32室の応接室を止めない仕組みとは、
総務主導で実現した応接室運用の最適解

会議が滞らないオフィス環境を整える 

Acall導入を検討された背景を教えてください。 

きっかけは、以前利用していたシステムが、私たちの運用方針に沿った形では使えなくなると分かったことでした。IIJの本社では、社内利用だけでなく社外の方を迎える会議も非常に多く、応接室が止まることは、そのまま業務停滞につながります。 応接室予約、当日の利用状況、通知の仕組みまで含めて、応接応対がスムーズに進む環境をどう維持するか。総務課として、改めて応接室運用全体を見直す必要がありました。 

32室の応接室を支える総務の現場力 

普段はどのような体制で応接室を運用されているのでしょうか。 

総務課の中で、来訪されたお客様のご対応や応接室運用を担っているメンバーは9名います。ただし、受付・応接室管理だけを担当するわけではありません。常に全体の稼働を見守り、次の会議に支障が出ないよう調整を行います。会議は基本的に1時間単位で予約されますが、実際の運用では、開始・終了時間が前後したり、参加人数が直前で変わったりすることも少なくありません。 

たとえばお客様が予定より多い人数で来られた場合、2階のエントランスにいる受付担当者がバックオフィスにいる受付担当者と連携し、即座に部屋を変更してスムーズに応接室へお通しするなど、「お客様を迷わせない」という点を何より大切に運用してきました。

エントランスに設置された Acall Reception と Acall Gate

システム選定で重視した応接室管理の条件 

新しいシステム選定では、どのような点を重視されましたか。 

実は、以前のシステム自体には大きな不満はありませんでした。そのため、「同じことができる」だけでなく、応接室管理をさらにスムーズにできるプラスの価値があることを重視しました。 

具体的には、

• 　応接室予約と来訪情報を一体で管理できること 
• 　セキュリティゲートなど、既存設備と連携できること 
• 　会議開始の通知がPCやスマートフォンに届くこと

といった条件を整理し、製品を比較しました。 その中でAcallは、必要な条件を満たしつつ、アプリを利用することで関係者全員に会議情報を共有できる点を高く評価しました。 

社内定着を支えた丁寧な展開プロセス 

導入から定着までがとてもスムーズでしたね。 

社内展開では、「応接室予約の変更に戸惑わせないこと」を強く意識しました。 Acallさんから提供いただいたマニュアルをベースに、自社の応接室運用に合わせて内容をカスタマイズし、応接マニュアルを社内ポータルに掲載しています。また、応接室予約を多く担う秘書・庶務の方には、一般社員向けとは別に説明会を実施しました。場合によっては、1対1でPC画面を見せながら操作を説明することもありましたね。こうした事前のコミュニケーションが不安を減らし、応接室運用の混乱を防ぐことが出来たと思います。 

また移行期間には、旧システムがいつまで使えるのか、新システムはいつから開始か、困ったときの相談先を明確に案内し、混乱なく切り替えられるよう工夫しました。その結果、導入後の大きなクレームはなく、スムーズに現場へ定着しました。 

応接室内に設置されている Acall Meeting

Acall導入後に感じた応接室運用の変化 

実際に活用され、どのような効果を感じていますか。 

応接室の空き状況をタイムラインで一覧できる点は、非常に分かりやすいです。「この時間帯に、どの応接室が使えるのか」が一目で把握できるため、急な調整にも対応しやすくなりました。

また総務課では、会議が滞りなく進むよう、各応接室の動きを細かく見守りながら、必要に応じて部屋の変更や担当者への連絡を行うなど、現場ならではの判断を日々積み重ねています。この“瞬時の判断”を支える基盤として、重要な役割を果たしています。 

現場だからこそ見える改善ポイント 

一方で、応接室運用を日々支えている立場だからこそ見える課題もあります。 たとえば、会議中に誤った画面操作で「チェックアウト」してしまった場合、実際には会議が続いていても、システム上では終了した扱いになり、スケジュールが短く表示されてしまうことがあります。 現場ではまだ会議が続いているのか、次の会議準備に入ってよいのか──そんな戸惑いが生まれる瞬間もあります。 以前の仕組みでは、「会議は終了したが、次の準備中」といった状態が分かる表示がありました。こうした応接室の“中間状態”をどう表現するかは、今後さらに改善されると嬉しいポイントですね。 

（写真左）管理本部 オフィスマネジメント部 オフィスファシリティ課 豊島 様 （写真中央）管理本部 オフィスマネジメント部 総務課長 佐藤 様 （写真右）管理本部 オフィスマネジメント部 総務課 受付担当 佐野 様

今後のAcallに期待すること 

今後、Acallに期待する点があれば教えてください。 

応接室は重要な社内リソースなので、「誰が・どこまで操作できるか」という権限設計は、今後さらに工夫してほしい部分です。 管理者と一般利用者で操作できる範囲をもう少し細かく分けられると助かる場面もあるため、Acallさんとも相談しながら、最適な運用設計を進めていければと思っています。 

また、来訪者の動きと応接室運用が連動する仕組みも、今後さらに強化されると嬉しいポイントです。 

現在は管理者側でゲート通過の状況を把握することが難しいため、今後、実際の動きに合わせた通知を管理者画面で確認できるようになることを期待しています。 

32室におよぶ応接室を、限られた人数で安定的に支えるIIJの総務課。その根底には、「会議を止めないことで、ビジネスを止めない」という明確な思想がありました。Acallは、単なる応接室予約ツールではなく、現場の判断と連携を支える応接室管理の基盤として活用されています。 

Acallは今後も、応接室運用の効率化だけでなく、企業のコミュニケーションを支えるプロダクトとして進化を続けてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました。