入退室管理システムとは？導入するメリットや選び方を解説

オフィスや会議室などのセキュリティを高めるには、人の出入りを正確に把握することが欠かせません。

そこで注目を集めているのが、「入退室管理システム」です。これを活用すれば、セキュリティ対策の強化だけでなく、業務の効率化や労働環境の適正化にもつながる可能性があります。

そこで本記事では、入退室管理システムの概要や種類、システムを導入するメリットなどを詳しく解説します。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、生体認証やICカードなどを活用して、いつ・誰が・どこに入退室したのかを管理するシステムです。セキュリティ対策の強化や業務の効率化といった観点から、多くの企業で導入が進められています。

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入退室管理システムの主な認証方法

入退室管理システムの認証方法には、いくつかの種類があります。ここでは、代表的な4つの認証方法を紹介します。

入退室管理システムの主な認証方法

• 生体認証
• ICカードやQRコード
• 暗証番号
• スマートフォンアプリ

生体認証

生体認証は、一人ひとりが持つ身体的な特徴をもとに本人確認を行う認証方法です。具体例としては、指紋認証や静脈認証、声紋認証などが挙げられます。

生体認証の大きな特徴は、ほかの認証方法よりもセキュリティレベルが高いことです。身体的な特徴は一人ひとり異なるため、他人に成りすまして生体認証を突破することは困難です。

ただし、生体認証は高性能である反面、導入コストが高くつく傾向にある点は念頭に置いておきましょう。

ICカードやQRコード

ICカードは、認証用のICチップが埋め込まれたカードです。専用の読み取り機にかざすことで本人を認証し、入退室した日時などの情報を記録できます。社員証やホテルのカードキーなどにも利用されており、カードをかざすだけで入退室できる手軽さが特徴です。

一方、QRコードは、従業員だけでなく来訪者の受付や入館管理にも活用できます。来訪前にQRコード付きの来館証をメールなどで送付しておけば、来訪者は受付端末にQRコードをかざすだけでチェックインできます。受付での氏名記入や担当者による確認作業を減らせるため、来客対応の効率化にもつながります。

ただし、ICカードやQRコードを利用する場合は、紛失や第三者への流出に注意が必要です。ICカードを紛失すると入退室できなくなるだけでなく、第三者による不正利用につながる可能性があります。QRコードについても、メールの誤送信や画面の共有などによって第三者に読み取られないよう、利用期限の設定や発行・失効の管理を適切に行うことが重要です。

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Acallの受付チェックインでは、来訪前にゲストへ送付したQRコードを、受付に設置されたiPadアプリ「Acall Reception」にかざすことで受付が完了します。ゲスト情報に加えて、アポイント時刻や利用する会議室、担当者などの情報も自動で記録されます。また、一定期間にわたって繰り返し来訪する関係者には、何度でも利用できるQRコードの定期パスを発行することも可能です。

QRコードで来訪受付を効率化する受付チェックイン

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暗証番号

入退室管理システムには、暗証番号を入力するタイプのものもあります。ドアに設置されているテンキーや専用の機器に番号を入れることで、ロックが解除されます。

この認証方法では、関係者に暗証番号を共有するだけで入退室の管理が可能です。ただし、番号を忘れると入退室できなくなる点や、第三者に番号を知られると不正侵入されてしまう点には注意が必要です。

スマートフォンアプリ

近年では、スマートフォンアプリを活用した入退室管理システムも増えつつあります。スマートフォンにインストールした専用のアプリを起動し、認証用の機器にかざすことで入退室できる仕組みです。

この方法であれば、関係者が持っているスマートフォンを入退室のキーとして活用できるため、導入時のコストを抑えられる可能性があります。

スマートフォンやQRコードで入退室を管理するゲートチェックイン

入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムを導入することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは、代表的な4つのメリットを紹介します。

入退室管理システムを導入するメリット

• 不審者・部外者の侵入を防止できる
• 不正や情報漏えいを防止できる
• セキュリティ対策のコスト削減につながる
• 勤怠管理を効率化できる

不審者・部外者の侵入を防止できる

不法侵入を未然に防げることは、入退室管理システムを導入する大きなメリットです。

入退室管理システムを導入すれば、関係者以外の出入りを制限できます。特に生体認証を導入した場合は、部外者が侵入してくる可能性を大幅に減らせるでしょう。

また、万が一不法侵入の被害に遭ったとしても、入退室の記録をさかのぼることで犯人を特定できる可能性があります。

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不正や情報漏えいを防止できる

入退室管理システムには、不正や意図的な情報漏えいを抑止する効果も期待できます。

近年、企業経営におけるコンプライアンスの重要性が高まってきています。SNSの普及に伴い、企業の不正やセキュリティ事故に関する情報が広まりやすくなっていることが、その要因の一つです。

企業の不祥事がSNSで拡散された場合、世間からの信頼を取り戻すことは容易ではありません。

その点、入退室管理システムでは、いつ・誰が・どこに入退室したのかを正確に把握できます。このことが、不正をはたらこうとする人への心理的な抑止力となるのです。

結果として、不正やセキュリティ事故を未然に防げるでしょう。

Acallのセキュリティへの取り組み

セキュリティ対策のコスト削減につながる

入退室管理システムの導入は、セキュリティ対策のコスト削減にもつながります。

入退室管理システムが普及する以前は、警備員が関係者の入退室を管理することが一般的でした。しかし、この方法には部外者の出入りを見落とすリスクがあるうえ、警備に係る費用が大きくなるというデメリットもあります。

対して入退室管理システムの場合は、入退室を高い精度で管理できるだけでなく、警備員を配置する場合と比べてコストを抑えられることがほとんどです。

勤怠管理を効率化できる

勤怠管理を効率化できることも、入退室管理システムを導入するメリットとして挙げられます。

入退室管理システムでは、従業員が特定の部屋にいつ入退室したのかを把握できます。これを活用すれば、従業員一人ひとりの労働時間を把握することも可能です。

また、入退室管理システムのなかには勤怠管理システムと連携できるものもあります。こうしたシステムを導入することで、勤怠管理の効率化や担当者の負担軽減につながります。

入退室管理システムの導入にかかる費用の相場

入退室管理システムの導入にかかる費用は、認証方法によって異なります。各システムの導入費用の目安は次の通りです。

入退室管理システムの導入にかかる費用の相場

上記の費用はあくまでも目安であるため、実際の費用はシステム会社にご確認ください。

なお、QRコードを活用して来訪者の受付を効率化できる「Acall」の受付チェックインについても、利用する機能やアカウント数、会議室数、必要な機器、導入サポートの有無などによって料金が異なります。具体的な料金については、Acallへお問い合わせのうえご確認ください。

受付チェックインの料金を確認

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入退室管理システムを導入する際の流れ

入退室管理システムを導入する際のおおまかな流れは、以下の通りです。

入退室管理システムを導入する際の流れ

1. 問い合わせ
2. 見積もり・セキュリティチェック
3. 契約
4. 仮運用・システム構築
5. 本運用開始

システム会社に問い合わせると、自社のセキュリティ対策に関する調査が行われます。その後、調査結果に基づいた契約内容と見積もりを提示されるので、問題がなければ契約を結びましょう。

契約したあとは、システム会社による仮システムの運用と本システムの構築が進められます。仮運用で問題が生じなかった場合は本運用が開始され、入退室管理システムを利用できるようになるという流れです。

なお、システム会社のなかには、見積もりの段階で無料トライアルを提供しているところもあります。「導入コストをできるだけ抑えたい」「契約前に使用感を確かめておきたい」という方は、そうした会社を選ぶのも一つの方法です。

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入退室管理システムを選ぶ際に確認しておきたいポイント

最後に、入退室管理システムを選ぶ際に確認しておきたい5つのポイントを紹介します。自社にとって最適なシステムを導入するためにも、一つずつ確認していきましょう。

入退室管理システムを選ぶ際に確認しておきたいポイント

• 認証方法が自社に合っているか
• どこに設置するか
• ほかのシステムと連携できるか
• 高い費用対効果が見込めるか
• サポート体制が整っているか

認証方法が自社に合っているか

どの認証方法を選択するかは、入退室管理システムを選ぶうえで重要なポイントです。

たとえば、「セキュリティレベルが高いシステムを導入したい」という企業には、生体認証方式の入退室管理システムが適しています。一方で「導入コストを抑えたい」という企業には、スマートフォンアプリで認証するタイプのシステムが向いているでしょう。

このように、入退室管理システムの認証方法は、自社の要望に合わせて決めることが大切です。

どこに設置するか

入退室管理システムを選ぶ際は、設置場所も確認しておきましょう。

入退室管理システムは、同じ認証方法でも設置の仕方が異なる場合があります。具体的には、扉に直接設置するタイプや、駅の改札のようなウォークスルーのタイプなどが存在します。

このことを知らずにシステムを選ぶと、想定外の工事が必要になったり、そもそも導入できなかったりするかもしれません。

こうした事態を避けるためにも、システムの選定時には設置場所を確認し、問題なく設置できるかどうかを検討する必要があります。

ほかのシステムと連携できるか

ほかのシステムと連携できるかどうかも、入退室管理システムを選ぶ際に確認しておきたいポイントの一つです。

Acallの会議室チェックインは、Outlook予定表やGoogleカレンダーと連携し、会議室予約を含めた予定を作成できます。普段使用しているカレンダーから会議室を予約できるため、新たに別のシステムへ予定を入力する手間を減らし、会議室予約を効率化できます。

また、Acall PortalからMicrosoft Teams会議を設定することも可能です。予約時にTeams会議を設定すると、会議URLが予約情報に自動で追加されるため、会議室の確保とオンライン会議の準備をまとめて進められます。

さらに、ビデオ会議デバイス「Neat」との連携にも対応しています。Acallで登録した会議室予約をNeat Padへ反映し、Neat Pad上でチェックイン・チェックアウトすることも可能です。会議室予約から実際の利用までをスムーズにつなげたい場合は、自社で使用しているカレンダーやWeb会議ツール、会議デバイスとの連携可否も確認したうえでシステムを選びましょう。

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高い費用対効果が見込めるか

入退室管理システムを選ぶにあたっては、十分な費用対効果が見込めるかどうかも検討しておくべきです。

入退室管理システムの導入には、初期費用と運用コストがかかります。こうしたコストをきちんと把握しておかなければ、金銭的な負担が大きくなり、経営を圧迫しかねません。

また、利用人数や設置する扉の数に対して、必要以上に高機能なシステムを選んだ場合も、コストが割高になる可能性があります。

導入目的や利用規模を明確にしたうえで、高い費用対効果が期待できるシステムを選ぶことが大切です。

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サポート体制が整っているか

入退室管理システムを選ぶ際は、サポート体制も確認しておきたいところです。

入退室管理システムに不具合が生じると、従業員が入室できなくなったり、セキュリティ対策に支障が出たりするおそれがあります。そのため、導入時のサポートだけでなく、運用開始後にトラブルが発生した際の問い合わせ窓口や対応時間、機器交換の可否なども確認しておきましょう。

Acallの導入・運用サポート

入退室管理システムは、いつ・誰が・どこに入退室したのかを管理するシステム

入退室管理システムとは、生体認証やICカード、暗証番号などを活用して人の出入りを管理するシステムです。セキュリティレベルの向上や業務の効率化といった効果が期待できるため、近年、多くの企業で導入が進められています。

導入を検討する際は、認証方法や設置場所、ほかのシステムとの連携可否、サポート体制などを踏まえて、自社に最適なシステムを選びましょう。

「シンプルで使いやすく、多機能なシステムを導入したい」とお考えであれば、 Acallの受付チェックイン をぜひご利用ください。専用のスマートフォンアプリに表示されるQRコードを認証機器にかざすだけで入退室を管理できるうえ、さまざまな外部ツールと連携し、業務の効率化を図ることも可能です。