経験を拡張する新しい働き方。THE CAMPUSで実験・実践。
ファニチャー事業本部 ワークスタイルイノベーション部 伊藤 毅様（写真右） 情報システム部 東京ビジネスシステムユニット 中村 翔様（写真中央） 情報システム部 ワークスタイルソリューションユニット 小野寺 智也様（写真左）
- 利用機能
- 連携サービス／ツール
- 働き方
- 導入背景
- スマホファーストで働き方DXを推進したい
- それぞれ単機能ではなく拡張していくことでさらに利便性が向上できる
- 働く場所の選択やABWの推進のためオフィス内での施設利用ログを取りたい
自社オフィスだけではなく、お客様や地域の方々への開放スペースも有するコクヨ株式会社のTHE CAMPUS。その中のオフィスエリア“LIVE OFFICE”では、コンセプトに掲げた「経験を拡張する」という新しい働き方を実現するために各フロアに明確な機能を割り振ったABWを採用しています。ABWにおけるホテリング（座席予約機能）や会議スペースのチェックインなど、先進的なオフィスにおけるAcallのご活用について、お話を伺いました。
コクヨ様では、Acallの多くの機能をお使いいただいています。座席予約ができるホテリング機能、会議室予約とチェックイン、受付チェックインなどAcallの様々な機能とともに、他社様のツールも複数活用し、まさにスマートオフィスというような印象です。
Acallを導入いただいたきっかけは何だったのでしょうか。
コクヨではもともとコワーキング機能を持ったオフィスを作る計画がありました。ところが、新型コロナウイルスの影響で人々の働き方に変化があり、計画を変更することに。その結果生まれたTHE CAMPUSは人々の出会いと共創をサポートするだけでなく、「働く」に関する課題をデジタルで解決するための実験・実践の場所としても機能することになりました。
その中で「スマホファースト」の考えは特に大事にしたいと考えています。座席利用や会議室予約、来客通知の受け取りなどをスマートフォンから行えるようにできたらと考えていたところ、Acallを知りました。
スマートフォンの活用を含め、導入検討の際にはどんなところに注目してサービス選定を行いましたか。
2011年の東日本大震災を経て、これからの働き方はクラウドサービスやスマートフォンを活用することが増えるだろうと実感しました。それは、PCやオンプレミスのシステムだけに依存しない仕組み作りが重要だと考えていました。
Acallはスマホアプリ（Acall Mobile）の利便性や、Googleなど他のクラウドサービスと連携できることが強みだと思います。会議室、来客対応、個人席予約などを単機能として使うのではなく、拡張していくことでさらに利便性が向上できる部分に魅力を感じました。
また、DXや新型コロナウイルスの影響による働き方の変化（ワーク・トランスフォーメーション）の中でセンターオフィスの役割が変わってきています。IoTやホテリングなどの予約システムによる位置情報の見える化も重要だと考えています。Acallのホテリングにはサイネージ機能があり、見える化をする上では欠かせない要素だと思います。
実際にAcallを導入し、使い始めてからはどんな変化がありましたか。
まずホテリング（座席管理）については、空席を探すために活用している人が多いです。事前予約しなくても、エリアにあるサイネージで空席確認ができます。導入前と比較すると、個人ワークをするにあたっても自身の業務内容にあった環境・執務スペースを選んで働くという意識付けがされているように思います。また、人気があるエリアが可視化されるのもいいところですね。
社内から特に好評なのは、会議室予約です。以前の運用ではグループウェアで会議室予約をしていたので、いちいちPCを開く必要がありましたが、今はスマホから予約が可能になり、便利になりました。会議室の前に行かなくても空き状況がわかるし、移動中の隙間時間で会議室予約ができるようになりました。すぐに会議室を使いたいときにも、Acall Mobileから即チェックインしたり予約確保したりできるのはいいですね。
会議室予約機能の中で、予約時間から15分経過しても入室が確認されない場合に予約を自動開放する機能がありますが、この機能のおかげで社内の会議リソースがより有効に使えるため気に入っています。
今後のAcall活用についても教えてください。
Acallや別のサービスを利用して、オフィス内での施設利用や行動のログをとっています。職種や設備などの項目によるマッチングを分析し、働く場所の選択やABWの推進ができるようにフィードバックをするという形で活用していきたいと考えています。社内の動きやイベント、緊急事態宣言などの変化が働き方へどう影響するのかも読み取ることができるのではと期待しています。
各座席に二次元コードを設置し、Acall Mobileで読み取ってチェックイン
最後に、THE CAMPUSにおけるワークスペースのこだわりについて教えていただけますか。
新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及し、オフィスの役割が変化しています。オフィスでは、さらなる創造性の向上や、安心安全でコミュニケーションがとれることが重要になっています。オフィスしかできないことを追及してお客さまにも訴求できるようにする、その実験・実践をする場所がTHE CAMPUSです。
その中でも特に4つの分野での経験拡張が重要だと考えています。「てきぱき（WORKING）」「わくわく（INNOVATING）」「いきいき（WELL-BEING）」「のびのび（LEARNING）」の経験を拡張するため、フロアごとに機能を明確にしたABWを採用や、ホテリングやIoTを活用したロケーション分析などの取り組みをしています。
自社だけではなく、お客様や地域の方々にもご利用いただけるエリアを併設しているので、働くこと・暮らすことをより豊かにできるように探求し提案をする役割を果たしていきたいと考えています。