受付システムの費用は、初期費用や月額料金だけでなく、端末代やオプション、サポート費なども含めて考える必要があります。また、料金体系や利用規模によって総額は変わるため、自社に必要な機能を整理したうえで比較することが重要です。
本記事では、受付システムの費用相場や料金モデル、追加費用が発生しやすいケース、コスト削減の方法、サービス選びのポイントまで詳しく解説します。あなたの目的や予算に合ったシステム選びができるよう、ぜひ参考にしてください。
受付システムとは？
受付システムとは、来訪者の受付や担当者への通知、来訪履歴の記録などをデジタル化し、受付業務を効率化するための仕組みです。来訪者がタブレットやQRコードなどでチェックインすると、担当者へ自動で通知できる製品もあります。
また、来客情報をデータで管理できるため、紙の受付簿や内線による取次ぎの負担を減らしやすくなります。受付業務の省人化に加え、入退館管理との連携やセキュリティ強化にも活用でき、オフィスのDXを進める手段の1つです。
受付システムの費用相場｜初期費用と月額費用の目安
受付システムの費用は、サービスの提供形態や利用人数、端末数、必要な機能によって異なります。初期費用がかからないクラウド型がある一方、端末や導入支援などに別途費用が必要な場合もあります。
ここでは、初期費用と月額費用の相場に加え、導入後に発生するランニングコストについて見ていきましょう。
初期費用の相場
受付システムの初期費用は、クラウド型で0円～10万円程度が目安です。既存のiPadなどを利用できるサービスでは初期費用0円で始められる一方、初期設定や導入支援が含まれる製品では10万円程度かかる場合もあります。
また、受付端末やプリンターなどを新たに用意する場合は、機器代も別途必要になります。導入時は、システム利用料だけでなく、端末や設定、設置にかかる費用まで含めた総額で比較することが重要です。
月額費用の相場と料金プランの考え方
受付システムの月額費用は、5,000円～3万円程度が目安になります。ただし、利用人数や拠点数、端末数によって料金は変わり、大規模企業向けでは月額5万円～10万円以上になる製品もあります。
また、電話通知や外部システム連携などがオプション料金になる場合も少なくありません。自社の利用規模と必要な機能を整理し、基本料金だけでなく、追加費用まで含めた毎月の支払額で比較するとよいです。
運用開始後にかかるランニングコスト
受付システムのランニングコストは、基本となる月額利用料として5,000円～3万円程度を見込むのが1つの目安です。さらに、電話・SMS通知などのオプション料金や端末の通信費、保守費などが加わる場合があります。
また、端末の追加や交換が必要になれば、一時的な費用も発生します。そのため、毎月の基本料金だけを見るのではなく、オプションや機器更新まで含め、1年間にかかる総額を試算しておくと予算を立てやすくなります。
受付システムの主な料金モデルと費用内訳
受付システムの料金には、毎月一定額を支払う固定料金型のほか、登録人数や端末数に応じて変わる課金型、必要な機能を追加するオプション型などがあります。ここでは、代表的な料金モデルと費用が増える仕組みを解説します。
固定料金型プランの特徴
固定料金型は、毎月決まった金額で受付システムを利用する料金体系で、支払額を予測しやすい点が特徴です。例えば、月額2万円程度で主要機能を利用できるプランなら、毎月の予算を立てやすいため、運用規模が安定した企業に向いています。
また、外部連携や端末追加が別料金になる場合もあります。基本料金に含まれる機能や利用上限、追加料金が発生する条件を見比べ、自社の使い方に合うかを慎重に判断しましょう。
アカウント数・端末数課金型プランの特徴
アカウント数・端末数課金型は、登録する社員数や受付端末数に応じて月額費用が変わる料金体系です。小規模な運用では費用を抑えやすい一方、利用人数や拠点数が増えると追加料金が発生する場合があります。
そのため、現在の利用規模だけでなく、将来の社員数や端末数の増加も見込んでおくとよいです。何人・何台までが基本料金に含まれるか、追加時にどの程度費用が増えるかを把握しておくことも欠かせません。
見落としやすい追加オプション費用
受付システムでは、基本料金とは別に、外部ツール連携や端末追加、入館証の発行、周辺機器の利用などでオプション費用が発生する場合があります。また、個別カスタマイズや導入支援、サポート内容によって追加料金がかかるケースも少なくありません。
必要な機能をあらかじめ整理し、標準料金に含まれる範囲と有料オプションを分けて見積もることで、毎月の支払額を把握しやすくなり、導入後の予算超過も防ぎやすくなります。
受付システムの費用を比較する際のチェックポイント
受付システムの費用を比べる際は、表示されている初期費用や月額料金だけで判断すると、導入後に想定外の支出が増えることがあります。そのため、自社に必要な機能を整理したうえで、追加料金や契約期間も含めた総コストを見ることが重要です。
ここでは、費用面で失敗しないために押さえておきたい比較の考え方を解説します。
必要機能と提供機能を照らし合わせて選定する
受付システムは、多機能なほど自社に適しているとは限りません。まずは現在の受付業務を振り返り、来客通知や事前予約、入退館管理など、改善したい業務に必要な機能を整理することが大切です。
必要な機能が基本プランに含まれていれば、余計なオプション費用を抑えやすくなります。一方で、必要な機能が別料金の場合は月額負担が増えるため、プランごとの機能範囲を比べながら、自社に合う構成を選びましょう。
年額契約・従量課金など契約形態による違いを確認する
受付システムは、同じ機能でも契約形態によって年間の支払額が変わる場合があります。例えば、年額契約は月額契約より割安になることがありますが、最低利用期間や途中解約の条件には注意が必要です。
一方、利用量に応じて料金が決まる従量課金型は、小規模な運用では費用を抑えやすいものの、利用が増えると負担も大きくなります。自社の来客数や利用規模を踏まえ、1年間にかかる総額で比較することがポイントです。
追加費用が発生しやすいケース
受付システムでは、基本料金の範囲だけで運用できる場合もあれば、使い方によって追加費用が発生するケースもあります。特に、受付端末を増やしたり、既存の業務ツールと連携したりする場合は、契約後に費用が膨らまないよう事前の確認が必要です。
ここでは、追加料金につながりやすい代表的なケースを解説します。
受付端末を複数台設置する場合
複数の入口や拠点で受付システムを使う場合は、端末を増やすことで追加費用が発生することがあります。料金はサービスによって異なり、追加料金なしで利用できるものから、1台あたり月額1万円程度かかるものまで幅があります。
また、端末本体を新しく用意する場合は、購入費や通信環境の整備も必要になります。将来的に拠点や受付場所を増やす予定がある企業は、必要台数を想定したうえで総額を試算しておくと予算を立てやすくなります。
Slack・Teams・Googleカレンダーなど外部ツール連携時
受付システムを普段使っている業務ツールと連携すると、来客通知や予定情報をスムーズに共有でき、取次ぎの効率化につながります。ただし、SlackやTeams、Googleカレンダーなどとの連携は、基本料金に含まれる場合と有料オプションになる場合があるため、注意が必要です。
追加費用を抑えるには、連携できるツールの数だけを見るのではなく、実際の受付業務で使うサービスを絞ることが有効といえます。
データ保存期間の延長やログ保管要件がある場合
来訪履歴や操作ログを長期間保存したい場合は、契約プランによって追加費用がかかることがあります。標準の保存期間で足りる企業なら追加料金なしで運用できますが、監査や社内規程により長期保管が必要な場合は、上位プランや個別対応が必要になる可能性があります。
そのため、単純に保存期間が長いサービスを選ぶのではなく、自社に合った保管期間に加え、データの出力方法や保存先も含めて比較すると選びやすくなります。
初期設定・設置作業・サポート費用の有無
受付システムは、導入時の初期設定や端末設置、操作説明などに別途費用がかかる場合があります。特に、複数拠点への展開や既存システムとの連携が必要な場合は、設定や導入支援の範囲によって費用が変わることもあります。
そのため、自社で対応できる作業と提供会社へ依頼する作業を分け、どこまで基本料金に含まれるかを見ておくとよいです。サポート内容まで含めて比較すれば、導入後の負担も把握しやすくなります。
受付システム各社の料金と特徴を比較
受付システムの導入費用は、利用人数や拠点数、受付端末の台数、利用する機能などによって異なります。
また、月額料金だけでなく、受付用のiPadなどの機器費用や、電話・SMS通知、外部サービスとの連携といったオプション費用が発生する場合もあります。
そのため、受付システムを料金で比較する際は、月額料金の安さだけではなく、自社に必要な機能を含めた場合の総額で比較することが大切です。
ここでは、Acallの料金体系とあわせて、代表的な受付システムを検討する際に確認しておきたい費用面のポイントを紹介します。
Acall
Acallは、iPadを使った受付やQRコードによるチェックイン、担当者への自動通知、入退館履歴の記録などに対応する受付システムです。また、SlackやMicrosoft Teamsなどとも連携でき、会議室管理や座席管理と組み合わせた運用もできます。
料金は選択する機能や利用規模などに応じた見積もり方式で、初期費用は機器類や導入サポートを利用する場合に別途発生します。複数のオフィス機能をまとめたい企業にも向いています。
RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、iPadによる受付やQRコード受付、担当者への来客通知などに対応したクラウド型受付システムです。
導入を検討する際は、登録する社員数のほか、必要なオプション機能なども含めて費用を確認することが大切です。
特に、基本的な利用料金だけで比較するのではなく、自社で必要となる通知方法や受付方法を整理したうえで、実際の利用条件に合わせた費用を確認しておきましょう。
ラクネコ
ラクネコは、QRコード受付や来訪履歴管理、担当者への通知などに対応した受付システムです。
利用人数に応じて料金が決まる受付システムのため、料金を比較する際は、利用する人数に加えて、必要なオプション機能の有無も確認する必要があります。
受付方法や通知方法によって必要となる機能が異なるため、自社で想定している運用方法を整理してから総額を確認すると比較しやすくなります。
Smart at reception
Smart at receptionは、iPadを利用した無人受付に対応し、QRコード受付や来訪履歴管理、電話・メール・チャットなどによる担当者通知を利用できる受付システムです。
導入時にはサービスの利用料金だけでなく、受付に使用するiPadなど、運用に必要な機器についても考慮しておく必要があります。
また、利用する機能や受付方法によっても必要な構成が変わるため、自社の運用に合わせて見積もりを確認しておきましょう。
workhub Reception
workhub Receptionは、QRコードやパスワードによるチェックイン、カレンダー連携、担当者への来客通知などに対応したクラウド型受付システムです。
費用を比較する際には、基本的な受付機能だけでなく、カレンダーやチャットツールとの連携、スマートロックとの連携など、自社で利用したい機能を整理しておくことが重要です。
必要な機能を含めた場合の費用を確認し、受付業務全体をどこまで効率化できるかも含めて比較するとよいです。
なお、受付システム各社では、契約条件や利用する機能によって実際の費用が異なる場合があります。導入を検討する際は、各社の公式サイトや見積もりで最新の料金を確認しましょう。
受付システム導入で削減できるコストの目安
受付システムを導入すると、来客受付や担当者への取次ぎを自動化でき、人件費や対応工数の削減につながります。また、必要な機能を絞って段階的に導入すれば、システム自体の費用も抑えやすくなります。
ここでは、導入によるコスト効果と、費用負担を抑えるための方法を解説します。
人件費と比較したコスト効果
受付システムを導入すると、来客受付や担当者への通知を自動化できるため、専任スタッフを配置する場合と比べて人件費を抑えられる可能性があります。例えば、受付担当者1人にかかる年間負担を300万円と仮定し、システム費用が年間数十万円程度であれば、大きな差が生じます。
ただし、削減効果は来客数や有人対応の必要性によって変わるため、自社の人件費と受付業務にかかる時間をもとに試算しましょう。
来客対応業務の工数削減による効果
来客対応では、受付から担当者への連絡、案内までに数分程度かかるだけでも、件数が多ければ年間の工数は大きくなります。例えば、1件5分の対応を1日20件行う場合、1日あたり100分、月20営業日なら約33時間です。受付システムでチェックインや通知を自動化すれば、その一部を削減して本来の業務へ時間を充てやすくなります。
そのため、自社の来客数と対応時間を整理すれば、どの程度の工数を削減できるか把握しやすくなります。
スモールスタートで段階的に機能を拡張する
受付システムを初めて導入する場合は、必要最低限の機能から始め、運用状況に合わせて拡張する方法があります。まず1拠点や1台の端末から導入すれば、初期費用や月額料金を抑えながら、使いやすさや業務削減効果を把握できます。
また、実際の利用状況を見てから外部ツール連携や端末を追加すれば、使わない機能への支出も避けやすいです。費用対効果を見ながら段階的に拡張することで、自社に合う運用へ整えられます。
自社業務に本当に必要な機能に絞り込む
受付システムの費用を抑えるには、現在の受付フローを整理し、改善したい業務に必要な機能を絞り込むことも有効です。例えば、来客通知の自動化が主な目的なら、利用頻度の低い高度な機能まで最初から追加する必要はありません。
また、後からオプションを追加できるサービスなら、導入時は基本的な機能に限定し、利用人数や拠点の増加に合わせて拡張できます。必要性の高い機能へ予算を配分することで、無駄な支出を抑えやすくなります。
IT導入補助金やキャンペーンを活用する
受付システムが補助制度の対象ITツールとして登録されていれば、導入費用の一部を補助してもらえる場合があります。また、提供会社が初期費用の割引や月額料金のキャンペーンを実施している場合は、導入時の負担を抑えやすくなります。
ただし、補助制度には対象者や申請期間、対象経費などの条件があります。利用を検討する際は、最新の公募内容やサービス側の適用条件を事前に把握しておくことが重要です。
受付システムの費用に関するよくある質問
受付システムの費用を検討する際は、初期費用や月額料金だけでなく、無料で試せるか、利用規模によって料金がどう変わるかなど、気になる方も多いです。また、来客数や受付方法によって適したサービスも異なります。
ここでは、導入前に知っておきたい費用に関する3つの疑問へ回答しますので、参考にしてください。
初期費用0円で導入できる受付システムはありますか？
初期費用0円で導入できる受付システムはあります。例えば、初期工事を必要としないクラウド型では、システム自体の初期費用をかけずに利用を始められる場合があります。
ただし、受付に使うiPadなどの端末や周辺機器を新たに用意する場合は、その購入費が必要です。また、導入支援や追加設定、有料オプションで費用が発生することもあるため、利用開始までに必要な費用を含めて事前に総額を見積もりましょう。
無料で使える受付システムはありますか？
無料で試せる受付システムはあり、一定期間の無料トライアルを用意しているサービスもあります。無料期間中に実際の受付画面や通知方法を試せるため、自社の運用に合うかを判断しやすいです。
ただし、試用期間の終了後は有料契約へ移行したり、一部の機能に追加料金がかかったりする場合があります。無料という点だけで選ばず、利用できる期間や機能、終了後の料金まで把握しておくことが欠かせません。
受付システムはどのくらいの規模の企業から導入すべきですか？
受付システムは、企業規模だけで導入の必要性が決まるものではありません。従業員数が少なくても、来客対応によって業務が中断しやすい場合や、担当者への取次ぎに時間がかかっている場合は、導入による効率化が期待できます。
一方、来客数が少ない企業では効果が限られることもあります。そのため、社員数ではなく、月間の来客数や1件あたりの対応時間、受付業務の負担をもとに費用対効果を考えることがポイントです。
まとめ：受付システムの費用相場とコスト削減のコツ
受付システムの費用は、初期費用や月額料金に加え、端末代や外部ツール連携、サポートなどによって総額が変わります。そのため、表示価格だけで判断せず、自社の利用人数や拠点数、必要な機能を整理したうえで比較することが重要です。
また、必要最低限の機能から始めたり、利用状況に合わせて段階的に拡張したりすれば、無駄な支出も抑えやすくなります。導入前には追加費用や契約条件まで含めて見積もり、受付業務の削減時間や人件費と照らし合わせながら、費用対効果の高いサービスを選びましょう。
「Acall」は、iPadを活用した受付チェックインを通じて、来訪者の受付から担当者への通知、来訪履歴や入退館ログの管理までを効率化します。受付業務の省人化や来訪者対応のスムーズ化を支援し、企業ごとの運用に合わせた受付環境を整えられます。
さらに、受付画面のデザインをカスタマイズできるため、デザイン性を重視される企業様にもお勧めです。
まずはAcallの受付システム「受付チェックイン」のサービスページをご覧ください。