日々の業務で多くの時間を占める話し合いの場において、議論がまとまらず時間を無駄にしていると感じる場面は少なくありません。
参加者の時間を奪うだけでなく、組織全体の生産性を下げる要因にもなります。
中には、会議の進め方が分からないまま司会を任され、負担に感じている人もいるでしょう。
本記事では、スムーズな進行の基本手順やそのまま使える台本の実例を解説します。
空間やシステムの電子化によって非効率を解決する方法もお伝えしますので、自社の環境作りの参考にしてください。
会議の進め方が分からない原因と見直しの重要性
話し合いの場がスムーズに進まない背景には、共通する要因があります。
具体的にどのような要因が議論の妨げになるのか、以下3つを取り上げます。
- 目的や着地点の曖昧さ
- 司会進行役の不在
- 参加者の発言量の偏り
これらを改善することで、参加者全員が納得できる有意義な場を作れます。
目的や着地点の曖昧さ
話し合いの場で結論が出ない理由は、何を決めるための時間なのかが明確になっていないことです。
ゴールが不明確なまま集まると、参加者は何を話せばよいか分からず、ただの報告会や雑談で終わってしまいます。
たとえば、新しい企画を決めるのか、問題の解決策を探るのかによって、話し合うべき内容は変わります。
事前にめざすべきゴールを設定し、参加者全員に共有しておくことが欠かせません。
着地点を明確にしておくことで、意見のズレを防ぎ、限られた時間で納得のいく結論を導き出せるでしょう。
司会進行役の不在
議論を円滑に進めるためには、全体の流れを管理する進行役の存在が欠かせません。
進行役がいないと、声の大きい人の意見ばかりがとおりやすくなったり、話題が脱線して本来の目的から外れたりするおそれがあります。
誰が場を仕切るのかを決めておかないと、全員が受け身になりやすく、活発な意見交換は生まれにくくなるでしょう。
話し合いを始める前に、時間を管理して参加者の意見を引き出す担当者を1人決めておくことが求められます。
参加者の発言量の偏り
特定のメンバーだけが話し続けている状況は、多様なアイデアを生み出す妨げになります。
一部の意見だけで物事が決まると、ほかの参加者は当事者意識を持てず、決定事項への納得感も薄れてしまうでしょう。
たとえば、役職が上の人や特定の部署の意見ばかりが採用される環境では、ほかのメンバーは次第に発言を控えるようになります。
全員が平等に意見を出せるような雰囲気を作り、意図的に発言の機会を振り分ける工夫が欠かせません。
多様な視点を取り入れることで、質の高い決定を下せます。
会議をスムーズに進めるための基本手順
限られた時間で成果を出すためには、準備から終了後の対応まで一連の流れを整えておく必要があります。
会議をスムーズに進めるための4つの手順をお伝えします。
- 事前に会議の目的と議題を共有する
- 参加者を厳選して各自の役割を決める
- あらかじめ細かな時間配分を設定する
- 決定事項と次に取るべき行動を記録する
それぞれ見ていきましょう。
事前に会議の目的と議題を共有する
参加者が前もって話し合いの内容を把握できるよう、目的と議題を通知することが肝心です。
当日にはじめて内容を知る状態では、その場で一から考えながら発言することになり、質の高い議論が難しくなる場合があります。
何について話し合い、どのような結論を出したいのかを明確にした資料を前日までに配布しておくのが望ましいでしょう。
情報を読み込んでおくことで、各自が意見をまとめた状態で当日を迎えられます。
参加者を厳選して各自の役割を決める
話し合いの場には、その課題に直接関わる人だけを招集し、各自の役割を明確にしておくことが求められます。
人数が多すぎると意見がまとまりにくくなり、発言の機会が少ない参加者が増え、全体の生産性が下がりやすくなるためです。
進行役や書記、意思決定者など、誰が何を担当するのかを事前に決めておくことで、それぞれに責任感が生まれます。
議題との関係が薄い参加者は、参加の要否を検討し、必要に応じて議事録の共有で情報連携するのも1つの方法です。
適切な人数と役割分担をすることで、全員が主体的に参加する充実した場を作れます。
あらかじめ細かな時間配分を設定する
話し合いを予定どおりに終わらせるためには、議題ごとに細かな時間配分を決めておくことが欠かせません。
全体の終了時刻だけを決めていると、1つの話題に時間を使いすぎてしまい、後半の議題が議論できなくなるおそれがあります。
開始の挨拶に3分、状況報告に10分、意見交換に20分など、具体的な目安を設けておくことが効果的です。
進行役は常に時計を意識し、予定の時刻が近づいたら次の話題へ移るよう促すことが求められます。
時間を厳密に管理することで、間延びを防いで集中力を持続させられます。
決定事項と次に取るべき行動を記録する
話し合いが終わったあとは、決まった内容と今後の行動計画を記録して共有することが求められます。
口頭での確認だけで終わらせると、あとになって認識のズレが生じたり、誰が何をするのかが曖昧になったりするからです。
決定事項に加えて、誰がいつまでに、どのような作業を行うのかを明確に書き残すことが大切です。
作成した記録は、参加者だけでなく関連する部署にも速やかに共有し、情報の透明性を保つようにしましょう。
会議の司会進行でそのまま使える台本と例文
進行役に不慣れな場合、場の仕切り方に迷う人は少なくありません。
以下のようなフレーズを用意しておくだけで、心理的な負担が減り、余裕を持って場をまとめられます。
- 開始時の挨拶と目的確認の例文
- 意見を引き出したい場面での例文
- 議論を終えて結論をまとめる締めくくりの例文
これらの例文を自分なりにアレンジすることで、自然な進行へとつながります。
開始時の挨拶と目的確認の例文
話し合いの冒頭では、参加者の意識を統一するために、明るい挨拶とともにゴールを明確に伝えることが不可欠です。
はじめに目的を宣言することで、全員が同じ方向を向いて議論を始められるからです。
「時間になりましたので開始します。本日はお集まりいただきありがとうございます。本日の目的は〇〇についての方針を決定することです」といった言葉で始めるとよいでしょう。
あわせて、終了時刻や簡単なルールにも触れておくと安心です。
意見を引き出したい場面での例文
議論が停滞した際は、特定の参加者を指名したり、視点を変えたりする言葉かけが求められます。
参加者が発言をためらっているときに、答えやすい問いかけを行うことで、新しいアイデアが生まれやすくなるからです。
その際、以下のように問いかけるのが効果的です。
- 「〇〇の部署の視点から見て、この案についてどう思われますか」
- 「メリットについては出尽くしたので、懸念点についてご意見はありませんか」
発言に対しては肯定的な言葉を返し、話しやすい雰囲気を作りましょう。
適切な問いかけが、多様な意見を引き出すきっかけとなります。
議論を終えて結論をまとめる締めくくりの例文
終了時刻が近づいたら、これまでの議論を整理し、決定事項と今後の対応を全員で確認することが欠かせません。
最後に内容を振り返ることで、認識のズレを防ぎ、次の行動へとつなげられるからです。
「お時間も迫ってまいりましたので、本日の決定事項を確認します。〇〇の件はA案を採用し、〇〇さんに来週までに資料を作成していただく、でよろしいでしょうか？」のように伝えます。
全員の合意を得たうえで、感謝の言葉とともに終了を宣言しましょう。
会議の進行が上手い人が実践する効率化のコツ
基本的な手順に加え、議論を活性化させる工夫を取り入れることも効果的です。
進行がスムーズな人が実践する手法として、以下3つをお伝えします。
- 会議の時間を短く区切る45分ルールを導入する
- 意見を集約する枠組みを活用する
- 対面だけでなくWeb会議でのやり取りを工夫する
これらの方法を実践することで、組織全体の仕事の質が向上します。
会議の時間を短く区切る45分ルールを導入する
話し合いの時間をあえて短く設定することで、参加者の集中力を高め、無駄なやり取りを減らせます。
一般的に1時間で設定されがちな予定を45分に短縮すると、残りの15分を休憩や次の業務の準備に充てられるからです。
時間を区切ることで、「時間内に結論を出さなければならない」という適度な緊張感が生まれ、本題から逸れた雑談も少なくなります。
終了時刻の5分前にはまとめの段階に入るよう、進行役が意識して場を仕切りましょう。
意見を集約する枠組みを活用する
多様な意見を効率よく整理し、参加者全員の合意を形成するためには、議論の枠組みとなる手法を用いるのが効果的です。
漠然と話し合うだけでは、意見が対立したまま時間が過ぎてしまうおそれがあるためです。
たとえば、アイデアを付箋に書き出して分類する手法や、メリットとデメリットを書き出す手法などを用いると、論点が視覚的に分かりやすくなるでしょう。
ホワイトボードや共有の画面を活用し、出た意見を常に文字として残すことが求められます。
対面だけでなくWeb会議でのやり取りを工夫する
離れた場所にいるメンバーと円滑にやり取りするためには、オンラインならではの特性を踏まえた進行の工夫が求められます。
画面越しでは相手の表情や細かなニュアンスが伝わりにくく、発言のタイミングが重なってしまうことが多いからです。
発言時以外はマイクを切り、意見がある場合はチャット機能や挙手ボタンを活用するといったルールを設けることが効果的でしょう。
進行役は、対面のとき以上に画面越しの参加者へ、意識的に言葉をかける必要があります。
環境を見直して会議や働き方の非効率を解決する方法
進行の改善に加え、働く空間やシステムを見直すことで、非効率の解決につながります。
そのための具体的な方法を3つ紹介します。
- 座席を固定しない働き方を取り入れる
- 会議室の予約や運用の手間を省く
- 受付や入館の仕組みを電子化する
空間とシステムを最適化することで、従業員が本来の業務に集中できるでしょう。
座席を固定しない働き方を取り入れる
部署や役職にとらわれず、業務の内容に合わせて自由に働く場所を選べる仕組みを取り入れることで、社内の風通しがよくなります。
固定された座席では関わる人が限定されてしまいますが、毎日違う場所に座ることで、部署を超えた偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなるからです。
簡単な相談であれば、わざわざ話し合いの場を設定しなくても、その場ですぐに解決できることが増えます。
誰がどこにいるのかをシステムで可視化しておけば、業務の連携もスムーズに行えるでしょう。
会議室の予約や運用の手間を省く
空間の利用状況を把握し、無駄な空き時間を減らすためには、予約状況を一元管理できるシステムの導入が効果的です。
予定が入っているのに実際には使われない状態が続くと、本当に使いたい人が利用できず業務に支障が出ます。
開始時刻にチェックインされない場合は、空予約とみなして自動で予約を取り消す機能や、スマホから手軽に空き状況を確認できるシステムを取り入れましょう。
空間の利用効率を高めることで、場所の確保に費やしていた時間を削減できます。
受付や入館の仕組みを電子化する
来客対応にかかる手間を減らすために、入り口の案内業務を自動化するシステムの導入が求められます。
担当者がその都度電話で対応したり、担当者を直接探しに行ったりする仕組みでは、本来の業務が中断されてしまうからです。
タブレット端末を用いた自動の案内システムや、事前に発行した専用のコードで入館できる仕組みを取り入れることで、案内にかかる手間を省けます。
お客様をスムーズに案内できれば、企業としての信頼感も高まります。
まとめ：会議の進め方を改善して組織全体の生産性を高めよう
社内の働き方や環境を見直すことで、会議の質を高め無駄な時間を減らせます。
とくに次世代オフィスの実現には、適切なシステムの導入が不可欠です。
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