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ACALL FRONT

案内業務をスムーズに

ACALL FRONTとは

区役所の現場の声から生まれた「窓口案内ツール」です。

自分の役所では対応できない用件のこともよく聞かれるが、役所外のことなので分からない

案内する情報が多すぎて覚えきれない

マニュアルを調べても欲しい情報がすぐに見つからない

最新のイベント情報などをキャッチしきれない

案内係の新人育成に時間がかかり、案内の質が不安定になる

案内情報を効率的に整理、活用したい

総合案内で必要な情報はとても膨大で、担当者の経験値に依存してしまいがち。

窓口案内の課題を解決

ACALL FRONT(アコールフロント)は、
“マニュアルの情報に加え、案内係が集めた情報を日々蓄積でき、誰でも簡単に検索できるツール”です。

Step.1

要件を検索

要件に関連するキーワードで<br>担当窓口や情報を検索できます

Step.2

案内画面を表示

検索結果からダイレクトに<br>案内画面が表示されます

Step.3

PDF・Webサイトを表示

チラシ・地図などのPDFや<br>URLも表示できます

特徴

案内時間を大幅短縮
お客様のご用件から、
すぐに担当窓口を検索・案内できます。
業務引き継ぎのスムーズ化
蓄積された情報をすぐに閲覧できるので、
担当者の引き継ぎがスムーズです。
直感的でシンプルなUI・UX
操作は直感的でとてもシンプル。
誰でもすぐに使用可能です。
キーワードやカテゴリーから検索が可能
関連URLやPDF(チラシや地図など)を表示可能
プリンターに接続でPDFを印刷・お渡し可能
チラシや冊子を大量に備えておく必要がなくなりコスト削減
キーワードや登録情報の変更・追加・削除もカンタン
案内情報を整理し、そのまま使えて一石二鳥

事例

神戸市の全ての区役所で本格導入

ACALL FRONTは、 Urban Innovation KOBEの平成30年度一期の事業として神戸市東灘区役所と取り組み、窓口の案内をスムーズにするアプリとして開発しました。

また、2019年6月より神戸市の全ての区役所・支所(計11ヶ所)に本格導入されました。

課題

区役所では来庁者を適切な窓口に案内するために、庁舎入口付近に案内係を配置していますが、市民からの問い合わせは多岐にわたるため、案内係には区役所の窓口に関すること以外にも、地域のイベント情報など幅広い知識が求められます。

各種マニュアルの作成や、案内に必要な情報の収集など取り組んではいますが、スピーディな検索や更新が難しく、十分活用されないまま、案内係個人のノウハウに頼っている状況にありました。

実際の案内係の対応

マニュアル、各種申請書類、地域のイベント情報等

解決策

このような課題から、ACALL FRONTは、どの職員が担当をした場合でもスムーズなご案内が出来るように「案内係が集めたマニュアルノウハウを日々蓄積し、それを誰でも簡単に検索できるようなツール」として開発されました。

実証実験の際は、ACALL FRONTに区役所の業務を約400通りの記述で登録し、それぞれの業務を26の窓口に結びつけました。

それによって、来庁者が希望する用件を入力することで、どの窓口で手続きするかをすぐに検索できるようになりました。また、近隣の別の役所や施設についても登録し、電話番号や地図などを印刷して手渡すこともできるようにしました。

実証実験も行い、ノウハウの少ない係員でもスムーズに案内が出来るかを検証し、効果の確認・機能のブラッシュアップによって上記の課題を解決できるアプリとなりました。

ACALL FRONT画面

Webブラウザの管理画面

ACALL FRONT導入結果

実証実験では、職員の案内不可件数が68.7%減少、1件あたりの平均案内時間も48.9%減少し、窓口業務の効率化を実現できました。

案内に使用するデータは、通常の窓口案内情報に加え、画像・地図・URLも登録可能なため、市民の方に視覚的にも伝わりやすい案内が実現でき、コミュニケーションの円滑化に貢献できております。

受付業務のスマート化をACALLで実現することで、<em>年間約1,600万円の費用対効果実績</em><sup>※1</sup>

※1 案内初心者が紙のマニュアル/ACALLを利用した場合の平均案内時間の比較に基づき、削減時間23秒×平均250人/日×年間稼働日数240日×市内11区役所×案内担当者時間コスト3,900円/時間※2として計算。

※2 神戸市「 平成30年度 神戸市の給与・定員管理等について」 https://www.city.kobe.lg.jp/documents/7734/30kyuuyoteiinkanritounituite.pdfより算出