オフィス利用率の可視化でオフィスを最大限に活用。コミュニケーションが容易になり業務が円滑に

フリーアドレス席制導入後「誰がどこに」が課題に
出社ルールの変更にともない座席の利用状況を可視化

スポットチェックイン（座席管理システム）導入の背景を教えてください。

スポットチェックインを導入した理由はフリーアドレス席制の有効活用です。

コロナ禍、新しい働き方として原則フルリモートの働き方を導入したタイミングで、出社頻度減少を考慮してオフィスフロアを4フロアから2フロアへ減床しオフィスレイアウトも変更しました。また同タイミングでフリーアドレス席制を導入しました。

その後、コロナ禍が落ち着いてきたタイミングで全社方針の変更があり、原則フルリモートから、各部署週1日オフィス出社へ切り替わりました。当初特に運用を決めずに自由に各自席を選んで仕事をしていましたが、決められた曜日以外にも出社をして良いルールになり出社人数が増えてきたタイミングで、誰がどこにいるのか、どの座席が空いているのか、がわからないことが課題になりました。

特に、ユナイテッドではユナイテッド本体と複数のグループ会社で同じオフィスフロアを利用しているため、業務上コミュニケーションをとる機会が少ない社員同士では、座席が空いているかの確認に遠慮が生じてしまうなどの声も上がってきました。そこで、座席の利用状況を可視化して、オフィスを上手に運用できるように、座席管理システムの導入を決めました。

オフィスの様子

受付チェックイン（自動受付システム）を導入した理由をお伺いできますか？

受付チェックインは、スポットチェックインを入れる前から導入しており、地下の来客用フロアの増床時に、10階のオフィスフロアとの階が大きく離れたことをきっかけに導入しました。来客受付が執務室から大きく離れたので、物理的に直接対応が難しくなったのです。受付が近くにあれば、直接見に行ったり、受付用に電話を設置したりすることもできたのですが、ここまで離れていると難しいよね、という話になりました。また、受付の電話応対を誰がするか、という運用面の課題もあり、今利用しているチャットツールと組み合わせて対応できたらいいなと考えたことが受付チェックインを導入した理由ですね。

受付チェックイン

社員浸透のために使いやすさを重視。
直感的に使えるスマホアプリが決め手に

スポットチェックイン（座席管理システム）の決め手はどのような点でしたか？

「せっかく導入したのに利用率が低い」なんて事態にならないように、いかに社員が簡単に使えるか、が選定時の一番のポイントでした。もともと受付システムでAcallを入れていたので、同じ会社のサービスであれば社員も使い慣れているため、スポットチェックインもAcallを検討しました。最終的にはAcallと他社の2社で無料トライアルを利用し、ブラウザのみの展開だった他社と比較してAcallに決めました。

使う側（社員）の導線として、会社に着いて5秒くらいでサッと使えるものでないと社内浸透が難しいと思うんです。Acallはスマートフォンからでもチェックインができる豊富なチェックイン方法と、はじめての人でも直観的に使いこなせるシンプルなUI設計がよかったです。

スマホアプリでチェックインする様子

社員から「誰がどこにいるのか わかりやすい」と好評
人探しの手間が減って業務が円滑に

実際に導入されていかがですか？

スマホアプリがあるAcallを導入したことは正解でした。例えば、ブラウザ利用の場合、出社の度にiPhoneでサファリからログインして使うという動線になると、アプリよりも手間が増えるため絶対に今よりも利用率が低かったと思います。QRコードの読込も決済サービスで浸透していますし、社員が抵抗なく使えるのが良かったですね。社員からも「誰がどこにいるかわかりやすい」と好評です。これまでソリューションを入れずにフリーアドレス席制を導入した当初課題になっていた、誰がどこにいるのか、どの席が空いているのかわからなかったところを可視化できたので、フロアマップの利用状況を見ながら円滑にオフィスを利用しています。

グループ会社など顔がわからない社員とやり取りをする時にも、Acallのフロアマップを見て「この席に座っているのは○○さんだ」と確認することもあります。社員同士でも、誰がどこに座っているのかわかるので「この席にいるから来てね」と言えるのはいいですね。人探しの手間が減って、気軽に話せるようになりました。例えば、何か相談があった時に、メッセージだけでやり取りするよりも、口頭で話しておくと温度感も伝わりますし、仕事が滞ることがなく業務を円滑に進めやすいです。

社内浸透の面で苦労されたポイントはありましたか？

社員からの問い合わせはほとんどなく、戸惑っている人もいないですね。チェックインのし忘れに関しては、最初はQRコードを紙で貼っていたものを、プレートを作成し目につきやすいようにカラフルに目立つようにしたことで、改善されてきました。

目につきやすいプレートを設置してチェックイン忘れ防止に

利用率の可視化でオフィス運用が容易に。今後のレイアウト変更の参考にも

管理面での変化はありましたか？

オフィスの管理面でも煩雑さが解消されました。特にオフィスの利用率を可視化できたのは大きな利点です。これまではオフィスがどれくらい使われているか、どこの席に需要があるかを把握する指標が全くありませんでした。今は、いつどの場所がよく使われているのか、混み合っているのかがわかるので、データをもとにオフィスの運用を決めています。

弊社は曜日ごとに出社する部門を分けているので、例えば新しく迎えるグループ会社をどの曜日にするか決めるときに、オフィスの利用率を見て判断できるのはスポットチェックインを導入する前と異なるポイントです。

オフィス利用率は、オフィスレイアウト変更にも活かせそうですか？

弊社は経営陣がオフィス環境を重視していて、多いときで四半期に1回レイアウト変更をしているので、今後はAcallのログを確認しながらオフィスづくりの参考にしていきたいと思っています。先日もデスクを少し移動させたのですが、Acallは管理画面上ですぐにレイアウト変更することができるので、そういった小さな変更に対応できるのも良いですね。

打ち合わせができる会議スペース

落ち着いて作業ができる集中スペース

オフィスはコミュニケーションの取りやすさを重視し、出社ならではの意味がある場所に。

オフィスづくりでこだわったポイントについて教えてください。

原則リモートワークの働き方から週1回出社することになった時に、出社ならではの意味がある空間にしたいと考えました。社員のみんながコミュニケーションを取りやすくなるデザインを意識しましたね。例えば、オフィスの中央に人が集まれるスポットとして「屋台スペース」を作って、そこでお菓子を食べられるようにしたり、レコードプレイヤーを置いて自由に音楽をかけられるようにしたり、コミュニケーションのきっかけになる工夫を施しています。

オフィス中央に設置されたコミュケーションスペース

導入はオフィスリニューアルと同時がおすすめ

最後に、これから導入される方に向けてアドバイスがあれば教えてください。

振り返って考えると、フリーアドレス席制の開始と同時に最初から導入できていたらよりスムーズだったかもしれません。他のシステム導入にも言えることですが、オフィスのレイアウト変更など大きく運用が変わるタイミングや会社全体の動きと紐づけた方が社員への案内、浸透などスムーズになるなというのは経験として感じたことです。スポットチェックインに関しても、例えばオフィスをリニューアルしたタイミングで各席にQRコードが事前に貼ってあると非常に良いと思います。オフィスリニューアルと同時に新しいソリューションを入れて一度に「こういう運用なんだ」と浸透していく流れを作れるのが一番良いですね。

（右）経営管理本部 情報システムグループ マネージャー金子 大貴 様 （左）経営管理本部 人材開発部 総務労務チーム 秘書 尾崎友美 様

試行錯誤して生まれたオフィスの使い方がとても参考になりました。本日は貴重なお話をありがとうございました！