一人一人が自分に合った働き方ができる環境整備で従業員エンゲージメントが向上
事業開発部 部長 青田 啓吾様（写真左） 人事総務部 課長 齋藤 寛子様（写真右）
- 利用機能
- 連携サービス／ツール
- 働き方
- 導入背景
- 移転とフリーアドレス化を機に従業員全員分の座席を必要にしなくなった
- 自由に働きながらエンゲージメント向上やコミュニケーション活性化を目指したい
不動産の開発・運営管理をてがけるサッポロ不動産開発さまは、「まちづくり」を通して「豊かな時間」と「豊かな空間」をつくり、育むことで持続可能な地域社会づくりを目指しています。 同社の目指す未来に向けて、多様な働き方の実現に取り組まれている人事総務部の齋藤さんと事業開発部の青田さんに、Acall導入の背景や導入後の変化についてお話を伺いました。
一人一人が自分に合った働き方ができる環境をつくり、コミュニケーション活性化とエンゲージメントを向上させたい
本日はありがとうございます。さっそくですが、Acall導入の背景について教えてください。
2021年11月のオフィス移転を機に検討をはじめました。移転する背景はいくつかあり、まずは、働き方を柔軟にしながら一人一人の働き方にあった場所を自律的に選んで仕事をできるようにしたかったということ。次に、コロナの影響で出社制限があったこと。そして、2017年から働き方改革としてリモートワークも推進してきたので、従業員全員分のスペースを確保する必要はないよね、という側面もありました。
一人一人が自由に働きながら、会社に対するエンゲージメント向上やコミュニケーション活性化を目的として考えると、制度などのソフト面を整えると同時に、なんらかのテクニカルなツールでのサポートが必要だろうと考えました。
誰がどこで働いているのかをその場にいなくても見えるようにしたり、コロナ禍での来客応対を標準化するなど、いろんな要望に対応できるツールはないかなと探し始めたのがきっかけです。
フリーアドレス化と同時に席数を従業員数よりも少なくする企業が最近増えていますが、御社にとって大きな決断だったと思います。差し支えなければ、その理由を教えてください。
一人一人が自分にとって最も生産性の高い場所を自律的に選んで働くことを前提とすると、必然的にリモートワークが多くなるという予測が一番の理由です。また、コロナ禍で出社制限を設けても、オフィスに座席があったら出社してしまう。これまで出社が当たり前だったので、そうなってしまうのは仕方のないことだと考えています。
そういった背景があり、オフィスのスペースを削ることにしました。そうすれば、例えば100坪あったオフィスが50坪になれば50坪分の賃料がいらなくなるので、その分をサテライトオフィスの利用料として補填し、本当に人それぞれにあった場所で働ける環境づくりにできるというのも大きな理由でした。
奥はセキュリティカード認証で入室できるデスク（セキュリティ）エリア、手前は社外のお客様も入室可能なシェアエリア。それぞれのエリアのつながりを感じられるオフィス。
人が集まることを想定した円形のワークスペース。生ビールサーバー付きのバーカウンター機能を備え、社員懇親で活用している。
課題をワンパッケージで解決できることが決め手
顔写真を載せられるのも魅力
各社ツールとの比較の上で、Acallを選んでいただいた決め手はどのような点でしたか？
私たちが目指す働き方を実現するとオフィスに来ることが前提ではなくなるので、オフィスマップのようなもので、いつ、誰がオフィスのどこにいるのかが見えたらいいなと思っていたところ、Acallでできることがわかりました。
顔写真を載せられるのもとても魅力に感じました。名前だけだと無機質な感じもしますし、別事業場から異動をしてきたり、新たに入社してきた人にとっても、元々いるメンバーにとっても、顔と名前が一致しないとコミュニケーションも取りづらいですよね。
人事総務部は当番制で部のメンバーの誰かが毎日出社をする中で、郵便物の受け取りや電話の取り次ぎなどの庶務的な業務に取られる時間を徐々になくしていきたいと考えていました。外線電話を廃止しても、お客様の来社時には対応が必要ですし、担当者が近くにいないと探すのに手間取ったりして、担当者に直接つながる受付システムがあればいいなと考えていました。それぞれの機能を別々に提供されているソリューションはあるのですが、それらをワンパッケージで使えるところがいいなと思いました。
社内での浸透面でも、ツールが分かれているとそれぞれのツールに対する教育が必要になります。仮にそれぞれのツールがSSO（シングルサインオン）だったとしても、同じように操作できる方がやっぱり使いやすいですね。
では逆に何でもかんでもAcallに集約されればいいのかというとそれも違うと思いますが、目指したい世界観を実現するために必要なツールはできる限り集約されていると、社内浸透の面やユーザーの使いやすさの観点でいいと思います。
従業員意識調査でエンゲージメントスコアが向上
帰属意識やモチベーションも同時に上がりました
Acall導入後はどのような変化がありましたか？
従業員意識調査において、2021年の移転前よりも2022年の移転後のスコアが伸びました。エンゲージメントのスコアが上昇し、グループ内でもトップクラスのエンゲージメントスコアになりました。また、帰属意識やモチベーションに関する項目も同時に上がったのは、今回のオフィス移転の効果が一定あるのではと感じています。
AcallやAcallとの連携が欠かせないLINE WORKSなどツールの活用や、全従業員へのスマートフォン支給、コミュニケーションが活性化されるオフィスのレイアウト作りに加え、制度面でも環境を整えたことが先程のエンゲージメントスコアに繋がっていると思います。
必ずしも全てがオフィス移転によるものではないですが、こういった取り組みはグループ内でも我々不動産部門が率先してやっていこうとしているので、グループ内で先んじて新しいオフィスのあり方を実現できたのは本当に嬉しいですね。
あとは、部署間の壁と言いますかセクショナリズムのようなものはなくなってきたように感じます。それには、制度やツール、オフィスなどさまざまな要素がありますが、風通しが良くなったなと感じます。
人事総務部では半分くらいのメンバーがフルリモートで勤務をしていますが、顔を見ないとあまり馴染めないかと思っていたものの、チャットやメール等々でのコミュニケーションは非常に密で、リアルで会わなくてもコミュニケーションを図れることが、最近よく分かりました。
オフィスではオフィスの気づきがあり、自宅では自宅のコミュニケーションの取り方があって、本当に働き方を柔軟に考えられるようになりました。
コロナになって生産効率が下がったと聞きますが、個人的な実感としては生産効率は上がっていると思います。自分が最大限のパフォーマンスを出すための場所や時間を主体的に意識するようになりました。やっぱり一人で集中して仕事をしたい時はオフィスに来るのは逆効果にもなりますし、オフィスでは偶発的なコミュニケーションが活発になる傾向にあると思います。一人一人が自分に合った時間と場所でどう仕事のスケジュールを組むのかという面においても考え方が柔軟になってきているのではないでしょうか。
Acallの座席予約システムでも「次に出社する時は、あの人と色々な話をしたいから、近くにいこう」とか、そういった偶然ではないけれど偶発的な感じで他のチームの方と話すきっかけを作ったりしています。話しやすくなる場所を意識したオフィスレイアウトも影響していて、たわいもない雑談やコミュニケーションを通してアイデアが生まれていると思います。社長室を作っていないので、社長と従業員の距離も本当に近くなりました。
あと、改革をするぞという大きな経営層の意志があって、一般的な企業であれば承認が得られないところも「やろう！」となり、働き方にしても、業務のあり方一つにしても「変わっていこう、自分達が変えられるんだ」という全体感が作られていることもエンゲージメントスコアに繋がっていると思います。
Acallで個人的に好きなところはありますか？
顔写真を設定できるのが好きですね。入社したばかりの時に社員の顔と名前が一致しないことがあると思うのですが、顔写真があると社内に馴染みやすくなるなと思っています。デザインも可愛いですし、非常に気に入っています。
設計面でも、こういったシステムは全部フルオーダーで作るわけではないと思いますが、Acallでできることを組み合わせていって当初のイメージ通りに着地することができました。その作業自体も比較的簡単で、使い勝手がすごく良かったですね。カスタマーサクセスにサポートしていただいたこともあって、設計しやすかったです。
社内浸透で気をつけたことはありますか？
まずは体験してもらって、「あ、これいいね、便利だね」と感じてもらうことを意識しました。サポートのメニューを組んでいただき、いただいたマニュアルをひな形として使いながら社内のルールに合わせてアレンジして、従業員に実際にPCやスマートフォンを操作してもらいながら操作方法を共有しました。
導入当初は新しいツールの利用に戸惑うメンバーもいましたが、操作方法さえ理解できれば問い合わせ等もほどんどありません。チェックインも本当に簡単で、スマートフォンでQRコードをピッと読み取るだけなので（笑）実際に直近で6名新しいメンバーが異動してきたのですが、Acallに関しては問い合わせを受けることはなく、直感的にわかりやすいツールだと思います。
ツール活用やオフィスづくりに加えて、制度を整えていくことが重要
制度はボトムアップ型で決定して段階を踏んで定着
経営ビジョンをもとにつくられた5つの行動指針
最後に、御社の制度について教えていただけますか？
2017年にグループ全体で働き方改革をはじめました。それ以前も在宅勤務制度はあり、月4回までのリモートワークができましたが、前月までの申請が必要かつ勤務場所が自宅限定だったため、あまり浸透はしなかったです。
働き方改革が急速に進んだのは、やはりコロナの影響による行動変容が大きく、今はコアタイムを廃止したスーパーフレックスでフレキシブルタイムは5時から22時となっています。その間であれば1時間勤務の日があっても、他の日に多く働いて調整ができます。例えば、朝は5時から7時まで働いて、その後お子さんを保育園や学校に送り出してからまた働くことができるので、子育て世代には使い勝手の良い制度ではないかと思います。時間単位で使える有給休暇も好評ですね。
これまでに比べて、出産後に復職したいという人が増えました。出産した人が率先して制度を活用することで、自由な働き方を目にした男性社員にも制度が浸透していったというのもあります。
今最も力を入れているのは、経営ビジョンを叶えることを目的とした従業員の意識改革です。このビジョンプロジェクトでは経営ビジョン「ひとから、まちを、はぐくむ。」に基づく5つの行動指針を掲げて、日々の業務の中で体現しています。
ビジョンプロジェクトは約1年間のスパンで回していて、第一期は「経営ビジョンに基づいた行動指針を作ること」、第二期以降は「定着」をテーマにリモデルを進め、現在は第四期になります。
第一期の「指針づくり」では、トップダウン型ではなくてボトムアップ型になるよう、メンバー同士のワークショップなどを繰り返しながら、言葉のチョイスを含め進めました。
第二期から今の第四期は「定着」をテーマに進めています。何らかの指針を作って終わりにすると、「よくわからずにプロジェクトができて、よくわからずに変わってました」で終わってしまうので、自然と行動に移せるように定着に時間をかけることはすごく重要だと思っています。5つの行動指針に対して、どう自分が行動するのかを部署単位や少人数チーム単位で、話し合って意識するとともに、インセンティブなども設けることで、行動を促す制度づくりをしています。
例えば、社内の誰かに業務上のお願いをして、それに対して何らかのアクションを起こしてくれた時に「その行動は5つの行動指針の中の●●だよね。とても助かりました、ありがとう」というように具体的な行動を賞賛するコメントを添えて、感謝の気持ちをサンクスポイントという可視化したポイントで贈り合う制度があります。サンクスポイントの受け取りポイントが多い人を月間や半期で表彰しています。
そうすることで「あの行動は大事だよね」「あの人素敵だよね」となりますし、それをみんなに見える一つのプラットフォーム上で行うことで、行動指針に基づいた行動をとっている人を褒め合う文化にしています。今は、これをいかに当たり前にするかを課題にして定着を進めています。
ツール活用やオフィスづくりがハード面だとすると、制度はソフト面。どちらか一方だけでは不十分で、ハード面・ソフト面の双方の環境を整えることが重要だと考えています。