オフィスに出社する目的を明確に。フリーアドレスの利点を活かし仕事の目的ごとにゾーンを再配分

座席が何カ所もあって、一人ひとりでその場所を予約するということはこのシステムにしかできない

コクヨ様にはTHE CAMPUSでもAcallを導入いただいてますが、ここ梅田オフィスでも座席と会議室にAcallのスポットチェックイン（ホテリング機能）を導入いただいてます。導入するきっかけはなんだったのでしょうか？

営業部隊の我々は自席を持ったことがなく、フリーアドレスっていうのは定着してました。しかし、誰がどこにいるかわからないとか、同じ人がいつも同じ場所に座っちゃうとか色々な問題はありました。それがコロナ禍でさらに浮き彫りになり、今まではその場対応でいけてたところが、みんなで運用していくとなるとやっぱりシステムでちゃんとルール決めて予約もできるようにしなきゃいけないねというのがここ数年の課題となっていました。

我々もそのようなシステムをいろいろ調べていたんですけども、幸いにもTHE CAMPUS（品川オフィス）でAcallを導入し、拠点が違ってもシステムは同じ企業でインフラとして統一することを優先すべきであり、またAcallは非常にシンプルで使いやすいというところもあったので、導入を決めました。

もう一つは、今までは総務が一生懸命みんなに啓蒙活動をして、スペース利用のルールを破っていたら注意していたのですが、それに頼るのも限界があるというのが見えてたので、やっぱり予約システムで運営するべきというところに踏み切れました。

会議室を予約するのは会議システムでなんとかできたのですが、Acallのように座席のスポットが何カ所もあって、一人ひとりでその場所を予約するということはこのシステムにしかできないことだな、と改めて感じました。

オフィスでしかできないことを見極めたスペースづくり

実際には社員の方に対して席数の比率はどのぐらいなんでしょうか？

予約不要の席や打ち合わせスペースなども含め、現在は在籍者は350~360人に対して6割の席数になってます。在籍者全員来たら当然座れない状態ですが、それはコロナ禍を経た出社率の低下と、元々このオフィスは営業拠点であるので外出する社員が多いというところでカバーしています。この6割というのは適当に決めている訳ではなくて、実際のある1日の時間帯でどれぐらい人が実際席を使っているかという調査や分析があった上での決定です。

もともと席は全部入れてなんとか100%ある時代が長かったです。コロナ禍以前は、スタッフ部門は会社でしか仕事できないということで、その人の席を全部固定席にして最後まで残しました。それがコロナ禍で首都圏および大阪の事業所を全部一旦閉鎖し、リモートワークのためにモバイル環境を渡しました。結果、コロナが少し収まってみんな会社出てきてもいいよって言っても、スタッフは誰も出てこなかった。で、なんやできるやん、と（笑）

それであれば、また出社してもらうスタッフの席を設けるのではなくて、もっと会社に来てしかできないこと…例えばコミュニケーションを中心とした新しい発想であるとか、人の育成であるとか、そういったものができるような場所を作るようになりました。なので、今はオフィスを広々と使えています。

オフィスの目的が明確になり、コミュニケーションや人の教育ということに特化したスペースとしてまた新たに作り直したんですね。

初めはコクヨファニチャーというメーカー側の営業部隊とコクヨマーケティングという販売会社が別々で動いていた会社を一緒にコラボレーションすることによって、もっとコクヨ全体の力をアップすることを目的に、同じこのオフィスに集まりました。

当初行ったのは、1社ごとにエリアを分けて、それを繋ぐ場所を設けるということ。

しかし、お客様の市場と企業ニーズが少し違うだけで事業としてやっていることは同じなので、やはり機能別で分けましょうということで、営業機能・設計機能・工事機能・スタッフ機能をそれぞれエリアを張って、そこの中で2社が一つで働こうということにしました。それを進めていった結果、マネジメントが繋がらないとうまくいかないという課題が浮かびました。現場同士が隣同士で座っていても、そんな会話にならない。

そんな中、コロナ禍というような特殊な環境に追い込まれリモートワークも可能になったので、今度は部門や職種でスペースを分けるのではなくて「何をするか」でエリアを変えていくことにしました。「何をするか」での分け方は、「自然に会話を引きだすゾーン」「Web会議専用ゾーン」「議論をするゾーン」というものです。

「自然に会話を引きだすゾーン」づくりで行ったことは、まず出社したら必ず話す相手を探して座る事。そうすれば、どの部門に属していようがその辺にぐしゃぐしゃっと固まり、出社率が低く普段顔を合わさない人間でも、とりあえず会社来たら一旦みんなに顔を合わせる場所ができます。今はその場所を大きなリビングルームとして使っています。リビングルームを使う目的はなんでもよくて、すごくゆるい空間を作ってます。

それ以外の目的を持って使う「Web会議専用ゾーン」「議論をするゾーン」はAcallとかを使って、ちゃんと自ら意思を持って予約して使う運用にしています。

導入時はスムーズに運用開始できましたか？

やっぱり大きな工事なしで、比較的簡単に導入できたというのは一番いいと思います。

心配だったのは、ここのオフィスは平均年齢46歳くらいの高さで、東京の若いTHE CAMPUSに比べるとITリテラシーがちょっと劣っているので、システムを入れても本当に使えるのかという心配があったんですが、やっぱり習うより慣れろで使えちゃうんですよね。使うと便利だからまた使うと。

コクヨという大きな自前のシステムの中で仕事してきた人間が、どんどんアプリっていうものに移行してきて、それの便利さと短期間で改善が重ねられること。これを多分みんな体感していると思います。

あとは、Acallでとれたログをどう使っていくか。どうAcallをうまく使って、これからの働き方に沿っていて、もっといい働き方の提案につなげていけたらいいかと考えています。「このスポットって全然人気ない、何が悪いか」とか「やたらこういうスポットは人気が高いからもっと増やしたほうがみんな働きやすいんちゃうか」とか。そんな風に使っていきたいな、という話をチームでしています。

使っていてよかったことはありますか？

使ってて嬉しかったことは、会議室のカラ予約がなくなったことです。今までの会議室は予約した人が来なくても、ずっと予約があるわけですよ。だから使えない。「一応予約取っとく」が多かったです。

座席においては、今までは目的と場所がミスマッチのまま使うということもあったと思うんですけど、予約制にすることでその時の仕事に合わせてどこを選ぶかを自分で考えるということは定着してきました。

まだ予約制にしていないWeb会議エリアもありますが、全部予約制にした方がいいかもしれないですね。だいぶ意識が変わると思います。

ここからは実際にAcallを頻繁に使われる社員の落合様と我妻様へお話をお伺いします。

我妻様（写真左）落合様（写真Web）

落合様（設計）

Acallの使用率一番ということで、今私が一番驚いているんですが、たぶん原因はわかってます。コロナ禍っていうこともあり、基本的には会議は全てWebで行なっているので、出社すると必ず1回以上はWeb会議ブースを予約して利用しているからですね。

毎日使わせていただいてて何が便利かというと、前日や会社に行く途中の電車の中でスマホで空きを見て予約が取れるところです。時間変更も簡単に変更できるのも便利です。

やっぱり、Web会議は囲いがあるブースでやる方が音の問題もなく機能的ですし、集中できます。時々予約が埋まっていて、止むを得ず普通の席でやることがあるんですが、やっぱり前に携帯電話でしゃべっている人がいたらミュートしなきゃいけないとか、悪環境になってしまうので、Web会議にはWeb会議ゾーンの環境が適していると感じます。

防音パネルで囲われたブース席

我妻様（営業）

私も東京の案件でお客様と週2回定例会議をしているので、Web会議をブースの席で使うことが多くあります。

Acall使っていていいなと思うところは、出社しながらとか営業から帰りながらとか、電車の中でスマホから予約できるのはすごい使いやすいと思います。

もう一つの利点としては、会議じゃなく立ち話しているときに、どっか場所とって話そうかとなっても、その場でQRコードですぐにチェックインできるのがいいなと思います。

ただ結構予約が埋まってしまうことも多いので、当日の朝に予約状況を確認して、使いたい席が空いてなかったら在宅でいいか、となります。

逆に予約状況を見て出社しようかな判断をしていただいているということですね。ありがとうございます。
最後に、もっと快適に使っていただくための改善の要望はございますか？

今でもたまにチェックインを忘れることがあるので、会議前と会議終了のリマインド通知があるとすごくいいなと思います。

一番こうだったらいいなと思うのは、Web会議のブースだけで絞り込むとかできたら、もう少しサクサク予約しやすいかなと思います。Web会議エリアは全部で15ヶ所あるのですが、空きを確認するとなると全部見なければいけないんですよ。今から使いたいときに検索機能がないのは不便です。

Acall MobileのUIはもっと改善の余地があると思っているので、引き続き社内で協議いたします。

ある意味、本当に適材適所の方がいいですよね。2019年ぐらいまでは当然のようにオフィスに来て、何も考えずじゃないですけど、普通に今日どこにしようかなぐらいやったのが、今は家でも当たり前に働くようになりました。業務に合わせて働く場所を選択できて、働き方として大きく変わりました。

働き方の変化に合わせたオフィスづくりの変遷をお伺いできました。本日は貴重なお話、ありがとうございました！