1,700人が働く本社で実現。大企業が選んだ"シンプル"な会議室改革
総務部 総務グループリーダー 千布 正英 様 総務部 総務グループ 総務チーム チーフ・アシスタントマネージャー 倉持 好章 様 総務部 総務グループ 管財チーム 山本 一郎 様 総務部 総務グループ 総務チーム 塚原 涼太 様
- 利用機能
- 導入背景
- 出社目的が「会うこと」中心となった
- 既存システムが複雑で運用負担が大きかった
- 他社連携不要でシンプルな会議室運用を目指した
「化学の力で社会を変える」をパーパスに掲げる株式会社レゾナック・ホールディングス。2023年7月、グループ内の意思決定の迅速化、コミュニケーションの活性化を目的に、2拠点に分かれていた本社オフィスを統合・移転されました。 移転から1年が経過した本社を訪問し、案内された部屋へ向かう廊下では、会議室前に設置されたAcallの端末がほぼすべて赤色（使用中）や黄色（待機中）に点灯しています。約1,700人が所属する新しいオフィスで、会議室がどのように活用されているのか。導入検討から現在も運用を担当している総務部門のご担当者様にお話を伺いました。
「会う」ための会議室へ
Acall導入の背景を教えてください。
従業員が効率的かつ快適に働ける環境を整えるために、Acallの会議室チェックインを導入しました。 移転後は、出社をメインとしながらも人事戦略として在宅勤務も選べるハイブリッドワークを採用。さらにフリーアドレスを導入し、より柔軟な働き方を実現しています。その結果、社員が出社する目的は「会議」や「面談」など、対面でのコミュニケーションが中心になりました。
つまり、「会う場所」としてのオフィス環境を整える必要があったわけですね。
そうです。新しいオフィスでは、この「会う場所」としての機能を最大化することが重要でした。約1,700人が働く本社という規模もあり、会議室をどう使いやすくするかが課題の一つだったんです。そのため、各部門から若手・中堅メンバーを中心に有志の検討チームを立ち上げ、総務がリードしながら現場の声を反映したレイアウトや仕様を整えていきました。
会議室エリアでは、使用中を示す赤いAcall Meetingの画面が整然と並び、会議室の稼働状況の高さがひと目で伝わる
移転前に抱えていた2つの課題
では、移転前のオフィスではどのような課題があったのでしょうか。
大きく2つありました。
1つ目は、会議室の外から利用状況が分かりにくかったことです。 本来は部屋の外に設置するはずの端末を室内に設置していたため、外から見ても「使用中なのか」「あと何分で空くのか」が分からず、実際に予約した人が使っているのかも不明瞭でした。今よりもずっと「中の様子が見えない」状態だったと思います。
2つ目は、Outlook連携が前提の会議室予約をやめたかったということです。 サービスの連携先が多いほど調整や対応が複雑化し、何か起きたときのスピードにも影響します。弊社ではITサポートを一部外部委託していることもあり、連携システムや経由するパートナー企業を最低限に絞ったシンプルな運用が必要だと考えました。
大規模な組織ですと、既存システムとの連携や調整が課題になりがちですね。
そうなんです。移転前は、Outlookアカウントを持つ全社員が会議室を予約できる仕組みだったので、利用人数の制御も難しくて。システムを連携させればさせるほど、管理や制限の設計が複雑になる。それが、今回見直しを進める大きなきっかけでした。
（写真左）総務部 総務グループ 総務チーム チーフ・アシスタントマネージャー 倉持 好章 様 （写真右）総務部 総務グループ 管財チーム 山本 一郎 様
選定の決め手
そうした課題を踏まえて、Acallを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。
シンプルであること。そして、他社サービスとの連携が不要だったこと、この2点です。
実は当初、別のサービスを選定していたんですが、そちらはOutlookカレンダーとの連携が必須でした。連携のための費用もかなり高額で、セキュリティ面での調整も必要になり、移転のスケジュールに間に合わない可能性が出てきたんです。それで、Acallのシステムに切り替えることにしました。多機能なシステムも、実際に全ての機能を使いこなせるかは別の話です。その点、Acallは割とシンプルで。実際に導入してみてからも、その印象に変わりないですね。
導入準備にはどのくらいの期間がかかりましたか。
2〜3ヶ月程度ですね。移転プロジェクト全体のスケジュールに合わせて、かなりスピーディに進めました。もともと移転に合わせて社員情報をビルに提出するために管理していたので、そのデータをそのまま使うことができたんです。データ整備にはあまり時間がかかりませんでした。
社内への周知は、移転前に実施した説明会で行いました。工夫した点は、社内用マニュアルのカスタマイズです。Acallさんから提供いただいたマニュアルをベースに、社内の運用に合わせて、どの機能を活用する・しないを考えてマニュアルを再構築し、社内のポータルサイトに掲載しました。説明会は録画して、後からでも視聴できるようにしています。
社員の皆さんの反応はいかがでしたか。
操作性について、特にクレームはないです。Outlookと連動してほしいという声も、最初に少し言われただけで、ほとんど聞かなくなりました。移転と同時に切り替わったこともあって、すんなり定着した印象です。
入退室のチェックイン／チェックアウトや、前後の予定を確認できるAcall Meetingの画面
活用方法と効果
実際にAcallを使い始めて、どのような変化がありましたか。
以前のシステムでは、会議室を一つ一つ選択して空き状況を確認する必要がありました。でもAcallは、時間帯で横に並んで表示されるので、「この時間にどの部屋が空いているか」が一目で分かるんです。これが本当に便利ですね。
自分の予約一覧を確認できる画面も重宝しています。秘書のような立場の方は特に活用されているんじゃないでしょうか。用途別に絞り込んで表示できる機能もあって、社内利用と来客用で絞って見ることもあります。
自動キャンセル機能も導入されていますね。
はい。チェックイン機能と組み合わせることで、予約時刻を過ぎてもチェックインされない予約は自動的にキャンセルされます。その時空いているところをすぐに使えるようになったので、稼働率としては確実に上がっていると思います。
Acall Meetingには会議タイトルや参加者の情報が表示される
今後の展望
これからのAcallに期待することはありますか？
予約の質を高める機能があるといいですね。例えば、予約タイトルや会議の目的が入っていないと予約できないといった制限。「MTG」とだけ書かれた予約も多いので、本当に必要な会議なのか判断しにくいんです。
AI予約にも期待しています。予約の重複などをAIが指摘してくれたら便利ですよね。人が言うよりも、AIが言ってくれた方が受け入れやすいかもしれません。あとは、会議の終了時間5分前に担当者へ通知が来るような機能があるといいですね。
総務部 総務グループリーダー 千布 正英 様