効果的なオフィスの使い方を模索。 効率よく、クリエイティビティが高まるオフィスへ

組織拡大にともない、無駄なく効率的に活用できるオフィスへ

Acall導入の背景を教えてください。

オフィスレイアウトの変更をきっかけに会議室チェックイン（会議室予約システム）・受付チェックイン（受付システム）を導入しました。

オフィスレイアウト変更の背景に、組織の規模が大きくなっていく中で、従来よりもより多様・効率的・そして効果的なオフィスの使い方を模索すること、また、社員のクリエイティビティの向上を目指したいという想いがあり、会議と受付の運用を見直すことになりました。

オフィスの様子。

導入の容易さと管理画面の見やすさ、利用履歴データ取得が決め手に

Acallを選んだ決め手はどのような点でしたか？

システム選定は2社で検討しました。管理画面の見やすさ、ビジュアルが分かりやすい点でAcallが使いやすいなと判断しました。会議室の予約管理機能と受付システムを同時に利用できる点は大きかったです。受付はこれまで内線電話で運用していたのですが、社員数の増加を考えると、担当者を探し出して引継ぎすることの工数や、そこからお客様をお待たせしてしまう時間が生まれてしまうことも懸念していました。そういった点の解消も魅力に感じたポイントですね。

複数の機能が一つにまとまっていて、社員にもすぐに理解してもらえました

社内浸透で苦労したことはありましたか？

Acallは複数の機能が一つのサービスになっているので、社員への説明も一つのシステムとしてまとめて行うことが出来、比較的伝わりやすかったです。

現在は会議室予約システム、受付システムのいずれも日々問題なく利用しています。受付は内線電話を取り次ぐ運用から、直接担当者にSlackで通知されるようになりました。これまでと全く違う使い方に変わったのですが、社員の皆もすんなり慣れてくれた印象ですし、戸惑いも少なかったように思います。

会議室予約・自動受付で業務効率化と働きやすさを実現

実際に導入されていかがですか？

会議室予約システムは、カラ予約防止の自動キャンセル機能が非常に便利です。仮押さえしてキャンセルを忘れたけど予約されているから使えないということがないので助かっています。外付けのiPadで会議室が空いているかどうかもわかるので、突発的に30分だけ使いたい時もその場でiPadを操作すればすぐに使えます。社員番号を入力することでログが残る点も良いですね。会議室の予約時間前に通知が来るのも「あ、行かなきゃ」となり、行動に移すきっかけになっています。会議室が使われている時は誰がどんな用件で使っているのかが会議室前のiPadに表示されるので、必要に応じてノックをしても大丈夫そうかなど判断出来るというのもあります。

（写真左）マンモスをテーマに設計した会議室 (写真右)会議室前に設置されたAcallの会議室チェックイン。

受付システムは、前述の通り内線電話から本人へのSlack通知に切り替わったことで、取次をする手間が解消された点が一番大きいです。また、来訪される方がタッチするiPad上の画面を設定することで、飛び込み営業の対応と事前予約をしている来訪者の対応を分けることができたのも受付業務の軽減に繋がっています。フローを分ける運用は採用面接でも活用していて、採用面接でいらっしゃった方に関しては個人宛ではなく担当部署のメンバー全員に通知される仕組みにしています。個人宛なのか部署宛なのか設定で分けられるのは嬉しいポイントです。

（写真左）受付の様子 (写真右)Acallの受付チェックイン。アポの有無・採用面接・宅配業者で受付フローを分けている。

効率的に、クリエイティビティが高まるオフィスへ

オフィスレイアウト変更でこだわったポイントを教えてください。

会議室やフォンブースを増やしたい、執務エリアを大きくしたいという物理的な課題もあったのですが、オフィスを効率的に使うと同時に、クリエイティビティが高まるようにしたいと考えていました。

業務やプロジェクトによって一緒に仕事をするメンバーが変わるので、今日はこの人の隣にしよう、この時間は作業しようといったことを選べる環境にしたかったんです。営業チームは撮影現場への立ち会いやお客様との打合せで外出が多く、会社にいる頻度も人によって異なります。3時間だけオフィスに来ていて、また外出するような時もあるので、席を無駄なく効率的に使えるようになるフリーアドレスで利用できるエリアを新規設置しました。

2フロアのうち1フロアはこれまで通り社員ごとの固定席にして、もう一つのフロアを完全にフリーアドレスにしました。プロジェクトベースの業務を集まって行う時に利用したり、顔を合わせてさっと打ち合わせをしたい際に使用するなど、フロアやエリアによって使い方を分けていますね。

休憩やイベント時に利用するのもこのフロアで、さらにはいつもと姿勢を変えて仕事が出来るようにスタンドのデスクやハイチェアのカウンター席なども設けています。オフィスとは別に借りているサテライトオフィスでは、イベント・ワークショップを実施する時や外部パートナーさんをお呼びして特定の業務を集中して行う時など、本社オフィスとはまた別の意義や機能を持たせて運用しています。

（写真左）外部の方も使える打合せスペース　（写真右）フォンブース

会議室前に設置された図書スペース

オフィスを効率的に使う意味でもリモートワークは有効
今後も働き方を模索していきたい

今後の御社の働き方について教えてください。

コロナ禍を機にリモートワークを取り入れましたが、少し落ち着いてきたタイミングで各チームで働き方のルールを作りました。コミュニケーションや働き方の仕組みづくりはまだ試行錯誤段階ではありますが、弊社はMacBookで仕事が完結するメンバーや、移動や打ち合わせの多いメンバーもおり、より多様で効果的な働き方を実現するという意味でも、そしてオフィスを効率的に使うという視点でも、リモートワークとオフィスワークのハイブリッドは有効だと考えています。

この半年間を振り返るだけでも社内の状況やオフィスの使い方は変化しているように、今後も社内コミュニケーションが取りやすく活き活きとした環境、そして気持ちよく良い仕事が出来る仕掛けをアップデートして、実現していきたいです。

（写真左）経営戦略室 コーポレートデザイン課 リーダー 鈴木彩 様（写真右）経営戦略室 コーポレートデザイン課 渡邉栞 様

クリエイティビティを高めるために趣向を凝らしたオフィスが素敵ですね。本日は貴重なお話しをありがとうございました！