会議室が “自然に回る” 状態へ─Outlook運用を活かして進めた会議室運用改善

座席運用でのAcall活用から、会議室へ展開した背景 

Acall導入前、会議室運用ではどのような課題がありましたか？ 

移転前（Acall導入前）の会議室数は、移転後と比較しても大きな変化はありませんでした。しかし、現場では「なぜかいつも混んでいる」という感覚がありました。 

実際の利用状況を見てみると、予約は入っているのに使われていない会議室や、会議が早く終わっているにもかかわらず次の人が使えない場面が、たびたび起きていました。 

特に課題として感じていたのが、人数と部屋サイズのミスマッチです。 8人用の会議室を1人で使っているといったケースもあり、「これはもったいない」という声が社内でも上がっていました。 

予約は以前からOutlookを使ってきたので、その運用自体は変えたくないという意識がありました。ただ、Outlookだけでは「実際に使われているか」「すでに空いているのか」といった当日の状況までは把握できません。総務としては、ここに改善の余地を感じていました。 

会議室運用の見直しに踏み切った決め手は何でしたか？ 

もともと座席予約については、社内の内製システムでの運用が終了することから、座席管理の代替手段として、Acallのスポットチェックイン機能を導入していました。そのため、Acallが社内で日常的に使われるツールになっていました。 

そして会議室運用は、本社オフィス移転のタイミングで見直すことになりました。移転は単に場所が変わるだけでなく、会議室の使い方や運用ルールを改めて考えるタイミングでもあります。 

「いつか変えればいい」という余地はなく、移転を機に見直さなければ、運用が回らなくなる──そんな感覚がありました。 

会議室は、社内の打ち合わせだけでなく来客対応にも欠かせない場所です。応接室の運用が滞れば、業務全体に影響が及ぶ可能性もあります。そのため、予約方法だけでなく、当日の利用状況やキャンセルの扱いまで含めて、会議室運用全体を見直す必要がありました。 

システムの選定については、すでに約１年半にわたってAcallでの座席運用を続けてきた実績があったため、会議室についても同じ Acallを活用するのが自然だった、というのが正直なところです。 

（写真左）コーポレート本部 総務部 総務グループリーダー 内野 由姫 様 （写真右）ワークスタイルデザイン事業部 空間デザイン事業推進部 デザインDXグループ 橋本 篤 様

Outlook中心の運用を崩さないという前提 

選定にあたって、重視したポイントは何でしたか？ 

一番重視していたのは「Outlook中心の運用を変えないこと」でした。

会議室や設備の予約は、すでにOutlookが社内に定着しており、別のツールに切り替えるのは現実的ではありませんでした。 そこで、予約はOutlookを起点にしたまま、運用上の課題をどう設計しなおすかという視点で検討を進めました。

チェックインされない予約をどう扱うか、使われなかった会議室をどう解放するか。そうした課題に対して、既存の運用フローを大きく崩さずに改善できる点が、Acallを選択した理由です。 

チェックイン方法の切り替えと現場の反応 

導入後、運用面で変わった点はありましたか？ 

以前の仕組みではQRコードを使っていたため、モバイルアプリ中心の運用に切り替えた当初は、慣れるまでに多少の戸惑いも見られました。 

ですが、全社向けの案内やサイネージによる周知を重ねることで、徐々に運用が定着し、現在では、日常の運用として違和感なく使われるようになっています。

チェックインはAcall Mobileを中心に運用し、一部の会議室にはAcall Meetingを設置

移転時に見えてきたOutlook連携の課題 

導入・移行の過程で大変だったことはありますか？ 

一番大変だったのはOutlookとの連携でしょうか。 

オフィス移転と同時に導入したため、移転前から入っていた予約をどう扱うのか、どの条件でブロック予約になるのかなど、細かい部分を一つひとつ確認する必要がありました。設定の問題なのか、運用ルールの問題なのかを切り分けつつ、Acallさんにも相談しながら進めていきました。 

その過程で、「オフィス移転と同時に導入する場合」と「既存環境をリプレイスする場合」では、設計の考え方や注意すべきポイントがまったく違う、ということも実感しました。 

ルールより『伝え方』を重視した運用 

運用を定着させるために、どんな工夫をされましたか？ 

運用を定着させるうえで意識したのは、ルールで縛ることよりも「自然に目に入る形で伝え続ける」ことでした。 

マニュアルは作成しましたが、必要なときに参照されにくいのも事実です。そこで移転初日から、サイネージに会議室や座席の使い方を常時表示する運用にしました。 

実際、マニュアルよりもサイネージのほうが目に留まりやすく、使い方が自然に浸透していった印象があります。

加えて、会議室や座席の近くにはミニPOPを設置し、チェックインの必要性や使い方が視界に入るよう工夫しました。 チェックインが会社の運用方針の一部であることを、日常の中で繰り返し伝えています。 

サイネージ画面で予約状況が一目で確認できる

自動キャンセル導入後の変化 

導入後、どのような変化を感じていますか？ 

導入後に最も効果を感じているのが、自動キャンセルです。 

自動キャンセルを運用に組み込んだことで、仮押さえのまま使われていなかった会議室が自動的に解放され、他の社員が利用できるようになりました。実際に、空予約が解放されて再利用されている場面が増えたと感じています。 

その結果、管理者が常に状況を確認しなくても、会議室の利用が自然に回るようになりました。 

また、会議室一覧で空き状況を俯瞰できるようになったので、Outlookだけでは把握しづらかった「利用可能な会議室」を見つけやすくなった点も、大きな変化です。 

会議室運用の今後の課題 

今後の課題として挙がっているのが、人数と部屋サイズの最適化です。 

実際の利用人数に対して会議室の規模が合っていないケースもあり、限られた会議室をどう効率よく使っていくかは、引き続き検討が必要だと感じています。 

現時点では構想段階ですが、将来的にはAcallで取得できる人数データやセンサーの活用も視野に入れながら、利用実態に即した運用を考えていきたいです。

他にも、来客応接のように自動キャンセルを適用しづらい場面をどう扱うか、アプリ利用時のチェックアウトをどのように自然に促すかなど、細かな運用面の改善についても、今後検討を続けていく予定です。 

コニカミノルタジャパン様では、Outlook中心の運用を前提にしながら、会議室が“自然に回る状態”を目指して、運用改善を段階的に重ねてこられました。 現場の試行錯誤や率直な課題感まで丁寧にお話しいただき、ありがとうございました。 Acallは今後も、オフィスの予約や利用が現場で無理なく回るよう、運用に寄り添った仕組みづくりを支援してまいります。