乱を招いてしまうおそれがあります。

Googleカレンダーで会議室を予約する際の手順

事前準備が済んだら、Googleカレンダーで会議室を予約できるようになります。具体的な手順は以下の通りです。

Googleカレンダーで会議室を予約する際の手順

1. 画面左上の「＋作成」をクリックしたのち、「予定」を選択する
2. 予約の詳細画面で「会議室または場所を追加」>「すべての会議室とリソースをブラウジング」を選択する
3. 予定の時間に空いている会議室がすべて表示されるため、確認する
4. 予約したい会議室のチェックボックスをクリックする
5. 自身のカレンダーに予定が追加されたことを確認し、画面右下の「保存」を選択する

予約が完了すると、その情報がGoogleカレンダーに保存されます。また、カレンダーを共有しているほかの従業員は、同時刻に同じ会議室を予約できなくなります。

予定の変更があった場合は、Googleカレンダー上で該当の予定を開き、情報を修正したうえで保存してください。使用する予定のない会議室を予約していると、ほかの従業員がその会議室を利用できなくなり、業務に支障が出てしまうおそれがあります。

会議室の予約ツールとしてGoogleカレンダーを使用するメリット

続いて、会議室の予約をGoogleカレンダーで行う4つのメリットを紹介します。

会議室の予約ツールとしてGoogleカレンダーを使用するメリット

• メリット①追加費用がかからない
• メリット②情報共有や公開範囲の設定などが容易である
• メリット③簡単に操作できる
• メリット④ほかのサービスと連携できる

メリット①追加費用がかからない

すでにGoogle Workspaceを導入している企業であれば、追加費用をかけることなくGoogleカレンダーの予約機能を利用できます。専用の予約ツールを導入する必要がないため、費用面を気にせずに業務の効率化を進められるでしょう。

ただし、Google Workspaceを導入していない場合は、契約するプランに応じた月額料金が発生します。必要な機能や利用人数などを導入前に確認し、費用対効果を踏まえてプランを検討することが大切です。

メリット②情報共有や公開範囲の設定などが容易である

Googleカレンダーには、会議室の予約状況を共有カレンダー上で確認できることから、誰がいつ会議室を利用するのかを把握しやすいという特徴があります。

また、カレンダーごとに「閲覧のみ」「予定の変更が可能」などの権限を設定できるほか、予定単位で公開範囲を変更することも可能です。会議の日時だけを共有し、議題や参加者などの詳細は非公開にするといった運用もできます。

これらの機能は、さまざまなデバイスから直感的な操作で行えるため、ITツールに不慣れな方でも利用しやすいでしょう。

メリット③簡単に操作できる

会議室の予約や空き状況の確認が容易なことも、Googleカレンダーのメリットです。

Googleカレンダーでの会議室予約の操作は、非常にシンプルです。予定の作成画面で日時を設定し、空いている会議室を選択して保存するだけで予約が完了します。

また、パソコンのブラウザやスマートフォンのアプリでカレンダーを開くだけで、会議室の予約状況をすぐに確認できるのもうれしいポイントです。

メリット④ほかのサービスと連携できる

Googleカレンダーは、Google MeetやGoogle Driveなどのサービスと連携できます。

Google Meetと連携させれば、会議のURLをカレンダー上に追加できるようになるため、対面・リモートのハイブリッド会議の準備をスムーズに進められます。

また、Google Driveと連携させた場合は、Driveに保存したデータや資料をカレンダーの説明欄で手軽に共有できます。

さらにGoogleカレンダーは、一部の外部システムと組み合わせて利用することも可能です。一例としては、業務アプリ作成ツールの『kintone』や、オンライン会議ツールの『Zoom』などと連携できます。

連携可能な外部システムは、上記以外にも多数存在するため、自社で利用しているシステムと連携できるかどうかを確認しておくことをおすすめします。

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会議室の予約ツールとしてGoogleカレンダーを使用するデメリット

Googleカレンダーで会議室を予約することには多くのメリットがある反面、押さえておくべきデメリットもいくつか存在します。ここでは、代表的な4つのデメリットをお伝えします。

会議室の予約ツールとしてGoogleカレンダーを使用するデメリット

• デメリット①詳細な予約内容を把握することが難しい
• デメリット②専用のアカウントを取得する必要がある
• デメリット③1年以上先の予約では重複を検知できない場合がある
• デメリット④カスタマイズ性が低い

デメリット①詳細な予約内容を把握することが難しい

詳細な予約内容を把握しにくいことは、Googleカレンダーを使用するデメリットです。

Googleカレンダーでは、会議室の利用日時や会議の参加者、予定のタイトルなどを確認できます。ただし、会議室の利用目的や実際の利用状況といった詳細な情報は、カレンダー上の予約内容だけでは把握しにくい場合があります。

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Acallのデータ分析・提案サービス

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デメリット②専用のアカウントを取得する必要がある

会議室の予約ツールとしてGoogleカレンダーを使用するうえでは、Google Workspaceの管理者アカウントが必要です。すでにGoogle Workspaceを導入している企業であれば問題ありませんが、未導入の場合は契約やアカウントの準備に多少なりとも手間がかかります。また、Google Workspaceは月額制のサービスであるため、運用方法によっては十分な費用対効果が見込めないことも考えられます。

Googleカレンダーの運用を検討しているのであれば、このことを念頭に置いておきましょう。

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デメリット③1年以上先の予約では重複を検知できない場合がある

Googleカレンダーのシステムが会議室の重複予約を検知できるのは、原則として12か月先までです。それ以上先の予約を管理したい場合は、重複が生じないよう別途確認する手間がかかります。

デメリット④カスタマイズ性が低い

デザインや機能のカスタマイズ性が低いことも、Googleカレンダーのデメリットとして挙げられます。

GoogleカレンダーのデザインはGoogleによって決められているため、企業側がカスタマイズすることはできません。

また、Googleカレンダーはあくまでもスケジュール管理サービスであり、会議室予約に特化したツールではないので、機能面のカスタマイズにも限界があります。たとえば、会議室の利用ログを記録したり、チェックイン・チェックアウトの状況を管理したりする機能は備わっていません。

カスタマイズ性の高さを求めるのであれば、ほかのシステムと連携するか、専用のツールを利用する必要があります。

会議室を予約できるGoogleカレンダー以外のツール

会議室を予約する際は、Googleカレンダー以外のツールを使うのも一つの手です。たとえば、会議室予約システムの「Acall」を利用すれば、次のようなメリットが得られます。

Acallを利用するメリット

• 会議への招待や受付も可能なため、参加者をスムーズに招くことができる
• チェックイン・チェックアウト機能により、実際の利用者や利用時間を記録できる
• 条件に合う空き会議室をAIが検索してくれるため、会議室を探す手間が省ける
• 同じビルに入居している複数の企業同士で、会議室の予約状況を共有できる

上記のように、AcallにはGoogleカレンダーに備わっていない便利な機能が複数あります。また、チェックイン・チェックアウト機能をGoogleカレンダーと連携させて、会議室の予約や利用状況の分析などをよりスムーズに行うことも可能です。

Googleカレンダーと連携できるAcallの会議室予約システム

こうした機能に興味のある事業者様は、Acallの導入を検討してはいかがでしょうか。

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Googleカレンダーで会議室を予約するには、事前準備が必要

Googleカレンダーで会議室を予約する場合は、Google Workspaceの管理者アカウントで事前に「ビルディングの登録」と「共有リソースの登録」を行う必要があります。その後、利用者が予約の詳細画面で所定の操作を実行することで会議室を予約できます。

なお、会議室を予約できるツールはGoogleカレンダーだけではありません。「できるだけ簡単に会議室を予約したい」「会議室の利用状況も把握できるツールを導入したい」といった場合は、ぜひAcallの導入をご検討ください。

Acallは、Googleカレンダーとの連携にも対応している会議室予約システムです。会議への招待や受付、利用状況の管理といった便利な機能によって、会議室の予約業務を効率化いたします。

Acallの「会議室予約システム」