フルリモートだからこそ大切なオフィスの在り方。人が集まるオフィスづくりで社員数が約2倍に。

社内外の人が交流するオフィスに「安心感」を

座席予約システム（ホテリング）導入の背景を教えてください。

私たちが大切にしている「ワークスタイルの未来を切り拓く」の理念に基づいて、会員制コミュニティスペースをオープンさせることになりました。それに伴う形で、座席予約システム（ホテリング）を導入しました。会員制コミュニティスペースのオープンを機に、3つの軸でオフィスの在り方をアップデートしたんです。第1に、日本の各地に拠点を設けること。第2に、各オフィスに働き方に応じた役割を持たせること。第3に、リモートワークとオフィスワークの併用でフレキシブルなワークスタイルを推進することです。結果として、現在は東京1拠点、名古屋2拠点、新潟1拠点の合計4つのオフィスを設置しています。

Acallを導入している名古屋本社は、コミュニティ会員や社員が仕事や交流のために利用できる会員制コミュニティエリアと社員が業務を行うことに特化したオフィスエリアを設けました。コミュニケーションの場としてイノベーションが生まれることをテーマに、ワンフロアでオフィスエリアとコミュニケーションエリアを設け、それぞれが緩やかに繋がる設計にしています。社員とコミュニティ会員が同じフロアにいるので、「社員にも会員さんにも安心感を持って使ってもらいたい」と考えたのが座席予約システム（ホテリング）導入の大きな理由です。誰が来ていたのかわかるようにすることで、オフィスにくる社員やコミュニティ会員さんに「安心して使っていただきたい」という想いが強くありました。安心感を軸に、オフィスに誰がいるのか見れるようにすることで「会いたい人に会える」環境をつくることが1番の目的でしたね。

コミュニティエリア（手前）とオフィスエリア（奥）が緩やかに繋がるオフィス

実際に導入してみて、いかがでしたか？

簡単に「いつ・誰が」来たのかわかるようになったのはすごく助かっていますね。社内外の人が出入りするオフィスにしたので、安心して利用できるシステムとして重宝しています。どこの誰がいるか見えることで安心して使えますし、会いたい人に会える環境が整備できました。日頃は監視するような使い方はしていませんが、誰が来ていたかログとして確認できるのも助かっています。コミュニティ会員さんで不安に感じる方がいた時に、きちんと「こういうシステムを使っているので安心してください」と言える環境が作れたのはコミュニティ運営として大きなポイントです。

社員とコミュニティ会員は各エリアでチェックイン

社員とコミュニティ会員が混在しているなかで、どのように運用されていますか？

コミュニティエリアとオフィスエリアにQRコードを1つずつ設置しています。コミュニティ会員・社員ともに、座席の事前予約はしていません。オフィスに到着した時にスマートフォンアプリでQRコードを読み取ってチェックインする運用にしています。社員もコミュニティエリアの席を使える運用にしていますが、社員は共通してオフィスエリアでチェックイン、コミュニティ会員さんはコミュニティエリアでチェックインしています。一方で、社員もコミュニティ会員さんも使えるWeb会議や電話会議用のフォンブースは、時間制で予約するルールにしていますね。

座席予約は”シンプルさ”が大切

社内浸透の面はいかがでしたか？

Acallはシンプルに使えるので、ユーザーとなる社員はもちろん、コミュニティ会員にも説明しやすかったですね。コミュニティ会員は、これから何か新しく始めようとされている方が多いですし、その一環でコミュニティに入られて新しく通い始めた場所になるので、チェックインを「しなければいけないもの」として自然に受け入れてくれています。

一方で、社員にとっては今まで働いていた環境に新しく加わるシステムの位置付けなので、システムが複雑だとチェックインをしてくれないと思うんです。その前提があったので、座席予約システムのシンプルさは非常に重視していました。Acallはスマートフォンアプリをダウンロードして、オフィスに到着した時にQRコードを読み込むだけで成立するので、そのシンプルさは有難いです。チェックインの運用面でも簡素化を重視して今のルールにしました。1つ1つの座席にQRコードを設置してチェックインする運用が一般的ですが、このオフィスはワンフロアで誰がいるかを見渡すことができますし、エリアでチェックインする運用が弊社には合っていますね。

（左）コミュニティエリアのチェックインスペース　（右）オフィスエリアのチェックインスペース

どこでも働ける環境構築と同時に各地に集まれるオフィスを

機能と目的で分けられている各オフィスの拠点と役割について教えてください。

名古屋は、代表的地域に拠点を2つ設置しました。コミュニケーションとイノベーションを生む場としての本社オフィスと、機密性が高い情報を話す時や集中したい時に社員だけが集まるオフィスです。

東京は営業拠点の役割が強いのですが、旧本社オフィスを解約してWeWorkに入居し、必要に応じて地方都市のWeWorkをリアルオフィスとして活用する狙いがあります。

新潟は、長岡市にオフィス兼コラボスペースとして「コラボベース NAGAOKA」を開設しました。新潟の拠点は、新設したばかりで小規模なのですが、コミュニケーションとイノベーションを持たせる役割として、名古屋本社のミニ版を作りました。名古屋と同じようにイベントスペースとして使うなど、いろんな使い方をしていきたいですね。ありがたいことに長岡市も協力してくれているので、今後は市と協業したイベントも行っていく予定です。

弊社はよく話題にあがる「脱・東京一極集中」とは少し異なる意見を持っていて、東京も良いし、名古屋も良い、新潟も良いと考えているんです。必要に応じてリモートワークを選択してどこからでも働ける環境も重要である一方、顔を合わせて話すことも重要です。各地に集まれる場所がある状態が理想ですね。

創業当時からリモートワーク・フルフレックスを導入

御社の働き方制度について教えてください。

リモートワークやフレックスタイム制度に加えて「自宅オフィス化支援制度」があります。リモートワークの社員も多いので、自宅もオフィスとして認める制度です。椅子や机などの設備が整っていないと、腰を痛めてしまったり、効率が下がってしまうので、代表に「これが欲しいです」と直接話す運用にしています。特に金額は決めていませんが、使ってみた感想を社内で共有することを条件にしています。使ってみた結果が悪くても問題なくて、みんなでいろんな働き方を試すことを大事にしています。僕はずっと車をお願いしているんですけど中々許可されないですね（笑）

リモートワークとフレックスタイム制度はいつから導入されましたか？

弊社は創業当時からリモートワークを取り入れていました。特にエンジニア部門は全国各地の社員がリモートワークで働いていたので、よく言われる「コロナを機に働き方が変わった」ということはありませんでしたが、セールス部門には影響がありました。コロナ禍を機にお客様側の受け入れ体制が変わったので、今までは足を動かして訪問する営業スタイルが主流でしたが、オンラインでのセールス活動が多くなりましたね。

一方で、今は新卒入社の社員も多いので、対面で学びたい人は出社する傾向にあります。教育面はオンラインだと限界がありますし、本人も不安を感じやすい時期なので、対面も大切にしています。フレックスタイム制度もコロナ前から導入していて、基本的に「定時」という考え方をせずに時間に縛られない働き方をしていました。午前は在宅で勤務して午後から出社したり、仕事終わりに用事がある日に出社したり、タイミングは社員が選べるようになっています。

フルリモートだからこそ集まる場所が活きる

出社率はどのくらいですか？

出社率は全体で約2割、名古屋に限ると約4割が出社しています。会いたい人がオフィスにいることが出社の理由として大きいですね。コミュニティ会員さんも同様で、誰かに会いに来るタイミングで来社されることが多いです。先程も京都から出社していた社員がいたのですが、やっぱり会いたい人に会うことを目的に出社する人が多いです。フルリモートだからこそ、集まれる場所があるのはすごく大きいですね。

弊社はハイブリッドワークを取り入れている会社なので、Face to Faceの大切さを強く感じていました。ただ、リモートワークにも良さもある。どちらかじゃなくて両方必要だよね、と考えて集まることができる場所を作りました。このような経緯もあり、2022年11月にGreat Place to Work®︎ Institute Japanに「働きがいのある会社」として認定されたのですが、社員たちのアンケート結果で「仕事に行くことが楽しみである」という項目が1番になっていたのは、本当に嬉しかったです。

会議スペースや休憩スペースが各所に設置されているコミュニティエリア

社員が集中して仕事をするオフィスエリア

離職率ゼロ・社員数2倍の秘訣

採用面や業績に対して移転の影響はありましたか？

コロナ前後で比較すると社員数が2倍になりました。離職率もほぼ０で、イキイキしている社員に引き寄せられて良い人が来る、良い循環になっているように感じます。働く場所と人に加えて、働き方に興味を持つ方が増えたことも、採用応募が増えた要因の1つだと考えています。

以前は採用時の会社説明で「ワークスタイルの会社です」と説明しても、どういうことやっている会社なのかピンときていない反応をいただくことが多かったんですね。コロナを機に社会全体で働き方を考える機会が増えて、今は「ワークスタイルの会社です」「働き方をよりよくしたいんです」という説明で、何をやっている会社かイメージしてくれる方が増え、理解してくれる方が多くなった印象があります。

採用面の変化に伴い、業績もこの数年ですごく上がりました。社員数が増えたことに加えて、対面の営業からオンラインセールスに全振りして商談できる数が増えたことも要因ですが、最も影響が大きかったのは、私たちが提供するサービスが時代とマッチしたことです。提供しているサービスがペーパーレス化をするワークフローシステムなので、必要に迫られて導入を決定される企業が増えたように思います。コロナ禍に後押しされた感じはありますね。

場所・制度・人・システムと広い視野で働き方に取り組まれているコラボスタイルさんの考え方は様々な会社の指針になりそうですね。本日は貴重なお話をありがとうございました！