人材サービス業として多様な働き方のモデルに。制度導入後に離職率が大幅に低下

人材サービス業として多様な働き方に悩む人の相談相手に

とても早い段階でリモートワークを導入されたのですね。

2016年からフリーアドレス制度を開始し、そのあとすぐにリモートワーク制度とフルフレックスタイム制度を導入しました。その理由は2つあります。

ひとつは、人材サービス業でリモートワークや複業で働く方のご紹介も行っているので、まずは弊社がモデルにならないといけないという想いがありました。当時は特に、リモートワークや複業は新しい働き方だったので、求職者や企業の方から相談を受けることがよくあったんです。そんな時に、わたしたちが新しい働き方を取り入れていないと相談相手になれない。当時は同業他社もそういった働き方は取り入れてなかったので、事業戦略上で大きな強みになるだろうという側面もありました。いまでもお客様から「どうやってるの？」と聞かれることも多く、よい相談相手になれているのではないかと思います。

ふたつめは、社員の平均年齢が上がったことです。もともとは20代が多い会社だったのですが、徐々に年齢が上がり家庭を持つ者も増えてきて、出社ありきの働き方に限界が見えてきました。そんな社員達が長く働けるように環境を整えました。

コロナ禍で変化した働き方に合ったオフィスづくりを

Acall導入の背景について教えてください。

2020年にはじまったコロナ禍を機にグループ会社も同じオフィスになり、席が足りなくなりました。出社して席がない状態が発生すると業務に支障が出てしまうので、それを解消するためにホテリング（座席予約）サービスを探し始めたのがきっかけです。

また、オフィスのリニューアルも理由のひとつです。コロナ禍を機に全ての会議が対面からオンラインに変わり、Web会議がすごく増えました。自席でWeb会議をしていると、他の社員が後ろを通ったり、周りの声が入ってきてしまうんですよね。社員からも営業活動に支障が出るという声が上がり、パーソナルスペース設置を含めてオフィスをリニューアルすることになりました。集中エリアとコミュニケーションエリアに加えてパーソナルスペースを設置したので、社員が業務に合わせて選べるように座席を予約する必要が出てきたんです。

オフィスリニューアルはどのような点にこだわりましたか？

集中エリア・コミュニケーションエリア・パーソナルスペース設置をはじめ、広さと快適な環境にこだわりました。開放感があるレイアウトや、長時間座っても疲れにくい椅子に加えて、外部モニターも多く設置しました。ノートパソコンだけだと姿勢が悪くなってしまうので健康面でも役に立っているのではないかと思います。特に外部モニターは業務がはかどると好評です。

季節に合わせて彩られたコミュニケーションエリア

窓に面した集中エリア。長時間座っても疲れない椅子を設置。

Web会議に適したパーソナルスペース

受付システムと連携できるホテリング（座席予約）を探していた
導入の容易さも決め手に

Acall導入の決め手はどのような点でしたか？

もともと受付システムを入れていたので、それと連動できるものを探していました。他のサービスもいくつか見てみたのですが、受付システムとホテリング（座席予約）を連動させることができるのはAcallさんだけだったんです。用意する機器が少なくて簡単に導入できる点も大きかったです。

Acall導入で自分に合った働き方が実現
他部署とのコミュニケーションも容易に

Acall導入後はどのような変化がありましたか？

座席を事前に予約することで、自分のスケジュールに合わせて出勤できるようになったのが一番大きな効果ですね。同時に、社内でのコミュニケーションも取りやすくなりました。グループ会社と同じオフィスになったので、隣に座っている人が誰かわからないことがあるのですが、Acallがあれば、隣の席に座っている人の顔と名前を確認して話しかけることができます。顔写真を登録して顔・名前・所属が全部わかるようにできるのは、とても便利だなと思います。PCで会社全体の座席が見えるので誰がどこにいるかわかるのもいいですね。

受付に関しては、Acall導入前は商談やミーティングをしていると電話が鳴っても出られないことが多く、来社したお客様を受付で待たせてしまっていたんです。弊社は人材サービス業なので、コロナ禍以前は求職者や企業の方の来社が多く本当に困っていました。また、弊社は社員同士の対面コミュニケーションも大事にしているので、出社へのハードルを下げる意味で、出社した人に余分な負担をかけない点も助かっています。

社内浸透で気をつけたことはありますか？

社内浸透はスムーズでしたね。導入後1ヶ月は座席予約した人がチェックインを忘れて予約が自動キャンセルになり、席が空いているものだと思って別の人が予約してしまうトラブルがあったのですが、「チェックインして」と言い続けて運用を徹底しました。実際にチェックインを忘れると自分自身が困るので、今では習慣になっています。

UIがシンプルなので「慣れていく」という感覚もなく最初から使いやすかったです。来客時には、携帯にショートメッセージが届く運用にしていたのですが、途中からチャットツールのChatworkに受付通知が届く運用に移行しました。今はFaceTimeと連携したらどんな感じなんだろうと思って管理部で試験運用しています。ショートメッセージ通知からChatwork通知への移行も簡単でしたし、試験運用も気軽にできるところがいいですね。

コミュニケーション活性化を目的に複数の制度を導入

働き方において他に取り組まれていることはありますか？

コミュニケーション活性化において主に3つの取り組みをしています。

1つ目は、定期的に”出社しよう月間”を設けています。リモートでもコミュニケーションをとることはできるのですが、対面は対面の良さがあるので、出社するメリットを感じてもらわないといけないなと考えています。今月はちょうどその取り組みをしていて、6〜7割の社員が出社しています。やっぱり、ふとした時に近くの人と気楽に話せるのは対面の良さだなと思います。

2つ目は、部署を超えてコミュニケーションをとることを目的とした、趣味のサークル制度です。サークル活動には会社から一定の補助金を出していて、現在ではスポーツやグルメなど6つのサークルがあります。サークルを通じて他の部署の方と話す機会が増えるので、業務面でも連携しやすくなったという声も多いです。

3つ目は、褒め合う文化をつくる目的で、半期に1回のスパンで投票制の表彰制度を設けています。自らが考え行動した取り組みをみんなに知ってもらうための機会で、各自エントリーしてみんなで投票しています。最終的には順位を決めるのですが、そこが目的ではなくて「良い取り組みを共有しようね」という雰囲気づくりを意識しています。

制度導入後、離職率が大幅に低下
フルリモート前提の採用でチャンスが広がった

採用面での影響はありますか？

前はリモートワークを週3日の上限としていたのですが、コロナ禍になって条件を撤廃しました。現在もコロナ禍以降の条件で運用を進めていて、フルリモート前提で地方での採用も進めています。最近も地方在住の優秀な方を採用することができました。場所にとらわれない前提だとチャンスが広がるので、採用の観点でも多様な働き方を進めてよかったなと思います。

社員の定着にも影響はありましたか？

制度を導入してから離職率が25％から5％に下がりました。会社がどんなに魅力的でも日々の仕事の相性が悪ければ離れていってしまうので、オフィスの環境面やツール活用に加えて、さまざまな制度を導入する際には社員にとっての居心地の良さを重視しています。その結果、会社への愛着が高まってくれると嬉しいですね。

パフォーマンスを発揮する働き方は十人十色。制度導入で自律的な文化に

さまざまな制度を推進してこられて、働き方と生活はどのように変化しましたか？

病院の通院や役所に行く用事を昼にすませることができるようになるなど、フレックスとテレワーク制度を導入してから日々の小さなストレスが改善されたという声が多いです。制度を導入した当初は新しい働き方に戸惑ったのですが「この日は集中したいから自宅でやろう」とか「コミュニケーションを取りたいから出社しよう」と考えるようになり、自分で時間の使い方を決めて行動するようになりました。

会社は最終的に成果で評価するので、テレワークやフレックス制度を多用しても年間で成果を上げていれば会社としても問題ありません。会社に決められた働き方で仕事をするのではなくて、自分で時間を決めて仕事の成果を出すやり方はこれまでの働き方と大きく違うなと感じますね。

パフォーマンスを出しやすい働き方は人それぞれだと思うんです。朝型・夜型の人っていると思うのですが、例えば夜型の人が朝早く出勤しても集中できなくてボーッとしてしまったり、ずっと誰かと雑談していることもあると思うんです。それであれば、夜型の人は午後から勤務開始することを定着させると本人もパフォーマンスを発揮できるし、周りの人も遅い時間にくることがわかっていれば仕事も進めやすくなると考えています。自分らしい働き方をすることで、自分らしさを発揮できる環境にしたいですね。

性善説な方針で社内の雰囲気も寛容に

大きな変化ですね。会社の文化も変わったのではないですか？

社内の雰囲気も寛容になりました。フルフレックスだと遅刻の概念がないので、会社に着いた時間にスタートすればいいですし、他の人のちょっとした休憩が気にならなくなったのではないかと思います。本当に小さなことなのですが、例えば朝9:30に一斉にスタートとなると、人によっては、勤務しながら朝ごはん食べている人とかが気になっちゃたりして。そういったことがなくなって本当に寛容になりました。フルフレックスにしてから、成果を上げる前提で、それぞれのリズムを自分で判断してやる文化になったのはとても良いことだと思います。

性悪説にしてしまうと会社の雰囲気も悪くなりますし、システムで監視をすると、社員も信用されていないと感じて会社に対してネガティブな感情が生まれてきてしまうと思うんです。なので、会社の方針としても性善説でいくことにしていて、代表からも「信用してるからね」と折に触れて社員に発信するようにしています。

それぞれのカラーで進化する組織づくりを

今後はどのような働き方を目指していますか？

フルタイムなどの時間単位で考える働き方から、ジョブ型になってきているなと感じます。弊社は複業OKなので弊社の業務は週3日やって残りは複業する社員が出てきても面白いですね。そういった働き方を否定せずに認めていけるようになれるといいなと思います。そうすることで、みんな同じカラーではなくて、さまざまなカラーを取り入れて、繋がりや知見を活かして進化する組織が理想的ですね。

多様な働き方をいちはやく取り入れているＲＤサポートさんならではの取り組みや社内での変化は、これからの働き方において指針となりそうですね。本日は貴重なお話をありがとうございました！